Google Sheets fait partie de la suite Google et est de loin l'un des outils gratuits les plus puissants à votre disposition. Il vous permet de suivre, d'analyser ou de consigner à peu près tout ce que vous pouvez imaginer. Ce qui le rend encore plus puissant, c'est l'utilisation de Google Scripts pour améliorer les fonctionnalités de Google Sheets.
Le codage dans Google Sheets peut sembler un peu intimidant. Vous pouvez penser au début que tout ce qui contient le mot "scripts" nécessite des connaissances avancées en programmation. Ce n'est en fait pas le cas.
Jetons un coup d'œil à quelques exemples de scripts Google Sheets assez sympas qui peuvent augmenter votre productivité.
Les scripts Google Sheets sont des morceaux de code que vous pouvez écrire dans vos feuilles Google et qui peuvent alimenter vos feuilles. Les scripts Google Sheets sont écrits en JavaScript, et étant donné que JavaScript devient de plus en plus populaire, vous le connaissez peut-être déjà.
L'écriture de Google Scripts est très similaire à l'écriture de VBA dans Microsoft Excel pour créer des programmes. Les scripts de vos feuilles de calcul Google sont alimentés par le script Google Apps, qui fonctionne également avec d'autres services Google. Voici quatre scripts qui démontrent vraiment la puissance des scripts Google Sheets.
L'un des moyens les plus simples de créer un script Google peut grandement améliorer votre expérience Google Sheets en créant des fonctions personnalisées. Google Sheets propose déjà une longue liste de fonctions. Vous pouvez voir les plus courantes en cliquant sur le Menu> Fonctions icône.
En cliquant sur Plus de fonctions vous montre une longue liste de fonctions mathématiques, statistiques, financières, textuelles, d'ingénierie et autres. Cependant, Google Scripts vous offre la possibilité de créer vos propres formules personnalisées.
Par exemple, disons que vous importez souvent des informations à partir d'un thermostat numérique à votre travail, mais que le thermostat est réglé sur Celsius. Vous pouvez créer votre propre formule personnalisée pour convertir Celsius en Fahrenheit, donc en un seul clic, vous pouvez convertir automatiquement toutes ces valeurs importées.
Pour créer votre première fonction personnalisée, vous devez ouvrir l'éditeur de script. Pour ce faire, cliquez sur Outils > Éditeur de script .
Vous verrez l'écran du projet, où vous pourrez écrire votre code JavaScript.
Ici, remplacez ce qui se trouve dans cette fenêtre par votre propre fonction personnalisée. Le nom de la fonction est le même que le nom que vous commencerez à taper dans une cellule de Google Sheets après le symbole "=" afin d'appeler votre formule. Une fonction pour convertir Celsius en Fahrenheit ressemblerait à ceci :
fonction CSTOFH (entrée) {
entrée de retour * 1,8 + 32 ;
}
Collez la fonction ci-dessus dans la fenêtre de code, puis sélectionnez Fichier > Enregistrer , nommez le projet quelque chose comme "CelsiusConverter" et cliquez sur OK .
C'est tout ce qu'on peut en dire! Maintenant, tout ce que vous avez à faire pour utiliser votre nouvelle fonction est de taper le signe "=" suivi de votre fonction, avec le nombre d'entrée à convertir :
Appuyez sur Entrée pour voir le résultat.
C'est tout ce qu'on peut en dire. Vous pouvez rapidement voir comment vous pouvez écrire à peu près n'importe quelle formule personnalisée dont vous avez besoin pour s'adapter à votre feuille de calcul Google.
Dans d'autres articles, nous vous avons montré comment enregistrer les données de vos caméras Wi-Fi domestiques dans une feuille de calcul Google, ou peut-être que vous utilisez Google Sheets avec une équipe et que d'autres personnes saisissent des données pour vous.
Disons que vous travaillez sur une feuille avec de nouvelles données chaque mois. Vous souhaitez créer automatiquement un graphique à partir des données de la feuille de calcul. Vous pouvez y parvenir en créant une fonction qui créera un nouveau graphique pour vous, basé sur les données de la feuille de calcul actuelle que vous avez ouverte.
Dans ce scénario, vous êtes enseignant et à la fin de l'année, vous disposez d'une feuille de calcul pour chaque élève avec la liste des résultats des examens mensuels :
Ce que vous voudriez faire, c'est exécuter une seule fonction sur cette feuille qui générerait un graphique en quelques secondes. Voici à quoi ressemble ce script :
fonction GradeChart()
{ var feuille de calcul =SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var feuille =tableur.getSheets()[0] ; var gradechart =feuille.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); feuille.insertChart(gradechart); } Maintenant, ouvrez chacune des feuilles de calcul de votre élève et cliquez sur Exécuter icône dans le menu de Google Scripts pour générer automatiquement le graphique.
