10 astuces expertes pour maîtriser Microsoft Teams et booster votre productivité

Microsoft Teams est un outil incontournable pour le télétravail, facilitant communication, collaboration et réunions. Mais l'exploitez-vous à son plein potentiel ? Découvrez 10 astuces professionnelles pour optimiser son usage au quotidien.

1. Filtrez vos messages avec les @mentions

Face à un flux incessant de messages, les @mentions vous aident à vous concentrer sur l'essentiel en filtrant les notifications.

Comment faire :

1. Cliquez sur Activité.
2. Sélectionnez le filtre.
3. Choisissez @mentions.

Simple et efficace !

2. Envoyez des messages directs via @mentions

Les @mentions servent aussi à initier des conversations rapides sans changer de fenêtre.

Étapes :

1. Dans la barre de recherche, tapez @ suivi du nom de la personne.
2. Appuyez sur Entrée.
3. Rédigez votre message.
4. Appuyez sur Entrée pour envoyer.

Gagnez du temps et restez focalisé.

3. Traduisez instantanément vos chats avec Teams

Teams intègre une traduction en temps réel pour communiquer sans barrière linguistique avec collègues ou clients internationaux.

Utilisation :

1. Ouvrez le message à traduire.
2. Cliquez sur les points de suspension (...).
3. Sélectionnez Traduire.
4. Choisissez la langue cible parmi celles supportées.

4. Marquez les messages comme non lus pour y revenir

En management, les distractions sont légion. Marquez un message comme non lu pour ne rien oublier.

Procédure :

1. Cliquez sur les points de suspension du message.
2. Sélectionnez Marquer comme non lu.

Idéal pour prioriser vos tâches.

5. Liez une nouvelle équipe à un groupe existant

Évitez la prolifération de groupes en connectant une nouvelle équipe à un Microsoft 365 existant.

Étapes :

1. Cliquez sur Rejoindre ou créer une équipe.
2. Sélectionnez Créer une équipe.
3. Choisissez Créer à partir d'un groupe Microsoft 365.
4. Sélectionnez le groupe cible.

Maintenez un espace organisé.

6. Utilisez les signets pour sauvegarder messages et fichiers

Comme dans un navigateur, Teams permet de bookmarker des contenus clés pour un accès rapide.

Créer un signet :

1. Allez dans le chat concerné.
2. Cliquez sur les points de suspension du message.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Accès : Tapez "/enregistré" dans la recherche.

7. Réorganisez vos équipes par glisser-déposer

Priorisez vos équipes selon deadlines ou importance via un simple drag & drop.

Étapes :

1. Cliquez et glissez l'équipe.
2. L'écran s'assombrit.
3. Positionnez à l'endroit désiré.

Parfait pour une vue personnalisée.

8. Épinglez vos applications favorites

Gardez vos apps essentielles visibles dans la navigation.

Procédure :

1. Clic droit sur l'icône de l'app.
2. Sélectionnez Épingler.

Pour désépingler : même geste, option Désépingler.

9. Envoyez un message urgent pour capter l'attention

En cas d'urgence, activez les notifications répétées (toutes les 2 min pendant 20 min).

Activation :

1. Cliquez sur l'icône d'exclamation sous la zone de saisie.
2. Choisissez Urgent.

Utilisez avec modération.

10. Générez une adresse e-mail pour un canal

Envoyez des e-mails directement à un canal pour centraliser les échanges.

Étapes :

1. Allez dans le canal.
2. Cliquez sur Plus d'options (...).
3. Sélectionnez Obtenir l'adresse e-mail.

Gérez autorisations et limites selon besoins.

Faites de Teams votre allié productivité

Exploitez ces fonctionnalités pour une collaboration fluide. Si Teams ne convient pas, envisagez des alternatives comme Slack.