Asana est l'un des meilleurs outils de productivité que vous pouvez utiliser gratuitement, et il est parfait pour un professionnel de la création qui cherche à gérer son emploi du temps. Il est livré avec de nombreuses options de personnalisation, mais lorsque vous apprenez les ficelles du métier, sa polyvalence peut sembler intimidante.
Allons-y doucement. Voici comment créer et suivre un projet avec Asana.
Asana est basé sur le Web, donc lorsque vous configurez votre projet, vous devez vous connecter à votre compte. Si vous n'êtes pas encore inscrit, essayez d'abord le compte gratuit Basic et voyez si vous l'aimez. Pour des utilisations plus avancées, Asana propose différents niveaux de prix.
Si vous avez essayé de gérer un projet avec Trello, nous avons déjà expliqué comment Asana se compare à Trello en tant qu'outil de gestion de projet.
Une fois inscrit, vous verrez une page d'accueil similaire à la capture d'écran ci-dessus. Le long du côté gauche se trouve votre barre latérale. Au centre sous Tâches dues bientôt vous verrez une liste de choses que vous devez compléter. En dessous, vous verrez les icônes de vos projets récemment ouverts.
Pour créer un nouveau projet, accédez à votre barre latérale. Sous Équipes , cliquez sur + > Ajouter un projet .
Une fois que vous l'aurez fait, vous serez accueilli par un nouvel écran qui vous donnera une liste de modèles parmi lesquels choisir. Allons-y avec Blank Project . Pour suivre les tâches quotidiennes, vous n'aurez pas besoin de plus que cela.
Après avoir cliqué sur Projet vierge , vous serez invité à ajouter vos coordonnées. C'est ici que vous allez configurer les "règles" qui régissent l'apparence de votre projet.
Étant donné que ce projet m'aide dans mes tâches quotidiennes, je vais définir la confidentialité sur Privé pour moi . Personne d'autre n'a besoin de le voir.
Ensuite, cliquez sur Créer un projet . Asana générera ce projet dans votre catégorie Équipes dans la barre latérale.
Maintenant que vous avez créé votre nouveau projet, vous pouvez en personnaliser la couleur. Cela facilite la lecture dans votre calendrier.
Pour personnaliser votre couleur, cliquez sur le "..." à côté du nom de votre projet. Sous Définir la couleur de surbrillance , choisissez un échantillon.
La beauté d'Asana est que vous pouvez créer plusieurs tâches avec différents paramètres à l'intérieur de chaque projet.
Toute tâche peut également être répétitive. Pour créer une tâche répétitive, cliquez sur le nom de votre projet --- "Tutoriel Asana" --- sous Équipes section dans la barre latérale. Cela garantit que le projet est actif.
Sous Liste , cliquez sur Ajouter une tâche . Cela ajoutera automatiquement une carte de tâche sur le côté droit de votre espace de travail. C'est ici que vous remplirez vos coordonnées.
Pour ce didacticiel, je vais dire que cette tâche consiste à publier des illustrations sur Twitter.
Pour attribuer la tâche à quelqu'un, cliquez sur l'icône de la personne à côté de la date d'échéance. Tapez leur nom. En cliquant sur leur nom d'utilisateur, la tâche leur est attribuée.
Ensuite, donnons à cette tâche une date limite. Pour ce faire, cliquez sur Date d'échéance icône. Cela fait apparaître le calendrier et une liste de dates parmi lesquelles vous pouvez choisir.
Pour cette tâche, je vais fixer la date limite au 24 mars. Mais je souhaite également que cette tâche se répète une fois par jour une fois que j'ai fini de la créer.
Pour activer la répétition, cliquez sur Définir pour répéter . Cela fera apparaître un menu déroulant dans lequel vous pourrez choisir des intervalles quotidiens, périodiques, hebdomadaires, mensuels ou annuels.
Vous pouvez également cliquer sur Ajouter une heure limite avoir la tâche due à une certaine heure chaque jour. Pour ce tutoriel, je vais taper 11h00.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminé . Vous verrez apparaître votre nouvelle tâche avec son nom, sa date d'échéance et à qui elle est attribuée dans la Liste .
Cela dit, que se passe-t-il si vous souhaitez créer une tâche pour un projet plus compliqué ? Que se passe-t-il si cette tâche a une date de fin définitive ou si vous devez effectuer plusieurs étapes ?
Pour créer une tâche avec une date de fin fixe, suivez le même processus que celui décrit à l'étape 4 .
Cliquez sur Ajouter une tâche , remplissez le titre, le destinataire et la date d'échéance, mais lorsque vous arrivez à la date d'échéance, ne cliquez pas sur Définir pour répéter . Ce n'est pas nécessaire.
Sous la section de titre, vous verrez une zone de texte indiquant Description . En cliquant sur cette case, vous pouvez remplir les informations sur votre projet :qui est le client, ce dont il a besoin ou toute idée que vous souhaitez inclure dans votre conception.
Tous ces détails côte à côte pourraient devenir compliqués. Si votre tâche nécessite plusieurs étapes pour se terminer, vous pouvez ajouter des sous-tâches pour en garder une trace.
Pour créer une sous-tâche, cliquez sur son icône en haut de votre fiche de tâche, ici surlignée en rouge.
Cela créera automatiquement une sous-tâche pour vous. Comme la tâche parente, vous pouvez la nommer, lui donner une date d'échéance ou l'attribuer à une autre personne.
Si la tâche principale est définie sur privée, la sous-tâche devra vous être attribuée. Pour attribuer rapidement la tâche, cliquez sur l'icône de la personne, puis cliquez sur M'attribuer .
Maintenant que vous avez créé une sous-tâche, vous pouvez créer des sous-tâches supplémentaires dans votre carte de tâche.
Vous pouvez également réorganiser les sous-tâches en cliquant dessus et en les faisant glisser à l'aide des six points situés à gauche de chaque coche. Ceci est utile si vous créez vos sous-tâches dans le désordre.
Une fois que vous avez créé vos sous-tâches, vous souhaiterez peut-être marquer ce projet afin qu'il soit plus facile à trouver. Pour le taguer, appuyez sur Tab + T pour faire apparaître votre boîte de balises. Cette case apparaîtra au-dessus de vos sous-tâches.
Je vais taguer ce projet "tutoriels", mais comme vous pouvez le voir, je n'ai pas encore de tag pour ça. Pour en créer un, cliquez sur la case bleue indiquant NOUVEAU TAG . Asana le générera pour vous.
Donc, maintenant que nous avons fini de configurer les tâches répétitives et ponctuelles, il n'y a plus grand-chose d'autre à faire que de les "compléter".
Lorsque vous avez terminé une tâche ou une sous-tâche, cliquez sur les coches à côté de l'élément. Ils deviendront verts une fois qu'ils auront terminé.
Que faire si vous souhaitez supprimer une tâche qui n'est plus active ? Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de votre tâche et sélectionnez Supprimer la tâche .
Une fois que vous l'aurez fait, Asana vous demandera :voulez-vous annuler votre dernière action ou vous débarrasser de la tâche pour de bon ? Si vous êtes certain de ne plus avoir besoin de la tâche, cliquez sur Supprimer définitivement et Asana l'effacera.
Comme vous pouvez le voir, la capacité d'Asana à gérer vos projets créatifs --- et à les personnaliser --- peut se faire en quelques étapes simples.
Cependant, ce n'est pas le seul outil qui peut vous aider avec votre temps et vos projets, et si vous cherchez plus d'informations, nous avons une excellente liste d'outils de gestion de projet gratuits pour vous.
