Utilisez-vous Numbers sur votre Mac pour suivre, enregistrer, manipuler et analyser des données ? Que vous le sachiez ou non, l'application propose des outils intégrés pour vous aider à mieux gérer vos données.
Vous pouvez ranger la calculatrice et ne plus passer des heures à faire les choses manuellement. Nous sommes ici pour vous montrer comment utiliser les formules et les fonctions dans Numbers pour faciliter l'utilisation de vos données.
Avant de vous lancer dans l'insertion de formules et de fonctions dans Numbers, il est important de vous familiariser avec l'éditeur de formules.
Pour le faire facilement, cliquez sur une cellule où vous souhaitez ajouter une formule ou une fonction et tapez le signe égal . C'est tout ce qu'il faut pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez également cliquer sur Insérer> Nouvelle Formule dans la barre d'outils qui ouvrira également le navigateur de fonctions (dont nous parlerons plus tard).
Vous pouvez déplacer l'éditeur de formules en faisant glisser le côté gauche et le redimensionner en faisant glisser depuis l'un des bords avec la flèche double face.
Vous pouvez cliquer sur une cellule ou faire glisser une plage de cellules que vous souhaitez dans votre formule et elles apparaîtront dans l'éditeur. Vous pouvez également utiliser des opérateurs arithmétiques pour additionner, soustraire, multiplier et diviser. Et bien sûr, vous pouvez taper des nombres avec ou sans décimales.
Vous cliquerez sur la coche en vert lorsque vous avez terminé avec l'éditeur et que vous souhaitez appliquer votre formule. Et si vous changez d'avis, cliquez sur le X en rouge pour le fermer sans enregistrer les modifications.
Avant de continuer, vous devez savoir comment supprimer les doublons dans Numbers pour vous assurer que vos données sont exactes.
De manière pratique, Numbers propose des formules de base que vous pouvez utiliser sans avoir à les saisir manuellement.
Sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez utiliser une formule. Cliquez sur Insérer dans la barre d'outils et choisissez parmi la somme, la moyenne, le minimum, le maximum, le nombre ou le produit.
Les chiffres feront une bonne estimation en fonction des données de votre feuille pour les cellules à utiliser et les mettront en évidence pour vous. Et bien souvent, Numbers a raison, mais pas toujours. Si les cellules que vous voyez en surbrillance sont correctes, appuyez sur votre Retour touche pour appliquer la formule.
Si les cellules en surbrillance ne sont pas celles que vous souhaitez utiliser, cliquez sur la cellule contenant la formule et l'éditeur de formule s'ouvrira. Ensuite, sélectionnez les bonnes cellules pour les afficher dans l'éditeur. Pour finaliser la formule, cliquez sur la coche pour l'appliquer.
Si les formules ou fonctions de base que nous avons mentionnées jusqu'à présent ne suffisent pas pour ce que vous aimeriez faire, nous avons d'autres moyens utiles de travailler avec vos données.
Vous pouvez utiliser des opérateurs de comparaison pour voir si les valeurs des cellules sont égales, supérieures, inférieures ou différentes. Les résultats de la formule s'afficheront sous la forme Vrai ou Faux. Ceci est utile si vous souhaitez comparer les ventes, les revenus ou les dépenses sur des mois ou des années.
Pour notre exemple, nous voulons voir si nos ventes de janvier de cette année sont supérieures ou égales à celles de l'année précédente.
Vous pouvez voir dans notre exemple que nos ventes pour ce mois de janvier sont en fait supérieures ou égales à l'année dernière avec le résultat "True" dans la cellule de la formule.
Vous pouvez diviser des chaînes de texte si vous disposez de plus d'informations que nécessaire ou si vous souhaitez extraire des données spécifiques à l'aide des fonctions Droite et Gauche. Ceci est utile pour extraire les indicatifs régionaux des numéros de téléphone, les états des villes ou les codes postaux des chaînes d'adresse.
Pour cet exemple, nous avons une feuille de calcul dans laquelle les données contiennent à la fois une ville et une abréviation d'état à deux lettres pour un client, comme à Chicago, IL. Nous voulons extraire l'état de chaque personne dans un champ séparé.
Cette formule extrait deux caractères (étape 5) du côté droit de la chaîne (étape 3). En appliquant cette formule à notre colonne, nous pouvons maintenant voir uniquement l'abréviation de l'état pour chaque client.
Si les données de votre feuille de calcul proviennent d'une base de données, il se peut qu'elles ne soient pas toujours formatées comme vous en avez besoin. En utilisant notre exemple de feuille de calcul client ci-dessus, vous pouvez avoir les noms et prénoms d'un client avec trop d'espaces entre eux. Cela peut entraîner des problèmes pour les e-mails automatisés ou même les fusions et publipostages utilisant ces noms.
Avec la Trim fonction en chiffres, nous pouvons supprimer automatiquement ces espaces supplémentaires d'un seul coup.
Nous avons maintenant une liste claire et propre de nos noms de clients sans espaces supplémentaires pour faire des ravages avec nos autres logiciels.
Peut-être que votre situation est l'inverse de celle ci-dessus. Vous pouvez avoir des données dans deux cellules différentes que vous souhaitez combiner en une seule. Vous pouvez le faire avec des nombres et du texte en utilisant la fonction Concaténer.
Supposons que les données que nous avons reçues comportent le nom et le prénom d'un client divisés en deux cellules différentes. Notre logiciel de messagerie a besoin que ces noms soient ensemble.
On y va ! Nous avons une colonne avec les noms et prénoms de nos clients ensemble au lieu de les répartir sur différentes cellules.
Une autre fonction dans Numbers qui peut s'avérer très utile, en particulier lors de l'obtention de données à partir de diverses sources, est la fonction Texte en clair. Vous pouvez avoir du texte et des nombres dans votre feuille de calcul qui sont mis en forme en texte enrichi. Les instances peuvent inclure des liens cliquables et des noms en gras, en italique ou soulignés.
À l'aide de la fonction Texte brut, vous pouvez décomposer vos données en texte simple et brut.
Vous devriez alors voir vos données sans texte enrichi sophistiqué, HTML ou autre formatage.
Avec les exemples que nous vous avons montrés ici, vous souhaiterez probablement appliquer la formule ou la fonction à plusieurs cellules. Ainsi, vous pouvez facilement faire glisser pour copier votre formule dans des cellules adjacentes dans des lignes ou des colonnes, selon la façon dont vos données sont disposées.
Sélectionnez une cellule avec la formule vous voulez copier. Lorsque vous voyez le point jaune sur la bordure de la cellule, cliquez dessus et faites glisser aux cellules dans lesquelles vous voulez le copier et le libérer.
Cette formule ou fonction doit non seulement être copiée dans ces cellules, mais s'appliquer immédiatement aux données correspondantes.
La manipulation et l'analyse des données dans vos feuilles de calcul Numbers peuvent être effectuées beaucoup plus facilement avec des formules et des fonctions. Pour gérer les nombres et le texte, essayez ces formules et explorez certaines des autres fonctions intégrées que Numbers a à offrir. Vous ne savez jamais lequel pourrait être d'une grande aide tant que vous ne l'avez pas testé.
Pour plus d'aide avec Numbers, découvrez comment créer des graphiques interactifs ou utiliser la mise en forme conditionnelle.
