4 Astuces Essentielles pour Booster la Productivité avec Mail sur Mac

Si vous utilisez un Mac au travail, l'application Mail est probablement votre outil principal pour les communications par e-mail. Intégrée à macOS, elle offre des fonctionnalités puissantes et flexibles, idéales pour les professionnels.

Que vous soyez un utilisateur novice ou pressé par le temps, ces 4 astuces expertes vous aideront à configurer Mail de manière optimale pour gagner en efficacité.

1. Utilisez les VIP pour votre patron ou client

La fonctionnalité VIP de Mail (disponible sur Mac et iOS) permet de repérer instantanément les e-mails de vos contacts prioritaires grâce à une boîte aux lettres dédiée. Parfait pour ne jamais rater un message de votre patron ou client.

Configurez des notifications sonores personnalisées pour être alerté même sans regarder l'écran.

Configurer un VIP dans Mail

Désigner un contact comme VIP est simple :

1. Sélectionnez un e-mail de l'expéditeur concerné dans Mail.
2. Cliquez sur son nom dans l'en-tête.
3. Choisissez Ajouter aux VIP dans le menu contextuel.

Immédiatement, une étoile apparaît à côté du nom, et les e-mails VIP s'affichent dans la boîte VIP.

Configurer une notification VIP personnalisée

Pour un son dédié :

1. Allez dans Mail > Préférences > onglet Règles.
2. Cliquez sur Ajouter une règle.
3. Nommez-la et laissez Si [une/toutes] des conditions suivantes sont remplies sur n'importe laquelle.
4. Condition : L'expéditeur est VIP.
5. Action : Jouer le son, choisissez-en un.
6. Cliquez OK et sélectionnez Ne pas appliquer pour la boîte de réception.

Vous serez averti par un son unique dès l'arrivée d'un e-mail VIP.

2. Créez des groupes d'e-mails pour équipes ou employés

Pour communiquer facilement avec une équipe ou des employés, créez un groupe dans Contacts, puis envoyez des e-mails groupés via Mail.

Créer votre groupe

Dans l'app Contacts :

• Fichier > Nouveau groupe (ou +), nommez-le, glissez-y des contacts.
• Ou sélectionnez des contacts (Cmd+clic), puis Fichier > Nouveau groupe à partir de la sélection.

Créer un e-mail de groupe

Dans Contacts : clic droit sur le groupe > Envoyer un e-mail à [nom].

Dans Mail : saisissez le nom du groupe dans le champ À, sélectionnez-le dans les suggestions.

Cette méthode simplifie les envois récurrents à plusieurs destinataires.

3. Configurez des règles Mail pour les e-mails de projet

Les règles Mail automatisent l'organisation : déplacez, marquez ou coloriez les messages selon des critères précis, comme pour un projet spécifique.

Déplacer les e-mails vers un dossier

Exemple pour "Projet X" (sujet + groupe) :

1. Mail > Préférences > Règles.
2. Ajouter une règle, nom : "Project X Emails".
3. Toutes les conditions.
4. Condition 1 : Objet contient "Projet X".
5. + Condition 2 : L'expéditeur est membre du groupe "Project X Group".
6. Action : Déplacer le message vers Projet X.
7. OK, choisissez application.

Marquer les e-mails avec une couleur ou un drapeau

Suivez les étapes 1-7, puis actions :

• Définir la couleur : Arrière-plan ou Texte, choisissez couleur.
• Marquer avec un drapeau : choisissez couleur.

OK.

Organisez et visualisez vos projets en un clin d'œil.

4. Créez des boîtes aux lettres intelligentes pour les e-mails sans réponse

Les boîtes intelligentes regroupent les e-mails sans les déplacer, basées sur des conditions.

Idéal pour les e-mails sans réponse du jour :

1. Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres intelligente, nommez-la.
2. Toutes les conditions.
3. Condition 1 : Le message n'a pas reçu de réponse.
4. + Condition 2 : Date de réception est aujourd'hui (ou autre période).
5. OK.

Parcourez-la en fin de journée pour ne rien oublier.

Faites-en Plus avec Mail sur Mac

Ces astuces sont un excellent départ. Explorez d'autres optimisations pour un Mail encore plus performant, ou testez Spark pour une gestion avancée sur Mac et iOS.