Diriger une entreprise est déjà assez difficile. Plus vous pouvez automatiser et ne pas avoir à vous souvenir, plus vous pouvez vous concentrer sur les choses les plus importantes.
Il existe de nombreux domaines de votre entreprise que vous pourriez automatiser pour gagner du temps. Enregistrez chaque notification de paiement PayPal comme un revenu pour vos dossiers fiscaux. Utilisez la technologie GPS pour enregistrer le kilométrage professionnel. Ou recevez des rappels pour renouveler automatiquement les domaines Web de votre entreprise ajoutés à votre liste de tâches quotidienne.
Si vous êtes curieux de savoir comment vous pouvez configurer l'une de ces choses pour mieux automatiser votre entreprise, continuez à lire.
La plupart des petites entreprises acceptent les paiements des services de traitement des paiements qui envoient des notifications par e-mail. PayPal en est un exemple.
Les notifications sont un excellent moyen de déclencher d'autres automatisations.
Dans ce cas, vous pouvez utiliser la ligne d'objet unique que ce service attache toujours à ses e-mails pour déclencher l'ajout d'un nouvel enregistrement à votre feuille de calcul des revenus.
Tout d'abord, si vous n'en avez pas encore, créez un compte IFTTT.
Ensuite, cliquez sur Mes applets dans le menu, puis cliquez sur Nouvelle applet lien à droite. Cliquez sur Ceci .
Rechercher Gmail et cliquez sur le lien Gmail. Vous pouvez utiliser n'importe quel autre service de messagerie de votre choix, à condition qu'il soit intégré à IFTTT.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Nouvel e-mail dans la boîte de réception à partir de la recherche .
Sur l'écran suivant, définissez la requête de recherche subject:You've got money (utilisez le texte que votre service de paiement utilise dans la ligne d'objet de son e-mail de notification).
"Objet :" indique à IFTTT d'analyser les e-mails entrants à la recherche du texte spécifié dans le champ Objet.
Cliquez sur Créer un déclencheur .
Ensuite, vous devez créer une action qui charge une nouvelle ligne dans votre feuille de calcul de journalisation des revenus.
Avant de faire cela, allez dans Google Drive et créez un nouveau répertoire appelé IFTTT , et à l'intérieur de celui-ci, créez un autre répertoire appelé Business .
Dans le sous-dossier Entreprise, créez une feuille de calcul intitulée Revenus et dépenses . Nommez le premier onglet de la feuille de calcul Revenu .
De retour dans IFTTT, cliquez sur Ça . Rechercher des feuilles et cliquez sur Google Sheets .
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Ajouter une ligne à la feuille de calcul .
Cela déclenchera une nouvelle ligne dans votre feuille de calcul des revenus chaque fois qu'un nouvel e-mail correspond au filtre de la ligne d'objet.
Remplissez le formulaire suivant en utilisant les détails indiqués ci-dessous.
Le champ important ici est Formaté ligne. Le texte dans ce champ doit être "{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}"
Cela laisse deux champs vides. Cela vous permettra d'analyser le corps de l'e-mail dans le nom de l'expéditeur et le montant en dollars (voir Google Script ci-dessous).
Cliquez sur Créer une action pour terminer cette étape.
Il est maintenant temps de personnaliser votre feuille de calcul. Ouvrez la feuille de calcul Google que vous venez de créer.
Lorsque vous recevez un e-mail, la nouvelle ligne ressemblera à ceci.
Comme vous pouvez le constater, le corps de l'e-mail est chargé dans A1, deux colonnes sont ignorées et la date du paiement passe dans D1.
Nettoyez la feuille en masquant la colonne A. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la colonne A, puis sélectionnez Masquer la colonne .
Ensuite, vous devez écrire un script Google qui s'exécutera chaque fois qu'une nouvelle ligne sera ajoutée à la feuille.
Ce script insérera les calculs requis pour remplir B2 et C2 avec le nom et le montant en dollars du corps de l'e-mail.
Allez dans l'éditeur de script en cliquant sur Outils dans le menu, et cliquez sur Éditeur de script .
Dans l'éditeur de script, collez le code suivant sous la parenthèse fermante de myFunction().
fonction FindLastRow(){
var feuille =SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var data =feuille.getDataRange().getValues();
for(var je =data.length-1; je>=0; je--){
si (données[i][0] !=null &&données[i][0] !=''){
retourner i+1 ;
}
}
} Ce code recherche dans la feuille la dernière ligne.
