Les applications de liste de tâches font fureur ces jours-ci. La science a prouvé que les listes encouragent vraiment la productivité, et vous pouvez encore augmenter la productivité en utilisant des astuces comme rendre votre liste de tâches publique. Certaines personnes utilisent même leur boîte de réception comme liste de tâches.
Mais que se passe-t-il si vous avez essayé tout cela et que rien ne fonctionne ?
Heureusement pour vous, des méthodes de productivité alternatives existent. Et si vous trouvez que les listes de tâches régulières sont trop gênantes ou trop écrasantes, nous vous recommandons d'essayer une technique ancienne mais efficace appelée Eisenhower Matrix .
La matrice d'Eisenhower est une grille 2x2 de cases. La rangée du haut est réservée aux tâches « importantes » tandis que la rangée du bas est réservée aux tâches « non importantes ». Dans le même temps, la colonne de gauche concerne les tâches "urgentes" tandis que la ligne de droite concerne les tâches "non urgentes". Voici à quoi cela ressemble :
Pour la plupart des gens, les termes Important et Urgent sont synonymes, alors prenons un moment pour définir la différence entre eux :
Avant de pouvoir décider si une tâche est importante ou non, vous devez connaître vos propres objectifs et valeurs. Pour beaucoup, la progression de carrière est un objectif à long terme, donc les tâches directement liées à cela sont importantes. Ou si vous appréciez le plus la famille, il peut être important de rentrer à la maison à l'heure.
Mais comment une tâche peut-elle être urgente sans être importante ? N'oubliez pas que l'urgence est seulement à propos du temps. Pensez à la date limite. Supposons qu'aujourd'hui est la Journée internationale du café et que votre café local distribue des cafés gratuits. Si vous n'en profitez pas aujourd'hui, l'occasion est perdue - mais le café gratuit n'a aucun rapport avec vos objectifs ou vos valeurs à long terme. C'est urgent, mais pas important.
En utilisant ces définitions, il devient plus facile de décrire les types de tâches qui appartiennent à chacune des quatre cases. Nous pouvons même penser à la matrice de cette manière :
La matrice Eisenhower est simplement un moyen de prioriser vos tâches .
Les listes de tâches sont excellentes pour suivre quoi vous devez faire, mais il n'est pas toujours facile de déterminer quel les tâches ont une priorité plus élevée. Personnellement, je n'ai jamais utilisé la fonctionnalité "Priorité" dans aucune application de liste de tâches, car je finis toujours par marquer tout comme "Haute priorité" - et quand tout est prioritaire, rien ne l'est.
De plus, lorsque vous regardez une liste de tâches et que vous voyez 30 tâches empilées, comment décidez-vous à quelle tâche vous attaquer ? "Commencez par le plus simple", disent certains. "Non, commencez par le plus dur", disent les autres. Mais qu'est-ce qui est facile et qu'est-ce qui est difficile ? Ce n'est jamais noir et blanc. Souvent, j'ai perdu 10, 15 ou même 30 minutes à essayer de choisir ma tâche !
C'est pourquoi la matrice Eisenhower brille. Contrairement à une liste de tâches unique, la matrice est auto-prioritaire. Il vous indique quel tâche à gérer ensuite. Cela réduit la charge cognitive car seules les cases Now et Later comptent vraiment. Et si vous manquez de temps, cela vous aide à voir quelles tâches vous pouvez ignorer.
De plus, la matrice présente deux autres avantages mineurs. Tout d'abord, cela vous oblige à être plus attentif à chaque tâche. Au lieu de tout jeter dans une grande pile de tâches désordonnées, vous décidez activement si les tâches valent votre temps à l'avance, en gardant votre liste de tâches réelle serrée. Deuxièmement, il vous rappelle constamment vos objectifs et vos valeurs.
Le seul problème est que la matrice d'Eisenhower peut être un peu délicate au début. En particulier, les nouveaux utilisateurs ont tendance à se faire trébucher par les cases Delegate et Trivial. Il existe une courbe d'apprentissage, alors passons en revue un exemple pratique de la façon de mettre en place une matrice, d'organiser des tâches et de passer une journée.
Même si la matrice Eisenhower est conceptuellement un carré de quatre cases, vous pouvez pratiquement l'aborder comme quatre listes de tâches distinctes :une liste Maintenant, une liste Délégué, une liste Plus tard et une liste Triviale. Les deux listes urgentes viennent avant les listes non urgentes.
Je trouve que Trello est génial pour ça. Créez un tableau pour chaque sphère de votre vie (par exemple, personnelle, professionnelle, église, passe-temps) et installez ces quatre listes dans chacun des tableaux. Ou si vous n'avez pas grand-chose à faire, vous pouvez utiliser un tableau pour toutes les tâches. C'est à vous. Vous n'aimez pas Trello ? Envisagez ces outils Kanban alternatifs.
