L'organisation d'une réunion ou d'un événement d'entreprise demande souvent énormément de temps, d'efforts, d'énergie et d'argent. Même s'il ne s'agit que d'une réunion de travail ordinaire, vous devez établir la liste des participants, choisir une date et un lieu qui conviennent à tout le monde, et vous devez également vous assurer que ces participants se présentent réellement à la réunion.
Si vos collègues sont connus pour ne pas vous faire savoir s'ils viennent ou non à une réunion, il est temps de leur présenter le code simple mais efficace appelé RSVP.
RSVP signifie "Répondez, s'il vous plaît", du français "S'il vous plaît, répondez". Ce code existe depuis toujours. Si quelqu'un vous demande de répondre, cela signifie que l'hôte veut savoir si vous assisterez à la réunion.
Alors pourquoi demander aux gens de confirmer leur présence ? Cela leur indique que vous ne les attendez pas seulement à la réunion, mais que vous attendez également qu'ils répondent à l'invitation. Demander aux gens de RSVP est une forme de garantie que votre invitation ne sera pas immédiatement oubliée. Et, bien sûr, ce système vous permet, en tant qu'hôte, de modifier plus facilement votre liste d'invités au cas où de nombreux participants potentiels ne pourraient pas se présenter.
Bien sûr, vous pouvez appeler tout le monde individuellement, envoyer un tas de SMS ou demander aux gens de répondre par e-mail. Ou au lieu de perdre autant de temps et d'efforts, vous pouvez vous tourner vers une application Web. Les outils de réunion en ligne avec planificateurs intègrent généralement RSVP.
Nous sommes allés trouver quelques applications RSVP plus spécialisées pour votre prochaine réunion. Ces applications permettent à vos invités de voir toutes les informations de contact en un seul endroit, de répondre en un seul clic et même de voter pour la date et l'heure de leur choix. Êtes-vous prêt à éliminer le stress de la planification une fois pour toutes ?
Si vous cherchez simplement à collecter les informations de présence de vos invités, tournez-vous vers RSVPify. Il s'agit d'une plateforme Web facile à utiliser qui crée un formulaire pour vos participants avec une URL unique que vous pouvez partager avec eux. Vous pouvez modifier vos listes d'invités et certains détails, comme qui peut apporter un +1 et qui peut voir certains événements. Le reste est automatique et vous voyez les réponses de tout le monde à la fin.
Pour commencer, vous devrez créer un compte RSVPify gratuit. Ensuite, vous pouvez ajouter plusieurs réunions et événements et spécifier l'occasion. Après avoir rempli toutes les informations de base sur l'événement, comme le nom, la date et le lieu, l'application vous redirigera vers la page suivante pour créer le formulaire principal pour les participants. Vous pouvez y ajouter des informations plus détaillées sur l'événement, ainsi que personnaliser votre formulaire.
RSVPify est gratuit, avec une option de mise à niveau vers premium. Une fonctionnalité premium intéressante consiste à demander aux participants des commentaires après l'événement. Il existe également une application iOS qui vous permet de gérer la liste des invités et les plans de salle lors de vos déplacements.
Télécharger : RSVPify pour iOS (Gratuit)
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Développer Vous cherchez à rendre le processus d'invitation des personnes encore plus simple ? User Doodle pour organiser des événements de groupe.
Cette application simple vous aidera à planifier vos réunions dès le début du processus --- lorsque vous devez trouver le jour et l'heure parfaits qui conviennent à tout le monde. Ici, vous avez la possibilité de faire tout cela sans même créer de compte. Mais si vous décidez de vous inscrire à Doodle, vous bénéficiez d'avantages supplémentaires comme le suivi des réponses de vos invités et l'intégration avec Google Calendar.
Décidez rapidement grâce à la fonctionnalité Créer un sondage Doodle. Une fois que vous avez terminé de créer votre formulaire en ligne, tout ce que vous avez à faire est de planifier votre réunion, d'inclure plusieurs options de dates et d'heures si nécessaire et d'envoyer le formulaire. Comme dans RSVPify, vous obtiendrez une URL unique que vous pourrez ensuite partager avec les participants.
