Vous savez cette montagne sans cesse croissante de factures, formulaires, reçus, coupons et relevés qui s'accumulent sur le comptoir de la cuisine (ou le micro-ondes, sur le dessus du réfrigérateur, près du téléphone, etc.) ? Une fois, j'ai entendu quelqu'un qualifier ces piles de papier chancelantes de "piles de déni ", et je ne pourrais pas trouver un meilleur nom pour eux si j'essayais ! :-)
L'encombrement de papier n'est pas un problème amusant à avoir, ni un problème qui a une solution rapide ou facile (cependant, transformer une partie de cet encombrement en papier fait maison est une façon amusante d'en tirer le meilleur parti !) Nous savons tous que trier ces tas va être une corvée, alors nous préférons continuer dans le déni et prétendre que les tas ne grandissent pas sous nos yeux...
Mais s'il y a une chose que j'ai apprise dans la récupération, c'est qu'ignorer un problème ne le fait pas disparaître - en fait, cela rend le problème plus difficile à gérer plus tard ! Et tel est le cas avec le fouillis de papier.
Mais une fois que vous avez mis en place un système pour vous aider à organiser vos documents, il n'est pas difficile de rester au courant ! Aujourd'hui, je vais partager un système simple que vous pouvez utiliser chez vous pour organiser vos documents et conquérir ces "piles de déni" pour de bon !
La façon la plus simple d'organiser le fouillis de papier est de le diviser en trois stations distinctes (sans compter la corbeille à papier si importante !) Ces stations sont :
Parlons de chaque station une par une, afin que vous puissiez avoir une meilleure idée de l'objectif de chaque station et de la manière dont elles fonctionneront ensemble pour vous aider à maîtriser votre paperasse.
Lorsque des papiers de toutes sortes entrent chez vous, la boîte de réception devrait être leur tout premier arrêt. Ce sera votre travail de parcourir régulièrement cette boîte de réception et de décider où chaque élément doit aller ensuite.
Vous pouvez utiliser n'importe quel type de panier ou de poubelle comme boîte de réception, tant qu'il n'est pas trop grand. Si votre boîte de réception peut contenir plus d'une semaine de courrier et de papiers, elle pourrait facilement être si pleine que vous recommenceriez simplement à l'ignorer. (Et si vous êtes comme moi, c'est ce qui vous a mis dans ce pétrin !)
Avoir un conteneur de lecture désigné est extrêmement utile lorsqu'il s'agit de vider votre boîte de réception, car c'est l'endroit idéal pour stocker des magazines, des catalogues et d'autres documents de lecture que vous souhaitez consulter plus tard lorsque vous avez le temps. Vous pouvez utiliser n'importe quel type de boîte de rangement ou de bac comme contenant de lecture, tant qu'il est assez grand pour les magazines et les catalogues que vous recevez normalement par la poste.
Oh, et assurez-vous de ranger votre contenant de lecture quelque part où vous l'utiliserez réellement, comme à côté de votre fauteuil préféré. (Vous pouvez même ranger votre contenant de lecture dans la salle de bain si c'est là que vous lisez le plus !) ;-)
La dernière pièce du puzzle de la paperasse est aussi la plus importante :un système de classement. Le but du système de classement est de garder tous vos papiers et courriers importants organisés et faciles à trouver.
Remarque :La raison pour laquelle je l'appelle un "système" plutôt qu'un classeur est que vous pourriez vous retrouver avec plus d'un emplacement pour vos fichiers. Comme vous le verrez ci-dessous, mes fichiers sont répartis entre deux organisateurs différents. Quel que soit l'arrangement qui a du sens pour vous, ça va !
Votre système de classement se composera de plusieurs chemises de classement, chacune étant désignée pour contenir un certain type de courrier ou de documents. J'aime utiliser des dossiers suspendus, car ils sont faciles à utiliser et largement disponibles dans des couleurs amusantes et des designs attrayants.
Chaque dossier doit avoir un but précis et représenter une partie du fouillis de papier qui s'accumule normalement dans votre maison. Voici quelques exemples de dossiers de fichiers que j'utilise. N'hésitez pas à les emprunter ou à les utiliser comme point de départ pour créer votre propre tableau de dossiers :
Une fois que vous avez obtenu vos dossiers de fichiers et que vous les avez étiquetés dans un but précis, vous aurez besoin de quelque chose pour les ranger. Il existe de nombreux organisateurs différents que vous pouvez utiliser pour votre système de classement en fonction de vos préférences, mais en voici quelques-uns. à considérer :
J'ai fini par utiliser à la fois une boîte de classement et un organisateur en cascade pour mon système de classement. La majorité de mes dossiers se sont retrouvés dans la boîte à fichiers, tandis que j'utilise l'organisateur en cascade pour héberger certains des dossiers à court terme (y compris "Bills To Pay", "This Week", et autres.
Diviser vos fichiers peut avoir du sens pour vous, ou cela peut sembler plus compliqué. N'oubliez pas que le meilleur système de classement est celui qui a du sens et qui VOUS est utile !
Enfin, explorons rapidement comment toutes les pièces de ce puzzle s'emboîtent. Au fur et à mesure que de nouveaux documents ou courriers arrivent chez vous, ils devraient arriver directement dans votre boîte de réception (AKA Station 1).
Ce sera votre travail de parcourir régulièrement le contenu de votre boîte de réception et de le trier en piles. Faites une pile pour les déchets/poubelles, une pour le matériel de lecture et une pour les choses que vous devez conserver.
Mettez la pile de déchets dans votre bac de recyclage, placez la pile de matériel de lecture dans votre «récipient de lecture» (AKA Station 2) et apportez le reste à votre système de classement (AKA Station 3). Classez les papiers restants dans les dossiers appropriés, et vous avez terminé !
Si les factures représentent une part importante de votre fouillis de papier, prenez une heure ou deux pour passer à la facturation sans papier pour autant de ces services que possible. La grande majorité des entreprises proposent désormais une option de facturation sans papier qui vous permet de recevoir vos factures ou vos relevés par e-mail (et vous pourriez même bénéficier d'une petite remise si vous faites le changement !)
Un autre moyen très efficace de réduire l'encombrement du papier consiste à transformer vos documents physiques en documents numériques. Vous n'avez pas besoin d'un scanner à plat sophistiqué ou même d'un ordinateur portable pour le faire, tout ce dont vous avez besoin est votre smartphone !
Des applications comme Evernote Scannable, Scanner Pro et Scanbot utilisent l'appareil photo de votre smartphone pour créer des images numériques de vos documents que vous pouvez enregistrer sur votre téléphone, votre ordinateur ou le cloud. La plupart des applications de numérisation améliorent automatiquement les images pour corriger la perspective et rendre le texte plus lisible, et certaines offrent même une reconnaissance de texte qui peut rendre vos documents consultables.
Si vous avez un iPhone, vous pouvez ignorer les téléchargements, car vous avez déjà un puissant scanner de documents à portée de main ! En savoir plus sur l'outil de numérisation de documents et d'autres fonctionnalités utiles cachées dans l'application Notes ici.
Comment organisez-vous vos documents ?