Maintenant, dans myFunction(), collez le script suivant.
fonction maFonction() {
var intLastRow =FindLastRow()
SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)');
SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A '+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');
Cela semble compliqué, mais ça ne l'est pas.
La première commande "setValue" ne fait que remplir la colonne B avec cette fonction :
"=gauche(A1,trouver("$",A1)-11)"
Cela saisit simplement tout le texte dans le corps à gauche du symbole du dollar.
Puis il remplit la colonne C avec cette fonction :
"=mi(A1,trouver("$",A1)-1,(Trouver("D",A1)-Trouver("$",A1))+2)"
Ceci extrait le montant en dollars entre "$" et "USD". Le script remplace simplement A1 par le numéro de la dernière colonne.
Enregistrez ce script en cliquant sur l'icône du disque dans le menu.
Configurez ensuite le script pour qu'il s'exécute à chaque mise à jour de la feuille en cliquant sur Modifier , et Déclencheurs du projet actuel .
Cliquez sur le lien pour ajouter des déclencheurs.
Sélectionnez maFonction , À partir d'une feuille de calcul , puis sélectionnez En cas de modification de la dernière liste déroulante.
Désormais, chaque fois qu'une notification de paiement entrant arrive, une nouvelle ligne est ajoutée à la feuille de calcul.
Votre script se déclenche et remplit les champs appropriés avec le nom de l'expéditeur et le montant en dollars.
Développer 
Développer 
Développer Cette prochaine automatisation est facile puisque vous utiliserez une application qui peut faire le suivi GPS pour vous---Traqueur GPS Everlance.
Les achats intégrés sont un peu ennuyeux, mais vous pouvez exporter gratuitement vos journaux de trajet par e-mail. Les journaux arrivent sous forme de pièce jointe Excel.
Tout ce que vous avez à faire est de configurer une automatisation IFTTT pour intercepter ces e-mails entrants et enregistrer le fichier sur votre compte Google Drive.
Les journaux de trajet d'Everlance arrivent avec la ligne d'objet :"Votre exportation de transactions est prête". C'est ce que vous pouvez utiliser pour intercepter l'e-mail.
C'est ce que le Télécharger le fichier depuis l'URL la configuration devrait ressembler.
Cliquez sur Créer une action , et vous avez terminé.
Désormais, chaque fois que vous avez terminé un voyage, exportez simplement les données du voyage vers votre compte de messagerie et elles seront automatiquement connectées à votre compte Google Drive dans votre dossier TripLogs.
Télécharger : Everlance pour Android (Gratuit)| iOS (Gratuit)
L'un des grands dangers de posséder un site Web est d'oublier de renouveler votre nom de domaine tous les ans ou tous les deux ans.
De nombreux bureaux d'enregistrement de domaines vous permettront d'enregistrer automatiquement les domaines lorsqu'ils expirent, mais vous ne voudrez peut-être pas le faire. Peut-être cherchez-vous à vendre le domaine ou à le transférer à quelqu'un d'autre.
Une chose que vous pouvez faire est de configurer une automatisation qui insérera automatiquement une nouvelle tâche dans votre application To-Do à la date à laquelle vous recevez le rappel.
Revenez à IFTTT et configurez une automatisation pour intercepter ces e-mails de notification.
Dans cet exemple, nous utiliserons les notifications GoDaddy qui sont accompagnées de la ligne d'objet :"Votre avis de renouvellement Godaddy".
La plupart des applications de tâches sont suffisamment intelligentes pour intégrer la date d'échéance si vous mentionnez une heure et une date dans le nom de la tâche.
Dans ce cas, cliquez sur Ajouter un ingrédient , et choisissez Reçu à .
Cela définira votre tâche comme étant due à la date à laquelle vous avez reçu l'e-mail.
La prochaine fois que vous vous connecterez à votre application de tâches, vous verrez la tâche due ou en retard, et vous pourrez l'attribuer à un moment où il est plus pratique de traiter avec le domaine.
Ceci est particulièrement utile si vous avez beaucoup de domaines à gérer. Vous n'oublierez plus jamais un domaine qui expire.
Il y a beaucoup de choses à retenir lorsque vous dirigez une petite entreprise. Espérons que les automatisations ci-dessus aideront à réduire un peu la charge.
Et rappelez-vous, si vous êtes un indépendant, il existe de nombreux autres outils pour vous aider à gérer votre entreprise. Si la comptabilité n'est pas votre point fort, vous voudrez consulter notre liste des meilleurs logiciels de comptabilité disponibles pour les indépendants.
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