Télécharger : Doodle pour iOS | Android (Gratuit, premium à partir de 39 $/an)
Pour ceux d'entre vous qui apprécient la conception de vos formulaires en ligne, JotForm est une option idéale. Cette plate-forme vous donnera un contrôle total sur l'apparence de vos invitations. La seule limitation ici est qu'avec votre compte gratuit, vous pouvez créer cinq de ces magnifiques formulaires interactifs par mois. Et vous ne pouvez collecter que 100 contributions d'invités par mois.
Utilisez les modèles JotForm attrayants. Inscrivez-vous pour un compte JotForm gratuit. Lors de la création d'un formulaire, vous pourrez parcourir diverses options de mise en page. Vous pouvez également démarrer votre formulaire à partir de zéro en choisissant un modèle simple (comme l'inscription à un événement en ligne) et créer votre invitation RSVP. JotForm a également la possibilité d'ajouter un champ à choix multiples avec différentes préférences d'heures et de dates.
Si vous avez besoin de plus de cinq formulaires ou de 100 entrées d'invités par mois, la plate-forme propose également des forfaits premium à partir de 19 $. JotForm est l'une des meilleures alternatives Google Forms que vous pouvez essayer.
Si vous n'avez pas du tout envie de découvrir une nouvelle plate-forme ou une application, vous pouvez toujours utiliser Google Forms pour créer votre formulaire en ligne RSVP. Google Forms est un outil multifonctionnel qui propose quelques modèles spécialisés, dont un pour demander des RSVP.
Connectez-vous à Google Forms avec votre compte Google. Ensuite, vous pouvez choisir le modèle RSVP, ajouter et modifier toutes les informations pertinentes. Si vous souhaitez ajouter une section où les gens peuvent voter pour l'heure et le lieu qu'ils préfèrent, vous pouvez le faire en cliquant sur Ajouter une question bouton à droite.
Google Forms est une option simple et gratuite qui est toujours disponible. Après avoir créé le formulaire, envoyez-le à vos assistants potentiels et, une fois qu'ils l'auront renvoyé, les réponses apparaîtront sur une feuille de calcul distincte dans le même dossier Google Drive que le formulaire. Avec Google Forms, vous pouvez également modifier l'apparence du formulaire. Mais contrairement à certains des outils que nous avons mentionnés dans cette liste, Google n'organisera pas les réponses des participants pour vous.
Une fois que vous avez terminé avec votre formulaire, vous pouvez l'envoyer en ajoutant les adresses e-mail des invités ou en partageant l'URL du formulaire avec eux. Google Forms est polyvalent et peut être adapté à n'importe quelle utilisation.
Notre dernier choix est Free RSVP, que vous pouvez utiliser pour organiser à la fois vos réunions de travail et vos événements personnels. Cette plate-forme est gratuite et il n'y a aucune limite quant au nombre d'invités ou au nombre de formulaires que vous souhaitez créer.
RSVP gratuit est un bon choix au cas où vous auriez constamment besoin d'organiser des événements pour le même cercle de personnes. Vous pouvez créer une liste distincte de vos contacts professionnels afin que lorsque vous devez envoyer vos invitations, vous n'ayez pas à rechercher leurs adresses e-mail individuelles. Il existe également une option permettant d'importer vos amis Facebook dans votre liste de contacts sur la plateforme.
Le RSVP gratuit offre la possibilité de télécharger des documents. Par exemple, vous pouvez ajouter l'ordre du jour de votre réunion d'affaires et le partager avec les participants avant l'événement. Ou aidez-les à trouver plus facilement le lieu où vous tenez la réunion en partageant l'itinéraire et les itinéraires.
Il est vrai que certains outils en ligne peuvent faciliter votre quotidien, tandis que d'autres ne sont là que pour vous encombrer.
Pourtant, lorsqu'il s'agit d'outils de gestion d'événements, choisir celui qui convient à vos besoins peut vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous avez souvent du mal à organiser et à programmer de grands événements et réunions d'affaires, l'une de ces applications RSVP peut vous sauver la vie.
Pour plus d'aide au bureau, jetez un œil à ces outils pour être un meilleur manager et rendre votre équipe heureuse.
