Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Google Docs basé sur le cloud plutôt que des applications de traitement de texte basées sur des applications telles que Microsoft Word. L'un des plus importants est que vous pouvez créer des automatisations très utiles à l'aide de puissants scripts Google.
Voici trois scripts qui vous permettent de créer un document à partir d'invites utilisateur, d'importer Google Analytics dans un rapport Google Doc et de créer un document à partir d'un fichier Google Sheet.
Si vous envoyez souvent le même e-mail, un modèle de document automatisé peut vraiment vous aider à gagner du temps. Cela pourrait être quelque chose comme un rapport mensuel des ventes à votre responsable ou des mises à jour hebdomadaires à vos collègues. Tout ce que vous écrivez souvent peut être automatisé avec un modèle de document et un script Google.
La première étape consiste à créer un modèle de document. Faire cela est aussi simple que de créer un Google Doc. Pour les mots que vous souhaitez compléter, entourez-les simplement de deux ## signes, comme dans l'exemple ci-dessous.
Dans ce document, vous pouvez créer un script Google qui s'exécute à l'ouverture du document. Votre script vous demandera d'entrer chacun des éléments qui entrent dans le document.
Pour créer votre script, cliquez sur Outils élément de menu, et cliquez sur Éditeur de script .
Dans la fenêtre de l'éditeur, supprimez le code qui s'y trouve et remplacez-le par le script suivant.
Ce script appellera des invites lorsque le document s'ouvrira, créera un nouveau document avec le nom du vendeur et la date d'aujourd'hui dans le titre. Ensuite, il remplira les champs du modèle avec les informations que vous avez saisies.
function maFonction() {
// Affiche une boîte de dialogue pour chaque champ pour lequel vous avez besoin d'informations.
var ui =DocumentApp.getUi();
//var réponse =ui.prompt('Entrez le nom', 'Entrez le nom du vendeur', ui.ButtonSet.OK);
var nameResponse =ui.prompt('Entrez le nom du vendeur');
var client1Response =ui.prompt('Entrez le client 1');
var sales1Response =ui.prompt('Entrez ventes 1');
var client2Response =ui.prompt('Entrez le client 2');
var sales2Response =ui.prompt('Entrez ventes 2');
var client3Response =ui.prompt('Entrez le client 3');
var sales3Response =ui.prompt('Entrez ventes 3');
var commissionResponse =ui.prompt('Entrez la commission');
var date =nouvelle Date();
//Faire une copie du fichier modèle
var documentId =DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId();
//Renommer le fichier copié
DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + ' Sales Report');
// Récupère le corps du document sous forme de variable
var body =DocumentApp.openById(documentId).getBody();
//Insère les entrées dans le document
body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText());
body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText());
body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText());
body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText());
body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText());
body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText());
body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText());
body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText());
}
Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document.
Vous le trouverez intégré dans l'URL lorsque vous modifierez le modèle de document.
Dans la fenêtre de l'éditeur Google Script, cliquez sur le disque icône pour enregistrer le script.
Ensuite, cliquez sur exécuter icône pour tester que cela fonctionne.
Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devrez peut-être approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script.
De retour dans le document modèle, vous verrez les fenêtres d'invite apparaître les unes après les autres. Remplissez les champs avec les données que vous souhaitez intégrer au document.
Lorsque vous avez terminé, le script crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations que vous avez saisies.
Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque fois que vous ouvrez le modèle de document.
Dans la fenêtre de Google Script Editor, cliquez sur Modifier > Déclencheurs du projet actuel .
Cliquez sur Ajouter un déclencheur bouton dans le coin inférieur droit. Assurez-vous de Sélectionner le type d'événement est ouvert .
Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer , et vous avez terminé.
Que vous possédiez un site Web ou que vous travailliez pour quelqu'un qui en possède un, il est souvent nécessaire de mesurer le trafic et les performances du site Web et de les fournir dans un rapport formaté.
Vous pouvez utiliser la même approche de modèle que dans la section ci-dessus pour exporter les données du site Web à partir de Google Analytics et les générer dans un rapport Google Docs bien formaté.
Tout d'abord, créez un modèle de rapport comme vous l'avez fait dans la section précédente. Dans cet exemple, le modèle sera configuré pour fournir le nombre total d'utilisateurs, de sessions et de pages vues pour la semaine écoulée.
Ensuite, accédez à Google Docs Script Editor en suivant les mêmes étapes que dans la section précédente.
Activez l'accès aux données Google Analytics en suivant les étapes ci-dessous.
Maintenant que vous avez activé l'intégration avec l'API Google Analytics, vous êtes prêt à créer automatiquement votre rapport.
Collez le code suivant dans la fenêtre de code de l'éditeur de script.
function maFonction() {
var tableId ='ga:' ;
var startDate =getLastNdays(7); // Il ya 1 semaine.
var endDate =getLastNdays(0);
var date =nouvelle Date();
var résultats =Analytics.Data.Ga.get(
ID de table,
date de début,
date de fin,
'ga:utilisateurs,ga:sessions,ga:pages vues',
{'dimensions' :'ga:date'} );
données var =[] ;
var totaux =résultats.totalsForAllResults ;
pour (metricName dans les totaux) {
data.push(totaux[metricName]);
}
var utilisateurs =données[0]
var sessions =données[1]
var pages vues =données[2]
// Sortie vers Google Doc.
