Le mythe du multitâche est omniprésent. Peu importe le nombre de recherches multitâches que nous voyons, nous continuons à nous dire que la plupart les gens ne peuvent pas effectuer plusieurs tâches à la fois, mais nous peut.
Maintes et maintes fois, la recherche montre que lorsque nous pensons être multitâches, nous ne faisons pas plus d'une chose à la fois. Nous passons d'une activité à l'autre, et qu'un phénomène connu sous le nom de "coût de changement" nous rend moins efficaces (et peut nous mettre en danger).
Mais...
Il existe un type particulier de multitâche qui pourrait être plus efficace. Peut-être pas aussi efficace que de se concentrer sur une seule tâche. Mais si vous ne supportez pas de vous concentrer sur une chose pendant plus de quelques minutes, vous avez peut-être de la chance.
(Pour être juste, il y a des cas où le multitâche peut être un moyen efficace de faire les choses.)
Différents gourous de la productivité ont défini le traitement par lots de tâches de manière légèrement différente. Mais cela revient à ceci :
"Le regroupement de tâches consiste à regrouper des tâches similaires."
Ainsi, vous pourriez avoir une liste de tâches de « codage », de « débogage », de « documentation » et de « planification », par exemple. Dans ma propre vie, je grouperais probablement des tâches comme « rédaction », « édition », « recherche », « présentation », etc.
En quoi est-ce utile ?
Le regroupement de tâches vous aide à devenir plus productif en vous encourageant à vous en tenir à un groupe de tâches similaire afin de réduire le coût de commutation lorsque vous vous déplacez entre elles. Passer de l'édition de photos à la gestion de vos e-mails est un gros changement, et pourrait entraîner des coûts de changement importants car votre cerveau a du mal à changer de vitesse.
Passer de l'édition de photos à, par exemple, la publication de photos sur des sites de photographies de stock peut entraîner un coût de changement plus faible. Ou imaginez que vous passiez d'appels de clients potentiels avec des arguments de vente à des appels de clients existants pour vous enregistrer. Ce serait plus facile que de passer d'appels d'argumentaires à la création de rapports trimestriels.
Et ce coût de changement réduit se traduit par une concentration accrue.
La façon dont vous placez les tâches dans les lots dépend de vous – l'important est qu'elles soient similaires . Si vous avez du mal à passer d'une tâche à l'autre, c'est qu'elles n'appartiennent pas au même lot. Vous pouvez avoir un grand nombre de lots ou un plus petit, selon le type de choses que vous devez faire.
Une fois que vous avez regroupé vos tâches, vous pouvez consacrer du temps à chaque lot.
C'est là que le traitement par lots de tâches devient vraiment utile. Lorsque vous désignez un bloc de temps spécifique pour un lot particulier, vous êtes libre de basculer entre les tâches au sein de ce lot. Ce qui est idéal pour ceux d'entre nous qui aiment beaucoup passer d'un projet à l'autre.
Tant que vous ne passez pas à une tâche extérieure de ce lot, vous serez plus efficace. Le coût du changement cognitif sera moindre et vous en ferez plus.
C'est aussi simple que cela.
Et une fois que vous commencez à mettre vos lots de tâches sur votre calendrier, vous avez donc un temps défini pour y travailler, vous commencerez à voir votre productivité monter en flèche. Parce que votre coût de changement est inférieur, vous passerez moins de temps à vous mettre au courant de chaque tâche. Et avoir un temps défini pour des lots spécifiques vous aidera à réduire les distractions (qui ont un énorme coût de changement).
L'utilisation d'un système de gestion du temps comme la technique Pomodoro ou quelque chose de similaire augmentera encore plus votre productivité.
Si vous êtes prêt à essayer le traitement par lots de tâches, voici ce que vous devez faire :
La première chose à faire est de créer des lots de tâches. Comme tout le monde aura différents ensembles de tâches et différentes méthodes de traitement par lots, la façon dont vous suivez ce processus dépend entièrement de vous. Comme je l'ai mentionné, il serait peut-être bon de commencer avec trois ou quatre catégories. Pour les besoins de notre exemple, nous utiliserons "planification", "construction", "révision" et "rapport".
