C'est moins compliqué d'être sans papier. Mais il y a des moments où vous avez besoin d'une impression physique d'un e-mail important. Il peut être accompagné d'un contrat ou d'une facture. La copie papier est toujours importante en tant que sécurité intégrée. Alors, comment pouvez-vous imprimer un e-mail et d'où pouvez-vous le faire lorsque vous n'êtes pas enchaîné à votre bureau ?
Répondons à toutes les questions qui se posent entre votre boîte de réception et l'imprimante.
Le « pourquoi » si vous souhaitez imprimer des e-mails peut prendre plusieurs raisons. Le "comment" est tout aussi simple dans les outils riches en fonctionnalités d'aujourd'hui qui vous offrent non seulement une imprimante physique, mais également des solutions d'impression en nuage et d'imprimante virtuelle telles que l'impression au format PDF et l'envoi vers OneNote.
Gmail est basique avec ses contrôles d'impression dépendant du navigateur. Un client de messagerie de bureau comme Microsoft Outlook 365 et 2019 offre à la fois des méthodes manuelles pour imprimer des e-mails et des flux de travail automatiques à l'aide des règles Outlook.
Mais regardons d'abord Gmail sur le Web avant de lancer une application de bureau comme Outlook.
Imprimer un seul message Gmail est facile. Ouvrez votre Gmail et accédez au courrier que vous souhaitez imprimer.
Étape 1 : Ouvrez l'e-mail spécifique ou développez-le s'il fait partie d'un long fil de conversations.
Étape 2 : Allez en haut à droite et cliquez sur Imprimante icône. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le courrier et choisir Imprimer depuis le menu contextuel. Sinon, utilisez le Ctrl + P raccourci.
Étape 3 : L'impression La boîte de dialogue est maintenant affichée. Choisissez l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer. N'oubliez pas que vous pouvez imprimer sur votre imprimante électronique, une imprimante cloud, un PDF ou simplement "l'imprimer" sur OneNote.
Étape 4 : Choisissez les autres paramètres de l'imprimante comme la Mise en page et le nombre de pages que vous souhaitez imprimer si le message déborde sur plus d'une page.
Étape 5 : Cliquez sur Plus de paramètres pour étendre les options disponibles pour l'impression dans Gmail.
La vue Conversation dans Gmail peut afficher une chaîne de 100 e-mails dans un long fil. Pour les imprimer tous, allez à nouveau en haut à droite et cliquez sur l'icône de l'imprimante qui indique maintenant Tout imprimer .
Mais vous pouvez également imprimer un e-mail en suivant l'ordre chronologique et en ouvrant cette conversation unique. Ensuite, suivez les étapes ci-dessus pour imprimer le courrier.
Qu'en est-il de l'impression d'e-mails avec le mode confidentiel ? La réponse courte est que vous ne pouvez pas. Si l'expéditeur a activé ce paramètre de confidentialité, vous ne pouvez pas transférer, copier, imprimer ou télécharger le courrier.
L'alternative consiste à prendre une capture d'écran du courrier et à l'imprimer si vous souhaitez conserver certaines informations avant l'expiration du courrier.
Outlook peut être un cheval de bataille pour imprimer un e-mail ou imprimer en masse plusieurs e-mails avec des pièces jointes. Avec la nature d'entreprise du logiciel Office à l'avant-garde, il existe plusieurs façons d'imprimer des e-mails à partir d'Outlook et de gagner du temps lors de l'impression en masse.
Étape 1 : Lancez Outlook et ouvrez le seul e-mail que vous souhaitez imprimer.
Étape 2 : Accédez à Ruban > Fichier > Imprimer et choisissez l'imprimante que vous souhaitez utiliser. Sinon, utilisez le raccourci Ctrl + P .
Étape 3 : Dans les Paramètres , choisissez Style de mémo .
Comme vous pouvez le constater, Outlook vous propose deux options de style d'impression :Style de tableau. et Style de mémo . L'impression en style tableau affiche une liste de tous les messages de votre boîte de réception. Et choisir Style de mémo imprime l'e-mail réel.
Étape 4 : Vous pouvez choisir de prévisualiser les deux styles avant de finaliser les autres options d'impression et d'appuyer sur Imprimer dans la boîte de dialogue. Les options d'impression vous permettent également de sélectionner une page spécifique d'un message avec la plage de pages réglage.
