Lorsque vous êtes occupé à gérer un projet, tout conseil, astuce ou outil qui améliore votre productivité peut être un énorme avantage. Et, que vous utilisiez Outlook (à ne pas confondre avec Hotmail) uniquement pour les e-mails, la gestion de projet simple ou un peu des deux, pourquoi ne pas l'augmenter avec des outils qui peuvent vous aider ?
Ces compléments Outlook pratiques peuvent vous aider avec les e-mails, les tâches, les affectations, la communication, les rappels et la gestion globale du projet. Mieux encore, ils sont chacun gratuits. Essayez-les et voyez lesquels améliorent votre efficacité sur ce prochain projet.
Vous pouvez utiliser Trello pour des projets grands ou petits, professionnels ou personnels, mais quoi qu'il en soit, c'est un complément pratique. Transformez un e-mail en carte Trello sans jamais quitter Outlook. Lorsque vous lisez un e-mail à partir de l'aperçu de la boîte de réception ou de la fenêtre de message, cliquez simplement sur Trello sur votre Accueil onglet.
Lorsque la petite fenêtre s'ouvre sur la droite, choisissez votre tableau et votre liste. L'objet de l'e-mail s'affichera comme nom de la carte et le corps du message comme description. Cependant, vous pouvez modifier les deux champs. Vous pouvez également sélectionner une date et une heure d'échéance. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter . Vous avez ensuite la possibilité d'afficher la carte dans Trello qui s'affichera dans une fenêtre contextuelle. Ou vous pouvez simplement fermer le complément.
Il n'y a pas de meilleur moyen d'ajouter des cartes à vos tableaux Trello à partir d'e-mails Outlook. Vous pouvez gagner du temps et de l'énergie car cela ne prend qu'une minute.
Si MeisterTask est votre outil de prédilection, il existe également un complément Outlook pour cela. Semblable au fonctionnement de l'outil Trello, vous pouvez rapidement ajouter une tâche à MeisterTask à partir de votre boîte de réception ou de votre fenêtre de message. Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils, puis sélectionnez votre projet et votre section dans la fenêtre latérale. La ligne d'objet devient le nom de la tâche et le corps du message devient la description, chacune pouvant être modifiée.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer une tâche . Vous recevrez une confirmation de la création de la tâche et pourrez cliquer pour la visualiser dans MeisterTask. Si vous choisissez d'ouvrir MeisterTask à partir du lien, votre navigateur par défaut s'ouvrira sur le site Web, plutôt qu'une fenêtre contextuelle.
Si vous souhaitez vous déconnecter de MeisterTask et dissocier votre compte pour une raison quelconque, vous pouvez également le faire à partir de l'écran de confirmation de la tâche. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et cliquez sur Se déconnecter et dissocier mes comptes bouton. N'oubliez pas que la prochaine fois que vous voudrez utiliser le complément, vous devrez vous reconnecter à MeisterTask.
Un dernier outil de gestion de projet basé sur le Web avec un excellent complément pour Outlook est Wrike. Avec cela, vous pouvez transformer un e-mail en tâche ou l'ajouter en tant que commentaire, ce qui est très pratique. Si vous choisissez Convertir en tâche , vous verrez la ligne d'objet comme nom et le corps comme description, comme les compléments ci-dessus. Mais, celui-ci vous donne des options supplémentaires. Vous pouvez marquer un statut, l'attribuer à un membre de l'équipe, le planifier, ajouter une pièce jointe et insérer des sous-tâches.
Si vous avez déjà créé une tâche et recevez un e-mail qui devrait l'accompagner, cliquez sur Ajouter en tant que commentaire bouton à la place. Vous pouvez ensuite rechercher une tâche ou en choisir une dans la liste des tâches récentes. Après avoir sélectionné la tâche à laquelle ajouter le commentaire, vous pouvez l'ajuster comme lorsque vous créez une tâche en ajoutant plus de détails.
Une chose à noter avec le complément Wrike est que dès que vous sélectionnez l'un des deux boutons pour faire de l'e-mail une tâche ou un commentaire, cela se produit automatiquement. Si vous décidez d'ajouter un statut, une date d'échéance ou un cessionnaire, cela le mettra à jour. Bien que cela soit pratique pour un créateur de tâche en un clic, soyez-en conscient au cas où vous auriez besoin de supprimer des informations sensibles.