Nous combinerons ces lots avec le concept de blocage du temps. Réservez simplement des blocs de temps dans Google Agenda pour des lots spécifiques.
Ici, j'ai ajouté des événements qui m'indiquent quand je dois travailler sur des lots spécifiques :
J'ai également ajouté un rappel pour m'assurer que je sais quand mon blocage de rapport commence :
Maintenant, je reçois un rappel lorsqu'il est temps de travailler sur mes tâches de création de rapports. Pendant ce temps, je pourrais utiliser la technique Pomodoro pour gérer mon temps sur diverses tâches. Ou je pourrais laisser cela se produire plus naturellement, où je passe d'une tâche à l'autre quand je le souhaite. Cette partie dépend de vous.
Vous avez eu l'idée. Maintenant, insérez simplement plus de lots dans votre calendrier ! Mais gardez à l'esprit que vous avez toujours besoin de temps libre. Vous aurez besoin de quelques minutes ici et là pour gérer vos e-mails, répondre à des appels, discuter avec des personnes au bureau ou simplement laisser votre esprit se reposer un peu.
Une question que vous vous posez peut-être en ce moment :comment puis-je choisir quand programmer chaque lot ? Il n'y a pas de bonne réponse à cela. Si vous avez un type de tâche spécifique que vous faites mieux le matin, planifiez-le tôt. Si vous aimez les tâches moins intenses sur le plan cognitif l'après-midi, planifiez-les là-bas. Vous préférez passer à quelque chose de complètement différent lorsque vous changez de tâche ? Vous pouvez le faire aussi.
Vous savez comment et quand vous travaillez le mieux, et vous pouvez mettre ces connaissances en pratique dans votre planification par lots.
Une fois que vous avez vos lots dans le calendrier, vous êtes prêt à partir ! Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail.
Planifier vos lots de tâches dans Google Agenda pourrait suffire à révolutionner complètement votre productivité. Mais si vous avez besoin d'un coup de pouce supplémentaire, vous pouvez utiliser les autres fonctions géniales de Google Agenda.
Par exemple, vous pouvez synchroniser votre liste de tâches avec Google Agenda et voir vos tâches importantes parallèlement à votre calendrier par lots. Cela peut vous aider à hiérarchiser les tâches de chaque lot.
Ou vous pouvez utiliser la vue multi-calendrier mise à jour pour séparer votre planification par lots de vos autres rendez-vous.
Vous pouvez même étiqueter vos entrées de calendrier pour voir où va votre temps et comment vous pouvez améliorer votre gestion du temps.
Il existe tellement de fonctionnalités et d'outils que vous pouvez faire presque tout ce que vous voulez avec votre agenda Google.
Bien sûr, ce n'est jamais aussi simple. Il y a toujours de l'entretien. Par exemple, vous devez régulièrement réserver quelques minutes pour revoir vos lots. Si vous avez l'impression qu'une certaine tâche ne suit pas les autres dans son lot, vous pouvez créer un nouveau lot pour réduire les coûts de changement.
Et vous constaterez peut-être que votre planification n'est pas optimale. Peut-être avez-vous besoin de plus de temps entre les lots, ou vous avez besoin d'une journée complète sans activités planifiées pour rattraper les choses.
Même lorsque vous trouvez le système de productivité parfait, il y aura toujours un entretien à effectuer. Les tâches groupées ne font pas exception.
Mais lorsque vous regroupez vos tâches avec succès et que vous les intégrez dans Google Calendar, vous disposez d'un système de gestion du temps presque automatisé. Et il n'y a pas mieux que ça !
Avez-vous essayé le traitement par lots ? Que faites-vous pour minimiser le temps et les efforts nécessaires pour changer de tâche ? Partagez vos conseils dans les commentaires ci-dessous !
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