Vous avez peut-être lu d'innombrables articles de blog, articles de magazines et livres sur les listes de tâches. Ils existent certes, mais bon nombre des articles que vous lisez les présentent souvent comme les outils magiques nécessaires pour profiter d'une productivité constante. Ils pourraient être cet outil magique, mais le fait est que simplement faire une liste de choses à faire ne suffit pas.
De nombreuses personnes commettent sans le savoir des erreurs qui limitent l'efficacité globale de leurs listes de tâches. Les gaffes peuvent même entraver leur potentiel.
Ci-dessous, nous examinerons certaines des erreurs les plus courantes associées aux listes de tâches. Vous obtiendrez également des solutions à ces erreurs, afin que vous puissiez remédier à vos problèmes si certaines de ces erreurs vous semblent familières.
La plupart des listes de tâches que vous avez probablement créées ne comprenaient que des choses à faire sans délais. Écrire des tâches seules peut sembler être l'approche la plus rapide. Cependant, vous devez également estimer le temps probable d'achèvement. Si vous ne le faites pas, la liste des tâches peut sembler écrasante. Cela pourrait également inclure plus que ce que vous pouvez aborder.
De plus, les estimations de temps vous tiennent responsable et vous aident à identifier les responsabilités qui prennent beaucoup plus de temps qu'elles ne le devraient.
Essayez d'utiliser un chronomètre pour une semaine typique et voyez combien de temps prennent toutes vos tâches. Ensuite, faites une liste de choses à faire qui reflète ces informations. Avez-vous passé une heure à organiser votre boîte de réception un lundi matin ? Si tel est le cas, envisagez d'utiliser un outil dédié qui réduit le temps nécessaire.
Lorsque vous réfléchissez à des façons d'écrire des listes de tâches, vous pouvez choisir entre utiliser un stylo et du papier ou passer au numérique.
Cependant, certaines personnes n'arrivent pas à se décider. Ils utilisent des moyens traditionnels pendant quelques jours, puis téléchargent une autre application de création de liste sur leur smartphone. Bien qu'il s'agisse d'une pratique courante qui se poursuit souvent indéfiniment, elle perturbe également la productivité. En ne vous en tenant pas à une seule option, vous ne pouvez pas entrer dans une routine efficace.
Décidez d'utiliser une façon de composer une liste de tâches pendant au moins un mois. Pendant ce temps, notez tous les avantages et les inconvénients que vous remarquez. À la fin de la période, passez en revue les caractéristiques positives et négatives. Ensuite, si nécessaire, répétez le processus d'un mois avec l'autre option pour faire des listes.
Idéalement, vous maîtriserez les choses du premier coup et réaliserez que vous n'avez pas besoin de changer. Cependant, même si vous passez un mois chacun avec des méthodes numériques et à l'ancienne, au moins c'est assez long pour finalement faire un choix éclairé.
Comme beaucoup de gens, vous êtes peut-être une personne axée sur la réussite. Plus vous accomplissez de tâches, plus vous vous sentez motivé pour continuer à travailler dur. C'est peut-être pour cette raison que vous avez commencé à utiliser des listes de tâches. Dans ce cas, il semble judicieux d'organiser les entrées de votre liste de tâches du plus court au plus long temps estimé.
En utilisant cette technique, vous pouvez gagner en confiance en travaillant d'abord sur des choses moins chronophages, puis en passant progressivement à des choses qui prennent plus de temps. Cependant, cette pratique est une autre à éviter. Cela pourrait vous amener à prioriser des tâches qui n'ont pas d'impact significatif sur ce que vous visez.
Au lieu de cela, déterminez quelles tâches sont les plus bénéfiques pour vous, votre entreprise, votre travail, etc. Ensuite, regroupez ces choses sur votre liste de choses à faire. En adoptant cette approche, vous utilisez probablement votre temps à bon escient. À la fin de la journée, vous pouvez revenir sur vos réalisations et sentir que vous avez bien passé vos heures.