Passant à la productivité de la boîte de réception, Boomerang est un outil qui vous permet de programmer ou de répéter des messages. Vous pouvez également vérifier les heures de réunion, recevoir un accusé de lecture et partager votre disponibilité. Lorsque vous rédigez un e-mail, ces options sont disponibles en haut dans le Boomerang section de votre ruban.
Une autre fonctionnalité formidable est le rappel flexible. Vous pouvez renvoyer un message dans votre boîte de réception à une date et à une heure déterminées, de manière aléatoire ou uniquement si personne n'y répond. C'est un excellent moyen de vous assurer de ne jamais oublier un suivi. Cliquez simplement sur Ouvrir Boomerang dans la barre d'outils de votre boîte de réception avec l'e-mail sélectionné ou appuyez sur Me rappeler dans la fenêtre de message.
Une autre fonctionnalité utile est la pause de la boîte de réception . Êtes-vous parfois tellement distrait par les e-mails qui affluent dans votre boîte de réception que vous perdez la trace de ce que vous faites ? Ou peut-être vous retrouvez-vous à sauter sur ces messages au lieu d'attendre ? C'est à ce moment que vous pouvez utiliser Inbox Pause. Il empêchera les e-mails d'arriver d'un simple clic.
Vous pouvez configurer une réponse automatique, configurer des exceptions de livraison ou programmer des messages pour certains jours et heures. Vous pouvez également consulter l'option pour Réactiver automatiquement si vous êtes inquiet, vous pouvez oublier de l'éteindre. Toutes ces options s'affichent lorsque vous cliquez sur Pause de la boîte de réception depuis votre barre d'outils.
Pour rester concentré sur votre projet, recevoir des rappels de suivi avec votre équipe et partager la disponibilité pour les réunions d'état, Boomerang est un outil formidable.
Transformez les e-mails en notes et insérez-les directement dans votre carnet de projet avec le complément Evernote. Cet outil peut être simple mais peut être inestimable si vous utilisez Evernote pour des éléments de projet. Depuis votre boîte de réception ou votre fenêtre de message, cliquez sur Enregistrer dans Evernote du ruban.
Le nom de la note est la ligne d'objet de l'e-mail, que vous pouvez modifier si nécessaire. Ensuite, choisissez un bloc-notes, ajoutez une étiquette et incluez une remarque si vous le souhaitez. Appuyez sur Enregistrer et c'est tout.
Si vous cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit, vous pouvez configurer la sélection de bloc-notes et les balises à l'avenir.
Quelle est l'une des parties les plus importantes de la communication avec les équipes distantes ? La réponse est un outil de communication solide. Que votre équipe soit dans le monde entier ou sur la route, Moxtra est une application qui vous aide à vous sentir tous comme si vous étiez dans la même pièce. Et, avec le complément Outlook, vous pouvez discuter des éléments du projet sans ouvrir un autre outil.
Vous pouvez démarrer un nouveau chat ou une réunion Moxtra en cliquant sur le bouton dans votre ruban. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle avec les informations du contact par e-mail et un bouton pour Inviter leur. Et vous pouvez choisir un classeur dans votre liste et discuter de ce projet spécifique.
Moxtra est un outil de communication gratuit avec des intégrations et des applications pour les petites et grandes entreprises. Gratuitement, vous pouvez avoir trois utilisateurs et cinq participants par réunion ainsi que des fonctionnalités supplémentaires. Pour les grandes entreprises, jetez un œil aux plans pro. N'oubliez pas que le complément Outlook est disponible gratuitement et simplifie la communication de l'équipe de projet.
Si vous travaillez déjà avec une application spécifique ou recherchez simplement d'autres compléments Outlook pour vous aider à gérer votre projet, en voici plusieurs autres qui pourraient vous être utiles :
Vous utilisez peut-être déjà un ou plusieurs de ces outils pratiques ou vous êtes maintenant prêt à en essayer un. Utilisez-vous d'autres compléments Outlook pour gérer des projets ?
Si vous êtes un utilisateur Mac, assurez-vous de consulter cette liste d'applications de gestion de projet pour Mac pour des options supplémentaires.
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