Imprimer les pièces jointes dans Microsoft Outlook
Suivez les étapes ci-dessus et sélectionnez Imprimer les fichiers joints case à cocher dans la boîte de dialogue Options d'impression.
La fonction d'impression rapide d'Outlook vous permet d'imprimer un e-mail ou un lot d'entre eux sans en ouvrir aucun.
Étape 1 : Sélectionnez un e-mail ou utilisez la touche Ctrl touche avec la souris pour sélectionner plusieurs emails. Ensuite, faites un clic droit et choisissez Impression rapide dans le menu contextuel.
Étape 2 : Si le paramètre pour Imprimer les fichiers joints est cochée, toute pièce jointe dans les messages sera également imprimée.
Notez que Quick Print utilisera l'imprimante par défaut définie dans la boîte de dialogue Imprimer. Si vous souhaitez utiliser une autre imprimante, ouvrez le bouton Imprimer boîte de dialogue et remplacez l'imprimante par celle disponible pour votre système.
Vous souhaitez imprimer une section spécifique d'un e-mail et non l'intégralité du message ? Vous pouvez facilement le faire dans Outlook, mais vous devez utiliser le navigateur comme pont entre Outlook et votre imprimante.
Étape 1 : Ouvrez l'e-mail. Accédez à l'onglet Ruban > Message > Déplacer le groupe > Actions > Afficher dans le navigateur .
Étape 2 : Cliquez sur OK sur la boîte de message de sécurité qui apparaît. L'e-mail s'affiche dans le navigateur par défaut configuré pour Outlook.
Étape 3 : Sélectionnez le texte ou la section du message directement dans la fenêtre du navigateur.
Étape 4 : Accédez à la fonction d'impression du navigateur ou faites un clic droit en haut de la sélection et choisissez Imprimer .
Étape 5 : Sous Plage de pages> cliquez sur Sélection> Cliquez ensuite sur Imprimer .
Cela peut être une habitude utile pour économiser du papier et de l'encre d'imprimante lorsque vous souhaitez uniquement conserver une partie d'un e-mail et non l'intégralité du message.
Votre bureau est connecté à l'imprimante, de sorte qu'une impression n'est qu'à quelques clics. Mais qu'en est-il de l'impression depuis votre téléphone mobile ?
Vous pouvez utiliser Imprimer au format PDF et enregistrer le document sous forme de fichier PDF sur votre téléphone jusqu'à ce que vous ayez accès à une imprimante.
Pour les utilisateurs d'Android et d'iPhone, n'importe quel navigateur mobile peut vous aider à imprimer vos e-mails. Le service AirPrint d'Apple est une solution sans fil qui élimine le besoin d'installer des pilotes. Il est similaire à Cloud Print de Google pour les utilisateurs d'Android. Et les deux vous aident à imprimer des e-mails, des documents et des photos où que vous soyez.
Votre propre ordinateur, appareil mobile et imprimante sont pratiques. Mais que se passe-t-il lorsque vous êtes en déplacement sans avoir accès à votre propre imprimante ?
Ce n'est pas un problème dans notre monde hyper-connecté d'aujourd'hui. Les magasins de fournitures de bureau, les bibliothèques publiques, les centres de services aux entreprises, les hôtels et les restaurants peuvent en être les sources. Même FedEx et UPS sont connus pour offrir des services d'impression et de copie aux particuliers, aux petites et grandes entreprises.
Tapez "lieux d'impression près de chez moi" dans Google Maps et cela peut proposer de nombreuses autres options. Il existe de nombreux autres endroits où trouver une imprimante lorsque vous n'êtes pas chez vous. Si tout le reste échoue, comptez sur la gentillesse des étrangers.
L'outil Réfléchir avant d'imprimer campagne est apparue il y a plusieurs années. Nous espérons que notre éco-conscience s'est améliorée maintenant. Les habitudes d'impression durables (par exemple, l'impression recto verso) et les produits (papier recyclé et options d'économie d'énergie) se sont améliorés.
De plus, les clients de messagerie sont dotés de généreuses fonctionnalités de stockage en nuage et de gestion de la boîte de réception. Appliquez les meilleures pratiques d'organisation des e-mails et chaque extrait de données est accessible sur n'importe quel appareil.
Alors imprimez un e-mail lorsque cela est absolument nécessaire. Sinon, utilisez Imprimer au format PDF depuis n'importe où et stockez-le dans le cloud ou exportez-le vers une solution de prise de notes comme Evernote ou OneNote.
