Vous disposez de nombreux outils pour créer et partager des documents. Les générateurs de rapports, les éditeurs de documents et les applications de messagerie jouent tous un rôle dans vos tâches quotidiennes.
Mais avez-vous déjà sérieusement pensé à Google Docs ?
La suite de productivité bureautique de Google possède des fonctionnalités qui peuvent vous aider à créer, modifier et partager vos documents rapidement et facilement. Où que vous soyez et quel que soit votre travail, Google Docs peut vous faire gagner du temps, et vous n'avez pas à dépenser un centime.
Voyons les fonctionnalités utiles de Google Docs qui peuvent fonctionner pour vous et votre équipe.
Lorsque vous travaillez dans un environnement d'équipe, la collaboration est essentielle. Google Docs intègre les outils qui facilitent la collaboration sur n'importe quel document.
Si vous souhaitez partager un document avec votre collègue ou votre équipe, Google Docs vous simplifie la tâche grâce à deux méthodes différentes.
Partager depuis Google Drive. Cliquez simplement sur Partager bouton dans le coin supérieur droit pour commencer. Si vous n'avez pas nommé votre document, vous serez invité à le faire avant de le partager.
Ensuite, vous pouvez saisir les noms de vos contacts Google ou leurs adresses e-mail pour leur envoyer directement le document. Mais, avant de l'envoyer, vous devez sélectionner les privilèges en cliquant sur Modifier les fichiers bouton. Les choix de partage permettront aux autres de modifier, commenter ou afficher votre document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé .
Partager avec un lien. Si vous préférez partager un lien vers votre document, cliquez sur Obtenir le lien partageable dans la fenêtre contextuelle au lieu de saisir vos contacts. Vous verrez alors des options similaires pour autoriser les autres à modifier, commenter ou afficher le document. Ensuite, copiez simplement le lien et insérez-le dans un message ou une fenêtre de discussion où vous souhaitez le partager.
Vous avez plus d'options lorsque vous avez un document contenant des informations sensibles ou dont vous souhaitez vraiment limiter l'accès.
Dans la fenêtre contextuelle de partage, cliquez sur Avancé dans le coin inférieur droit.
Vous pouvez ensuite empêcher les éditeurs du document de modifier l'accès ou d'inviter d'autres personnes. Vous pouvez également empêcher les commentateurs et les lecteurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre document. De plus, vous pouvez modifier l'accès que vous avez défini à l'origine.
Si vous décidez de partager votre document par e-mail, vous pouvez le faire à partir de cette fenêtre, cliquez sur En savoir plus si vous avez des questions, ou appuyez simplement sur Terminé lorsque vous avez terminé.
Les commentaires sont le véritable carburant de la collaboration. Vous pouvez utiliser des commentaires pour ajouter des notes à des parties, des images ou des mots spécifiques dans le document. Ceci est bénéfique pour de meilleures modifications, car vous pouvez avoir une véritable discussion sur le contenu avant d'apporter des modifications.
Pour ajouter un commentaire, sélectionnez la partie, l'image ou le mot auquel le commentaire fait référence. Cliquez ensuite sur le plus bouton qui apparaît sur le côté du document ou les Commentaires bouton en haut. Tapez votre note et cliquez sur Commentaire bouton.
Une fois que vous avez ajouté un commentaire, il reste sur le côté du document comme non résolu. C'est pratique car lorsqu'une décision est prise sur l'élément, vous pouvez cliquer sur le bouton Résoudre bouton et le commentaire disparaîtra de l'écran.
Si vous souhaitez afficher les commentaires résolus ou les rouvrir, cliquez simplement sur Commentaires bouton en haut. Tous les commentaires que vous rouvrirez afficheront ces actions à la fois sur l'écran du document et dans la section Commentaires.
Des actions de commentaire supplémentaires vous permettent de modifier, de supprimer ou d'obtenir un lien direct vers la note. Et, lorsque vous cliquez sur Commentaires du haut, vous avez la possibilité de recevoir des notifications par e-mail. Vous pouvez recevoir une notification pour chaque commentaire ou seulement ceux qui vous concernent. Les alertes vous font gagner beaucoup de temps, car vous n'avez pas à vous soucier de manquer quelque chose.
La gestion des versions de documents est une fonctionnalité requise pour partager et collaborer sur un document en temps réel. Ceci est particulièrement important lorsque l'équipe a la possibilité de modifier le document.
Cliquez sur Fichier> Historique des versions du menu. Vous pouvez ensuite nommer la version actuelle séparément du nom du document principal ou simplement afficher l'historique des versions.
Si vous sélectionnez Voir l'historique des versions , une barre latérale s'ouvrira et affichera l'historique du document. Vous pouvez cliquer sur le bouton pour afficher uniquement les versions nommées ou les afficher toutes. Pour une version sans nom, vous pouvez cliquer sur plus (trois points) pour en ajouter une si vous le souhaitez.