Chaque fois que vous cliquez sur l'icône d'exécution, il exécute le script que vous avez créé sur la feuille de calcul "active" (celle que vous avez ouverte dans l'onglet de votre navigateur actuel).
Pour les rapports que vous devez générer fréquemment, comme les rapports hebdomadaires ou mensuels, ce type de fonction de graphique généré automatiquement peut vraiment vous faire gagner beaucoup de temps.
Que faire si vous ne voulez pas que le script soit ouvert pour générer automatiquement ce graphique ? Et si vous souhaitiez avoir cette fonction à portée de main dans le système de menus, directement dans Google Sheets ? Eh bien, vous pouvez le faire aussi.
Pour créer un menu personnalisé, vous devez indiquer à la feuille de calcul d'ajouter votre nouvel élément de menu à chaque ouverture. Pour ce faire, créez un onOpen() fonction dans la fenêtre de l'éditeur de script au-dessus du tableau de notes fonction que vous venez de créer :
fonction onOpen() {
var feuille de calcul =SpreadsheetApp.getActive();
var élémentsmenu =[
{ name :'Créer un tableau de notes...', functionName :'GradeChart' }
] ;
tableur.addMenu('Graphiques', menuItems);
} Enregistrez le script, puis rechargez votre feuille de calcul. Vous découvrirez que maintenant votre nouvel élément de menu apparaît avec le nom que vous l'avez défini dans votre script. Cliquez sur le menu et vous verrez l'élément de menu correspondant à votre fonction.
Cliquez sur l'élément de menu et il exécutera la fonction comme il l'a fait lorsque vous avez appuyé sur l'icône "Exécuter" depuis l'intérieur de l'éditeur Google Scripts !
Le dernier exemple de script que nous vous montrons est un script qui enverra un e-mail depuis Google Sheets.
Cela peut s'avérer utile si vous gérez une grande équipe de personnes et que vous avez plusieurs e-mails à envoyer sur le même sujet.
Peut-être avez-vous effectué une évaluation des performances avec des membres individuels de l'équipe et enregistré vos commentaires d'évaluation pour chaque personne dans une feuille de calcul Google.
Serait-il agréable de n'exécuter qu'un seul script et que ces commentaires soient automatiquement envoyés par e-mail aux 50 ou 60 employés en même temps sans que vous ayez à créer manuellement tous ces e-mails individuels ? C'est la puissance de Google Scripting.
De la même manière que vous avez créé les scripts ci-dessus, vous allez créer un script en accédant à l'éditeur de script et en créant une fonction appelée sendEmails() , comme ceci :
fonction envoyerEmails() {
var feuille =SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var startRow =2; // Première ligne de données à traiter
var nombreLignes =7 ; // Nombre de lignes à traiter
var dataRange =feuille.getRange(startRow, 1, numRows, 3)
var data =dataRange.getValues();
pour (i dans les données) {
var ligne =données[i] ;
var adresse_email =ligne[1] ; // Deuxième colonne
var message =ligne[2] ; // Troisième colonne
var subject ="Mes notes de révision" ;
MailApp.sendEmail (adresse e-mail, objet, message) ;
}
} Supposons que votre feuille de calcul soit organisée comme indiqué ici.
Le script ci-dessus fonctionnera tout au long de chaque ligne de la feuille de calcul et enverra un e-mail à l'adresse de la deuxième colonne avec le message que vous avez saisi dans la troisième colonne.
Le sendEmail La fonction dans Google Scripts est de loin l'une des fonctions les plus puissantes de Google Scripts, car elle ouvre tout un monde d'automatisation des e-mails qui vous fera gagner du temps.
Ce script vous montre la véritable puissance de Google Apps Scripting, combinant Gmail avec Google Sheets Scripts pour automatiser une tâche. Bien que vous ayez vu des scripts qui fonctionnent sur Google Sheets, la meilleure chose à retenir est la puissance des scripts dans l'ensemble de la suite Google.
Ce que tous ces scripts Google d'automatisation devraient vous montrer, c'est qu'avec seulement quelques lignes de code simples, Google Scripts a le pouvoir d'automatiser partiellement ou entièrement Google Sheets.
Ces fonctions peuvent être configurées pour s'exécuter selon un calendrier, ou vous pouvez les exécuter manuellement chaque fois que vous souhaitez les déclencher. Les scripts Google peuvent automatiser des tâches ennuyeuses comme l'envoi d'e-mails ou l'envoi de factures à partir de Google Sheets. Vous en voulez plus ? Découvrez ces 3 Google Scripts pour automatiser vos documents.