Il existe de nombreuses stratégies pour atteindre la boîte de réception zéro :utilisez la fonctionnalité d'archivage de Gmail, utilisez ces applications Android ou ces applications iPhone. Vous pouvez configurer des filtres et réserver des heures spécifiques pour traiter les e-mails.
Mais une fois que vous arrivez à Inbox Zero, le plus difficile est de le maintenir. Comme c'est le cas pour la plupart des choses, garder les choses simples est souvent le meilleur moyen d'assurer le succès.
Avec un système composé de seulement cinq dossiers (ou étiquettes dans le cas de Gmail), vous pouvez garder votre boîte de réception sans encombrement :
- Action : Déplacez les messages contenant une tâche qui se retrouve dans votre liste de tâches. Si cela ne prend que quelques minutes à traiter, faites-le sur-le-champ. Si cela nécessite plus d'efforts ou de temps, enregistrez-le dans votre liste de tâches et déplacez l'e-mail dans ce dossier jusqu'à ce que la tâche soit terminée.
- En attente : C'est là que vous placez tous les messages qui attendent une réponse ou une entrée de quelqu'un d'autre. Si vous ne pouvez rien faire à propos de ce message, ne le laissez pas encombrer votre boîte de réception.
- Idées : Il s'agit d'un dossier à long terme entièrement facultatif. J'ai découvert que je m'accrochais à des e-mails contenant des idées de projets sur lesquels je peux travailler ou des approches que j'aimerais tester pour mon travail. Ce dossier est donc une source constante d'inspiration lorsque j'ai du temps libre pour être plus proactif.
- Archive : Tout ce qui a été traité peut être jeté dans un dossier d'archive. Si vous enregistrez correctement toutes les informations provenant de vos e-mails, vous n'avez pas besoin d'organiser vos archives.
- Projet : Si vous travaillez sur un projet particulièrement volumineux avec de nombreuses pièces mobiles, vous pouvez envisager de créer un dossier spécifique au projet, avec des sous-dossiers d'action et d'attente. Tous les e-mails peuvent être déplacés dans l'archive principale une fois le projet terminé.
De nombreux puristes de la boîte de réception zéro déconseilleraient un dossier spécifique à un projet, mais j'ai personnellement constaté que cela aide à garantir que rien ne passe entre les mailles du filet sur les projets majeurs.
Et vous pouvez même ajouter un peu d'automatisation au mélange des messages que vous gérez de la même manière à chaque fois :Gmail, Outlook et d'autres grands fournisseurs de messagerie facilitent la création de règles et de filtres intelligents pour déplacer les messages sans jamais les toucher.
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