Les 6 meilleurs outils et applications de planification de réunion

Planifier une heure de réunion avec plusieurs personnes, c'est un peu comme rassembler des chats. Tout le monde a des engagements différents qu'il doit respecter, ainsi que des créneaux horaires différents auxquels il souhaite s'engager. Au moment où vous déterminerez quand vous rencontrer, vous serez peut-être tellement frustré par les disponibilités contradictoires de chacun que vous aurez envie d'annuler.

Bien que la planification d'une réunion puisse sembler presque impossible, le fait d'avoir une application de planification peut rendre le processus moins pénible. Voici les meilleurs planificateurs de temps de réunion que vous pouvez utiliser.

Comment nous les avons classés : Il existe de nombreux planificateurs de réunions. Pour cette raison, nous avons sélectionné les options les mieux notées dans les trois catégories suivantes :

• Intégration : Est-il facile d'utiliser l'outil de planification en combinaison avec d'autres applications ?
• Facilité d'utilisation : Est-il facile d'utiliser l'application elle-même ?
• Caractéristiques : Combien peut faire l'application ?

Chaque catégorie est notée de 1 à 5, 1 étant la plus faible et 5 la plus élevée. Explorons ces options maintenant.

1. Google Agenda (gratuit)

Google Agenda est la première application de planification gratuite que nous incluons dans cette liste. Il obtient d'excellents résultats dans nos trois catégories :intégration, facilité d'utilisation et fonctionnalités.

Dans le cadre d'une plus large collection d'outils, Calendar a une incroyable capacité à s'intégrer au reste des applications de Google, y compris Gmail. Il offre également une grande flexibilité en ce qui concerne ses fonctionnalités.

Si vous souhaitez planifier une réunion, vous devez créer un calendrier de groupe dans l'application. Pour en créer un :

1. Accédez à votre application Agenda, puis cliquez sur Autres agendas + > Créer un nouvel agenda .
2. Une fois créé, cliquez sur les trois points à côté du nom de l'agenda, puis sur Paramètres et partage .
3. Choisissez une option de partage pour partager ce calendrier avec votre équipe.

Une fois que vous avez créé un groupe Google Agenda, vous pouvez l'utiliser pour :

• Suivez la disponibilité de chacun.
• Voir qui est absent du bureau.
• Coordonner les délais.

Si vous avez besoin d'une application de réunion polyvalente et facile à utiliser, le planificateur de réunions Google est certainement la solution.

Intégration : 5

Facilité d'utilisation : 4

Caractéristiques : 3

Remarque : Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, voici comment créer un autre calendrier dans Google Agenda.

2. Rallye (gratuit)

Le prochain sur la liste ? Rally, un outil de planification open-source. Son utilisation est entièrement gratuite.

Simple et épurée par rapport aux autres applications de réunion de cette liste, Rally vous permet de créer des pages pour de nouvelles réunions ou événements. En partageant un lien vers cet événement, vous et d'autres destinataires pouvez discuter des détails sur la page de la réunion elle-même.

Le gros inconvénient de Rally est que vous ne pouvez pas créer de sondages pour voter sur les créneaux horaires des réunions, il n'est donc pas aussi flexible que certains des autres outils de planification en ligne gratuits.

Pour cette raison, Rally convient mieux aux petits groupes d'amis occasionnels qui organisent des réunions simples et ponctuelles.

Intégration : 2

Facilité d'utilisation : 5

Caractéristiques : 3

3. Assistant.to (Gratuit)

En plus de Google Agenda et de Rally, nous voulions recommander Assistant.to, qui est une autre application de planification gratuite.

L'idée derrière Assistant.to ? Pour intégrer un assistant de planification dans votre boîte de réception Gmail.

Lorsque vous composez un e-mail dans votre boîte de réception, Assistant.to apparaît sous la forme d'un petit bouton circulaire dans le coin inférieur droit. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous serez redirigé vers une application de planification de calendrier et joindrez les créneaux horaires suggérés.

Le gros bémol de ce programme ? Assistant.to ne peut planifier une réunion qu'entre vous et une autre personne. Cependant, l'application peut également :

• Détecter automatiquement les fuseaux horaires.
• Conservez une trace des heures de vos réunions les plus courantes afin de proposer des recommandations à l'avenir.
• Intégration avec Google Hangouts, GoToMeeting, UberConference et ReadyTalk.