//Faire une copie du fichier modèle
var documentId =DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId();
//Renommer le fichier copié
DriveApp.getFileById(documentId).setName(date + ' Website Report');
// Récupère le corps du document sous forme de variable
var body =DocumentApp.openById(documentId).getBody();
//Insère les entrées dans le document
body.replaceText('##startdate##', startDate);
body.replaceText('##enddate##', endDate);
body.replaceText('##users##', users);
body.replaceText('##sessions##', sessions);
body.replaceText('##pageviews##', pages vues);
}
function getNdaysDerniers(nDaysAgo) {
var aujourd'hui =nouvelle Date();
var avant =nouvelle Date();
avant.setDate(aujourd'hui.getDate() - nDaysAgo);
return Utilities.formatDate(avant, 'GMT', 'aaaa-MM-jj');
} Remplacez le code d'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'identifiant Analytics par l'identifiant affiché pour votre site Web dans Google Analytics.
Dans la fenêtre de l'éditeur Google Script, cliquez sur le disque icône pour enregistrer le script.
Cliquez sur exécuter icône pour tester que cela fonctionne.
Lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations de votre compte Google pour exécuter le script.
L'exécution du script créera un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les informations sur les performances du site Web pour la semaine dernière.
Enfin, il vous suffit de configurer le script pour qu'il s'exécute chaque semaine.
Dans la fenêtre Google Script Editor, cliquez sur Modifier et Déclencheurs du projet actuel .
Cliquez sur Ajouter un déclencheur bouton dans le coin inférieur droit. Modifier Sélectionner la source de l'événement à Temporel. Modifier Sélectionner le type de déclencheur basé sur le temps à Programmateur hebdomadaire .
Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer , et votre script s'exécutera chaque semaine et créera un nouveau rapport hebdomadaire.
Il peut arriver que vous ayez besoin de transférer des informations d'une feuille de calcul vers un document, par exemple pour développer des rapports ou consigner des informations.
Si vous le faites fréquemment, vous pouvez gagner du temps en intégrant Google Sheets à Google Docs. Pour ce script, vous allez utiliser l'éditeur de scripts Google à l'intérieur de Google Sheets, car c'est de là que proviendront les données.
Tout d'abord, vous allez créer votre modèle de document de vente comme vous l'avez fait dans la première section de cet article, en incorporant des variables entourées par le ## symbole.
Les données de ces rapports proviendront de votre feuille de calcul Google Sheets, qui peut ressembler à cet exemple.
Pour créer votre script, dans Google Sheets, cliquez sur Outils élément de menu, et cliquez sur Éditeur de script .
Collez le script suivant dans la fenêtre de script de l'éditeur.
function maFonction() {
var date =nouvelle Date();
// Ouvre SS par son ID
var ss =SpreadsheetApp.openById("");
var feuille =ss.getSheetByName('Sam'); // ou quel que soit le nom de la feuille
//Faire une copie du fichier modèle
var documentId =DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId();
//Renommer le fichier copié
DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam ' + date + ' Sales Report');
// Récupère le corps du document sous forme de variable
var body =DocumentApp.openById(documentId).getBody();
var gamme =feuille.getRange("A2:B4");
body.replaceText('##nom##', 'Sam');
pour (var i=1; i<4; i++) {
cellule =plage.getCell(i,1);
client =cellule.getValue();
body.replaceText('##client' + i + '##', client);
cellule =plage.getCell(i,2);
ventes =cell.getValue();
body.replaceText('##sales' + i + '##', sales);
}
} Remplacez l'ID de document dans le script ci-dessus par l'ID de document du modèle de document. Remplacez également l'identifiant Google Sheet par l'identifiant de vos données Google Sheet.
Dans la fenêtre de l'éditeur Google Script, cliquez sur le disque icône pour enregistrer le script.
Cliquez sur exécuter icône pour tester que cela fonctionne.
N'oubliez pas que lorsque vous exécutez le script pour la première fois, vous devez approuver les autorisations afin qu'il puisse accéder à votre compte Google.
Lorsque vous exécutez le script, il crée un nouveau document dans votre dossier racine Google Drive avec toutes les données de vente de la feuille de calcul.
Il est également possible de parcourir les onglets de la feuille et de créer un nouveau document de sortie de vente pour chaque commercial de votre équipe.
Pourquoi ne pas jouer avec le script ci-dessus et voir si vous pouvez réussir ?
Google Docs ressemble à un simple traitement de texte, mais comme vous pouvez le voir lorsque vous intégrez Google Analytics, il multiplie les fonctionnalités de cette application cloud.
Les modèles dans Google Docs sont au cœur de ce qui fait que tout cela fonctionne. Vous seriez surpris de voir à quel point l'utilisation de modèles dans Google Docs peut rendre tout ce que vous faites beaucoup plus efficace. Essayez-les et, pendant que vous y êtes, ajoutez également vos propres automatisations Google Script créatives.
N'oubliez pas que vous pouvez également utiliser des scripts dans Sheets. Vous voulez quelques exemples ? Jetez un œil à ces scripts Google qui peuvent rendre Google Sheets plus puissant.