Tout le monde déteste les réunions, mais tout le monde sait qu'elles sont essentielles en même temps. Alors, comment rendre les réunions plus efficaces au lieu d'une grosse perte de temps ? Ces sites Web et applications peuvent vous aider.
Les outils de cet article sont mieux adaptés aux réunions en personne. Bien que vous puissiez également les utiliser pour des équipes distantes, il vaut mieux disposer des meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe. De la visioconférence à la gestion de projet, il y en a pour tous les goûts dans cette liste.
C'est ennuyeux de s'inscrire à un nouveau service pour chaque petite tâche. Lettuce Meet est une application Web simple permettant de déterminer la date et l'heure les plus pratiques pour que tout le monde puisse se rencontrer, en demandant les préférences de chacun.
C'est terriblement simple. Démarrez une réunion souhaitée avec son nom et son objectif, puis ajoutez les dates auxquelles vous pouvez vous rencontrer et choisissez des créneaux horaires chaque jour où vous êtes libre. Envoyez l'URL unique de Lettuce Meet à n'importe qui d'autre, qui peut ajouter sa propre disponibilité de la même manière. Tous les créneaux libres des participants (indiqués en vert) se chevaucheront, vous indiquant les meilleurs moments pour vous rencontrer.
Lettuce Meet est l'un de ces outils de collaboration simples sans inscription qui vous aident à faire avancer les choses sans sauter à travers des cerceaux. Au sein de votre propre entreprise, il est plus facile d'utiliser Google Agenda ou Microsoft Outlook. Mais lorsqu'il s'agit d'une réunion avec des personnes externes, comme des clients ou des clients, un outil simple comme Lettuce Meet est une voie plus neutre.
Vous devez souvent endurer des réunions longues et inutiles ? Cela se produit généralement parce que la personne qui dirige la réunion ne s'est pas suffisamment bien préparée. Cette liste de contrôle de réunion d'équipe garantira le bon déroulement de la réunion, tant pour le responsable que pour les participants.
La liste de contrôle est divisée en tâches avant, pendant et après une réunion. La partie "Pendant" est pleine de petites informations auxquelles vous devriez prêter attention, car ce sont les choses qui font souvent dérailler les réunions. Par exemple, "un sujet sera discuté à la fois" et "chaque point de l'ordre du jour sera conclu à haute voix" semblent banals, mais ils contribueront grandement à assurer le succès de la réunion.
Vous pouvez imprimer la liste de contrôle complète pour l'emporter avec vous à la réunion. La liste de contrôle des réunions d'équipe vous encourage à cliquer sur tous les boutons de la liste de contrôle et à l'envoyer par e-mail à tous les participants, car déclarer vos objectifs à haute voix crée un peu de pression sociale pour vous aider à performer. C'est comme avoir un groupe de cerveaux pour atteindre des objectifs.
Chaque réunion a besoin d'un ordre du jour fixe. Si vous n'avez pas cela en place, vous vous dirigez vers une discussion sinueuse où rien n'est fait et tout le monde perd son temps. Pour savoir comment définir l'ordre du jour de la réunion, utilisez ces modèles gratuits comme guides.
La liste des modèles gratuits de Smartsheet couvre une gamme de scénarios de réunion différents :réunion informelle, réunion d'affaires, réunion du conseil d'administration, réunion d'équipe, réunion simple, réunion hebdomadaire, etc. Vous pouvez utiliser ces modèles dans Microsoft Word, Google Docs ou tout traitement de texte de votre choix prenant en charge le format de fichier DocX.
Bien que les modèles constituent une bonne colonne vertébrale pour définir l'ordre du jour, assurez-vous également de lire les conseils de Harvard Business Review sur la façon de concevoir un ordre du jour de réunion. Il comporte quelques astuces intéressantes, telles que la liste des sujets sous forme de questions auxquelles l'équipe doit répondre, au lieu de titres génériques et ouverts.
Enfin, si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin dans les modèles d'ordre du jour ci-dessus, consultez notre liste de 15 autres modèles d'ordre du jour de réunion pour Word.
Une personne dans chaque réunion devrait être chargée de rédiger le procès-verbal. "Procès-verbal de la réunion" est essentiellement une liste de tout ce qui s'est passé de remarquable. Il peut s'agir de tâches, d'informations, de discussions sur des sujets, etc. AgreeDo vous aide à séparer cela facilement et gratuitement.
Il est facile de créer un compte, d'organiser une réunion et d'inviter des participants. Chaque élément peut être marqué comme l'un des quatre types suivants :information, décision, tâche ou sujet. Cela permet à quelqu'un qui prend quelques minutes de noter rapidement des choses maintenant, et de les mettre plus tard dans la bonne catégorie.
Des tâches peuvent être attribuées aux participants en ajoutant leur e-mail, et vous pouvez également lui donner une date limite. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à chaque réunion. Les participants peuvent également ajouter des commentaires au procès-verbal.
La version gratuite d'AgreeDo vous limite à quatre réunions par mois, et à trois participants et une pièce jointe par réunion. La version premium peut augmenter ces limites selon vos besoins.
C'est une bonne pratique de conclure chaque réunion en parcourant son procès-verbal et en s'assurant que tout le monde est d'accord avec lui. Si AgreeDo n'est pas votre tasse de thé, vous pouvez utiliser des modèles de procès-verbaux de réunion pour Microsoft Word ou Google Docs.
L'application de gestion de projet Qlutter vise à rendre le travail efficace. Ils ont créé un ebook gratuit qui enseigne leurs propres pratiques sur la façon d'organiser une réunion matinale quotidienne efficace et efficiente.
À travers huit chapitres, l'ebook parle des avantages des réunions du matin, comment faire participer votre équipe à l'idée et comment organiser la réunion. C'est un livre court de 44 pages, mais à la fin, vous vous sentirez mieux armé pour animer des réunions quotidiennes sous forme de stand-up ou de scrum.
Vous devrez vous inscrire à la newsletter Qlutter si vous voulez le livre, après quoi vous pourrez l'obtenir au format PDF, mobi ou epub. Il est plus facile de l'envoyer directement sur votre Kindle.
Télécharger : Il ne s'agit pas seulement de se lever (eBook) [N'est plus disponible]
Vous disposez désormais d'outils simples pour organiser la réunion, créer une liste de contrôle pour la maintenir sur la bonne voie, définir un ordre du jour et prendre des minutes. Vous savez même comment gérer efficacement une réunion quotidienne. Mais tout cela ne sert à rien si vous ne dirigez pas la réunion.
Si la réunion a été convoquée par votre patron et qu'il a tendance à laisser les réunions se dérouler sans but, vous devez faire quelque chose à ce sujet. Commencez par envoyer cet article sur les huit règles qu'un patron doit connaître pour des réunions efficaces. Faites-le poliment ou envoyez-le anonymement.