Une fois vos listes prêtes, vous pouvez commencer à ajouter des tâches :
Disons que vous êtes un employé de bureau traditionnel qui souhaite utiliser la matrice Eisenhower pour devenir plus productif au travail. Ce sera le scénario qui guidera le reste de cet exemple, mais il devrait être facile d'appliquer ces concepts autrement.
Qu'y a-t-il dans votre assiette pour aujourd'hui ? Première chose qui me vient à l'esprit :le courrier électronique. Créons une tâche pour atteindre la boîte de réception zéro, qui est urgente (les e-mails doivent être vidés quotidiennement) et importante (nous parlons ici d'e-mails liés au travail) :
Aujourd'hui se trouve être le jour du bretzel au bureau et vous avez envie d'un bretzel gratuit avec les œuvres. C'est peut-être urgent, mais ce n'est pas important :
Votre patron vous rappelle que le rapport de documentation du dernier projet de votre équipe est à rendre avant 16h, ce qui est à la fois urgent et important :
Il vous rappelle également que la demande de budget de votre équipe pour votre prochain projet est due d'ici la fin de la journée du vendredi. C'est important, mais pas urgent :
Le chef de bureau vient vous voir et vous dit que les réserves de papier et d'encre s'épuisent. Vous devez passer une commande dès que possible, mais cela n'a pas grand-chose à voir avec vos objectifs de carrière ou vos valeurs :
C'est le début de l'été (dans ce scénario) et le bureau devient trop lourd avec la saison des pluies. La productivité de chacun monterait en flèche avec un bon déshumidificateur, sans parler de tous les autres avantages de la réduction de l'humidité.
Vous prenez note d'en parler, mais ce n'est ni urgent ni important :
Ça continue encore et encore. Des réunions surgissent, une planification doit être faite, vous vous souvenez de ce que vous voulez faire, etc. Finalement, votre matrice (c'est-à-dire vos listes) se remplira, et la meilleure partie est que c'est beaucoup moins intimidant qu'une liste principale de tâches :
Chaque fois que vous êtes libre pour une autre tâche, commencez simplement par la gauche et déplacez-vous vers la droite. Vous devriez tout aborder dans les listes Maintenant et Déléguer avant de vous préoccuper des listes non urgentes.
Si vous pouvez délégué, abordez d'abord la liste des délégués et déchargez autant de ces tâches que vous le pouvez. Parcourez ensuite la liste Maintenant. Une fois que vous avez parcouru la liste Maintenant, considérez votre journée comme un succès. Vous pouvez désormais prendre une longueur d'avance sur la liste Plus tard ou terminer la journée plus tôt.
Si vous ne pouvez pas délégué, commencez par la liste Maintenant. Si vous parcourez la liste Maintenant et que vous avez plus de temps, vous avez le choix :traiter la liste des délégués comme une liste Maintenant, prendre une longueur d'avance sur la liste Plus tard ou terminer la journée plus tôt. En pratique, vous souhaiterez probablement alterner entre les tâches déléguées et ultérieures.
À la fin de la journée, parcourez la liste des délégués et videz toutes les tâches dont les délais sont dépassés. Gardez ceux que vous pouvez encore faire. Gardez-les pour demain.
Au début du jour suivant, parcourez la liste Plus tard et décidez quelles tâches sont maintenant urgentes. Déplacez-les dans la liste Maintenant. Faites de même pour la liste triviale, sauf que ces tâches sont déplacées dans la liste des délégués. Ajoutez toutes les nouvelles tâches qui surgissent tout au long de la journée. Rincer et répéter.
Notez que vous pouvez modifier la matrice d'Eisenhower comme vous le souhaitez. Par exemple, au lieu de l'utiliser pour guider toute votre journée, vous pouvez trier votre e-mail avec sa propre matrice. L'ensemble du concept d'urgence/importance peut s'avérer utile dans toutes sortes de cas, au-delà du travail et des e-mails.
Beaucoup de gens ont rencontré un grand succès avec la matrice d'Eisenhower. Mais si vous avez atteint ce point et que vous pensez que cela ne vous aidera pas, ce n'est pas grave. Continuez à chercher la méthode qui vous convient. En fin de compte, la seule technique de productivité qui compte est celle que vous utilisez réellement.
Trouvez-vous la matrice d'Eisenhower utile ? Si non, quelle technique de productivité utilisez-vous pour rester organisé et avoir une longueur d'avance ? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous !
Crédit image :Amy Bull via Shutterstock.com