Assistant.to est idéal pour les indépendants et les professionnels qui souhaitent planifier des entretiens individuels. Ce n'est pas bon pour les équipes en ce moment.

Intégration : 4

Facilité d'utilisation : 5

Caractéristiques : 4

4. Doodle (gratuit, abonnement disponible)

Doodle est une autre application d'horaire de travail que nous allons inclure dans cette liste. Comme Google Agenda, nous l'incluons car il obtient un score élevé dans nos trois catégories.

Doodle propose des options gratuites et d'abonnement. L'option gratuite est simple et est essentiellement utilisée pour des événements ponctuels. Pour créer un sondage Doodle gratuitement, faites simplement un sondage via le site Web, puis envoyez le lien.

Pour les options d'abonnement, vous pouvez également essayer l'essai gratuit de 14 jours de Doodle.

Doodle peut également :

• Détection automatique des fuseaux horaires.
• Synchroniser avec Google Agenda et Office 365.
• Envoyez des propositions d'horaires de réunion et demandez aux destinataires de les voter.
• Autoriser les invités à indiquer les dates auxquelles ils peuvent participer à la réunion, ainsi que les dates auxquelles ils peuvent participer s'il n'y a pas d'autres options disponibles.

Si vous souscrivez à un abonnement à Doodle Premium, il existe quatre plans de paiement différents :Starter, Pro, Team et Enterprise. Grâce aux options Doodle Pro, Team et Enterprise, vous pouvez également personnaliser votre application Doodle en ajoutant le logo de votre entreprise ou les couleurs de votre marque.

Doodle est la meilleure application de planification si vous souhaitez organiser une réunion. C'est également une option relativement peu coûteuse pour les propriétaires d'entreprise qui cherchent à faire passer les compétences de communication de leur équipe au niveau supérieur.

Intégration : 5

Facilité d'utilisation : 5

Caractéristiques : 5

5. Calendly (gratuit, abonnement disponible)

Calendly est une autre excellente option en ce qui concerne les alternatives de sondage doodle. Comme Doodle, il propose des options d'abonnement gratuites et premium.

Lorsque vous configurez un horaire, Calendly vous demandera vos préférences de créneau horaire. Il calculera ensuite votre disponibilité à partir de là. Par e-mail, le destinataire peut choisir un moment pour vous rencontrer. Une fois qu'une heure a été décidée, elle sera ajoutée à votre calendrier.

Calendly peut également :

• Intégration avec Google Calendar, Office 365 ou iCloud Calendar.
• Établissez des tampons entre les réunions, pour tenir compte des heures supplémentaires.
• Déterminez automatiquement la disponibilité de chacun par fuseau horaire.
• Planifiez des réunions individuelles.
• Suivez les taux de non-présentation à chaque réunion.

Alors que Calendly peut être utilisé pour des réunions individuelles, sa véritable puissance vient de sa capacité à organiser et à surveiller des événements à grande échelle.

Intégration : 3

Facilité d'utilisation : 3

Caractéristiques : 5

6. YouCanBook.me (abonnement)

Enfin, nous souhaitons recommander l'application de planification de réunions YouCanBook.me. Il s'agit d'un service d'abonnement payant qui permet aux professionnels d'organiser des rendez-vous avec des clients.

Comme YouCanBook.me est orienté vers les relations entre entreprises et clients, ce n'est pas le meilleur outil pour les réunions internes. Cependant, comme les autres options de cette liste, YouCanBook.me offre une tonne de flexibilité en ce qui concerne ses fonctionnalités.

Vous pouvez :

• Détecter automatiquement les fuseaux horaires lors de la planification d'une réunion.
• Personnalisez les rappels pour votre réunion.
• Afficher la disponibilité des membres de l'équipe pour votre réunion.
• Fixez les prix de vos réservations, si vous proposez un service de consultation payant.
• Acceptez les paiements pour les réservations via l'intégration de Stripe.

Bien que YouCanBook.me soit principalement un service basé sur un abonnement, vous pouvez explorer l'essai gratuit avant de vous inscrire.

YouCanBook.me est un bon outil pour les entreprises et les entrepreneurs indépendants offrant des services payants aux clients.

Intégration : 3

Facilité d'utilisation : 3

Caractéristiques : 5

Utilisez un planificateur de réunion, sans tracas

Planifier une réunion avec plusieurs personnes n'a jamais été une tâche facile. Avec l'aide de ces applications, cependant, vous pourrez en tirer le meilleur parti.

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