Peut-être avez-vous l'habitude d'écrire votre liste de choses à faire en début de journée. Cependant, en faisant cela, vous perdez du temps que vous pourriez consacrer à d'autres tâches.
Les preuves collectives mettent en évidence les mérites d'écrire une liste de choses à faire la veille.
Certains experts suggèrent alors de penser aux trois éléments les plus importants de la liste de tâches. Cela vous aidera à définir vos attentes pour la journée à venir et vous pourrez vous mettre directement au travail au lieu de faire une liste de choses à faire au réveil.
La vie comprend de nombreux éléments inattendus, et certains d'entre eux peuvent affecter temporairement votre productivité. Vous êtes-vous réveillé avec une migraine ce matin ? Votre bébé s'agite-t-il pendant que vous travaillez à la maison parce que son soignant habituel est à l'extérieur de la ville ? Peut-être avez-vous récemment commencé à travailler pour une nouvelle entreprise ou accepté un nouveau rôle. Toutes ces choses peuvent perturber votre foulée, elles nécessitent donc un état d'esprit flexible.
Si vous n'avez pas non plus intégré la flexibilité dans votre liste de tâches, c'est un problème qui mène à la frustration. Plutôt que de créer un ensemble rigide de responsabilités, créez une liste de tâches évolutive.
Cela permet de redéfinir les priorités au fur et à mesure que votre journée fluctue. De plus, comme son nom l'indique, les éléments incomplets sont reportés au jour suivant.
Lors de l'élaboration de leurs listes de tâches, les gens oublient souvent que les tâches et les projets sont très différents. Vous pouvez inclure les deux, mais vous devez réaliser que les projets prennent plus de temps que les tâches. Vous pouvez terminer une tâche en une seule session. Les projets, en revanche, comprennent plusieurs tâches. Ils nécessitent une attention particulière lorsque vous planifiez le temps et les efforts nécessaires pour eux.
Si vous affichez les tâches et les projets de manière identique, vous aurez l'impression de manquer continuellement la cible. Envisagez d'utiliser des couleurs ou des identifiants textuels pour rendre les tâches et les projets plus distinctifs. Et ne présumez pas que vous obtiendrez un projet complet en une journée. Il vaut mieux reconnaître le caractère progressif des projets. Attribuez-vous plutôt des tâches qui les rapprochent de l'achèvement jour après jour.
Une liste de tâches mal rédigée peut nuire davantage à votre productivité que de ne pas en avoir du tout. Si les éléments de votre liste sont trop vagues, vous n'utiliserez pas au mieux le temps disponible.
Peut-être êtes-vous un blogueur professionnel ou amateur prêt à étendre votre portée. Au départ, vous voudrez peut-être écrire une entrée qui dit "Publier de nouveaux messages". Mais ce n'est pas assez précis. Une tâche indiquant "Publier au moins cinq messages" maintient le focus.
Si vous trouvez la motivation grâce aux défis, il peut sembler judicieux de remplir votre liste de tâches avec des objectifs ambitieux. Vous pourriez penser que vous êtes une personne très performante et que vous ne voulez pas rendre vos tâches trop faciles. Cependant, vous pouvez également tirer rapidement vers l'autre extrémité du spectre :une difficulté extrême.
Pour éviter cet écueil, fixez-vous des objectifs SMART pour maximiser la productivité. Vous vous demandez comment ça marche ?
Sans utiliser l'approche SMART de l'établissement d'objectifs, vous pourriez être déçu par les échecs perçus. Peut-être que le problème est que vos plans ne sont tout simplement pas accessibles. Le processus ci-dessus vous permet de rester sous contrôle et sur la bonne voie.
Maintenant, il peut être clair pourquoi vos listes de tâches ne fonctionnent pas aussi bien que prévu.
Heureusement, puisque vous disposez de ces conseils pour apporter des changements positifs, il est simple de résoudre ces problèmes rapidement. Anticipez une plus grande productivité associée à un sentiment de mérite gratifiant.
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