Pour chaque version de la liste, vous verrez la date et l'heure de sa modification. Vous pouvez cliquer sur un pour afficher cette version qui vous offre une option pour le restaurer en haut. Les versions nommées sont très utiles pour les documents volumineux ou ceux avec de nombreux collaborateurs.
L'un des meilleurs moyens d'avoir une longueur d'avance sur la création d'un document commercial consiste à utiliser un modèle. Heureusement, Google Docs propose de nombreux modèles intégrés que vous pouvez utiliser. De plus, vous pouvez trouver de nombreux autres modèles Google Doc provenant de sources extérieures. En voici plusieurs qui peuvent vous aider à créer des documents commerciaux bien formatés et professionnels.
Pour afficher tous les modèles intégrés de Google Docs, cliquez simplement sur les flèches en haut à côté de Galerie de modèles. après vous être connecté. Vous pouvez alors voir ceux pour le travail comme les propositions et les notes de réunion, ceux spécifiques à votre secteur comme les ventes ou les ressources humaines, et ceux pour les lettres commerciales et les CV.
Sélectionnez l'un des modèles et il s'ouvrira dans la fenêtre de l'éditeur. Ensuite, remplacez simplement le texte du modèle par le vôtre et vous êtes prêt.
Si vous ne voyez pas de modèle intégré à Google Docs qui corresponde à vos besoins, vous pouvez consulter les options externes. En voici quelques-unes pour vous aider à démarrer.
Complet avec une table des matières pour ce que vous devez inclure, ce modèle de plan d'affaires est soigné et propre. Et, si vous avez besoin d'aide supplémentaire, suivez ces étapes pour créer votre propre plan d'affaires.
Lorsqu'une lettre officielle de résiliation est ce dont vous avez besoin, ce modèle est utile. Il comprend un emplacement pour le logo de votre entreprise en haut et des invites utiles pour les détails que vous devez inclure.
Si vous recherchez un ordre du jour de réunion simple avec un format de tableau, celui-ci est parfait. Il comprend également des emplacements pour les éléments que vos participants doivent lire ou apporter, ce qui est pratique.
Si vous n'êtes pas familier avec les modules complémentaires Google Docs, ce sont des outils similaires aux extensions de navigateur que vous pouvez ajouter à l'application. Ils vont des affaires à la productivité en passant par les services publics. Pour accéder au magasin de modules complémentaires, ouvrez un document Google Docs, cliquez sur Modules complémentaires dans le menu du haut, puis sur Obtenir des modules complémentaires .
Voici plusieurs modules complémentaires qui pourraient être idéaux pour vos tâches professionnelles :
Pour les organigrammes, les diagrammes de processus et les visuels similaires, Lucidchart Diagrams est un excellent outil. Et, si vous utilisez déjà l'application en ligne, connectez-vous et accédez à vos diagrammes directement depuis Google Docs. Ou créez un compte gratuit pour l'essayer.
Si vous travaillez avec des contrats, des accords et d'autres documents nécessitant une signature, jetez un œil à HelloSign. Créez un compte gratuit pour l'essayer avec trois documents par mois, puis consultez la version payante pour des signatures illimitées.
Lorsque vous créez des documents qui contiennent des incohérences, cela peut être mauvais pour les affaires. Le vérificateur de cohérence est un module complémentaire qui numérise votre document et vérifie les éléments tels que la césure, les abréviations et les variations orthographiques.
Êtes-vous un mappeur mental? Si oui, alors MindMeister est l'outil qu'il vous faut. Bien que vous puissiez certainement utiliser un module complémentaire comme les diagrammes Lucidchart pour vos cartes mentales, MindMeister vous facilite la tâche. Sélectionnez simplement le texte dans votre document, ouvrez le module complémentaire et une carte mentale sera créée pour vous et insérée automatiquement dans votre document.
Pour créer et mettre à jour les données financières de vos livres, Bkper est un outil sympa. Vous ajoutez facilement un nouveau livre sur le site Web de Bkper, comme un grand livre, un registre ou une note de frais. Ensuite, avec le module complémentaire, insérez les détails dans votre document Google Docs.
Comme vous pouvez le constater, Google Docs intègre des fonctionnalités intégrées ainsi que des outils que vous pouvez obtenir pour le rendre utile pour les documents commerciaux. Vous pouvez facilement créer, modifier, partager et collaborer sur votre prochain document commercial.
Utilisez-vous déjà Google Docs à des fins professionnelles ? Si oui, avez-vous des outils, des conseils ou des astuces qui le rendent encore plus avantageux dans le monde des affaires ? Partagez vos impressions ci-dessous !
