Si vous utilisez un Mac sur votre lieu de travail, vous utilisez probablement l'application Mail pour vos communications par e-mail. Cet utilitaire macOS intégré offre des fonctionnalités flexibles qui en font un outil utile pour les professionnels.
Peut-être que vous n'avez tout simplement pas eu le temps d'explorer ces fonctionnalités ou que vous êtes un nouvel utilisateur Mac. Quoi qu'il en soit, cette liste de conseils de productivité professionnels pour Mail sur Mac peut vous aider à configurer l'application avec succès.
La fonction VIP de Mail (disponible sur Mac ainsi que sur iOS) vous offre un excellent moyen de repérer facilement les e-mails de vos contacts les plus importants. Grâce à sa boîte aux lettres dédiée, c'est un moyen pratique de vous assurer de toujours voir rapidement les messages de votre patron ou de votre client.
Vous pouvez configurer vos VIP, puis leur donner des sons de notification personnalisés. De cette façon, vous savez qu'un e-mail entrant provient d'un VIP, même si vos yeux sont ailleurs que sur votre écran.
Désigner un contact ou un expéditeur d'e-mail comme VIP est aussi simple que quelques clics :
Une fois que vous faites cela, vous verrez quelques changements se produire immédiatement. Tout d'abord, le nom de la personne dans l'en-tête de l'e-mail aura désormais une étoile à côté. Deuxièmement, leur nom et leurs e-mails apparaîtront dans vos VIP boîte aux lettres.
Bien que cette partie soit facultative, elle peut être très pratique. Vous pouvez configurer un son de notification personnalisé pour les e-mails provenant de ceux de votre liste VIP en suivant ces étapes :
Désormais, lorsque vous avez la tête baissée en examinant un document, vous saurez quand un e-mail VIP arrive juste au son.
Si vous travaillez quotidiennement avec une équipe de projet ou envoyez fréquemment des e-mails à vos employés, l'utilisation d'un groupe pour ces contacts facilite leur envoi par e-mail à tous en même temps. Bien que vous deviez utiliser l'application Contacts pour créer votre groupe, vous pouvez ensuite utiliser l'application Mail pour leur envoyer vos e-mails.
Pour commencer, ouvrez l'application Contacts sur votre Mac. Vous disposez ensuite de plusieurs méthodes rapides pour créer votre groupe :
Une fois que vous avez configuré votre groupe dans l'application Contacts, leur envoyer un e-mail est un jeu d'enfant. De plus, vous pouvez le faire dans les contacts ou dans l'application Mail.
Dans les Contacts app, faites un clic droit sur le groupe de messagerie et sélectionnez Envoyer un e-mail à [nom du groupe] . La nouvelle fenêtre de message dans l'application Mail s'ouvrira alors avec ce groupe dans le champ À champ.
Dans le Mail app, commencez à saisir le nom de votre groupe dans le T o champ. Lorsque le groupe s'affiche dans la liste des suggestions, cliquez dessus.
Quelle que soit la façon dont vous créez cet e-mail de groupe, cette astuce facilite l'envoi d'e-mails à plusieurs personnes à la fois, surtout si vous envoyez souvent des messages à ces mêmes personnes.
Si vous configurez le son de notification personnalisé pour vos VIP comme mentionné ci-dessus, vous vous êtes déjà penché sur l'utilisation des règles dans l'application Mail. Mais vous pouvez faire bien plus avec ces règles de messagerie pour vos e-mails que simplement définir des sons de notification.
En configurant des règles de messagerie pour les e-mails relatifs à un projet, ou même à un sujet particulier, vous pouvez demander à l'application d'effectuer automatiquement des actions. C'est un excellent moyen d'organiser votre boîte de réception en regroupant les messages similaires ou en marquant les e-mails d'une manière particulière pour les repérer rapidement.
Pour ce premier exemple, nous allons déplacer tous les e-mails du projet X vers la boîte aux lettres du projet X. Cela inclura les messages avec l'expression "Projet X" dans le sujet ainsi que ceux des membres de l'équipe du groupe Projet X.
Peut-être ne souhaitez-vous pas déplacer les e-mails vers un dossier particulier, mais préférez-vous pouvoir les repérer rapidement dans votre boîte de réception. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des couleurs, des drapeaux ou les deux avec les règles Mail.
En utilisant notre exemple Project X ci-dessus, suivez les étapes 1 à 7 pour configurer vos conditions. Lorsque vous arrivez à la huitième étape de l'action, sélectionnez l'une des actions suivantes ou les deux :
Continuez avec la dernière étape en cliquant sur OK et si vous souhaitez ou non appliquer la règle à votre boîte de réception.
Avec ces types de règles configurées, vous pouvez déplacer automatiquement les messages ou repérer ces e-mails de projet en un coup d'œil dans votre boîte de réception.
Les boîtes aux lettres intelligentes de l'application Mail sont comme des règles, dans un sens. Vous ajoutez des conditions qui s'appliquent aux e-mails entrants, mais plutôt que de déplacer, de marquer ou d'émettre des sons, les boîtes aux lettres intelligentes conservent ces e-mails.
Les e-mails restent dans leur boîte de réception d'origine, de sorte qu'ils ne quittent pas réellement ce compte de messagerie particulier. Cependant, ils s'affichent également dans la zone Boîtes aux lettres intelligentes de leur propre boîte aux lettres.
En parcourant les conditions que vous pouvez appliquer à une boîte aux lettres intelligente, vous trouverez probablement celles qui vous seront utiles. Mais un excellent exemple est une boîte aux lettres pour vos e-mails sans réponse. Si vous recevez chaque jour des tonnes d'e-mails nécessitant une réponse, vous pouvez tous les voir au même endroit grâce à une boîte aux lettres intelligente.
Pour le configurer :
Avec cette configuration de boîte aux lettres intelligente, vous pouvez la parcourir à la fin de chaque journée pour voir les e-mails auxquels vous n'avez pas répondu, afin de ne jamais manquer une occasion de répondre.
Ces conseils de productivité pour l'application Mail sur Mac ne sont que le début des moyens de l'utiliser plus efficacement. Vous pouvez également jeter un œil à certaines façons de faire de Mail un meilleur client de messagerie de bureau dans l'ensemble.
Mais si vous n'êtes toujours pas convaincu et que vous souhaitez examiner d'autres options de messagerie, découvrez pourquoi vous devriez utiliser Spark pour gérer votre messagerie Mac et iOS.
