Personne n'aime gérer ses e-mails, surtout lorsqu'il est temps de partir en vacances. Si vous partez en vacances ou si vous prenez simplement une pause, vous pouvez utiliser une réponse automatique d'absence du bureau (ou de vacances) pour informer les gens que vous ne lirez pas ou ne répondrez pas aux e-mails pendant cette période.
Aujourd'hui, nous expliquons comment configurer une réponse d'absence du bureau dans cinq des clients de messagerie et des services Web les plus populaires.
Dans Apple Mail, il n'y a pas de paramètre dédié pour une réponse d'absence du bureau. Au lieu de cela, vous devez définir une règle. Heureusement, c'est très facile à faire.
Accédez à Mail > Préférences et cliquez sur Règles dans la barre d'outils. Ensuite, cliquez sur Ajouter une règle .
Entrez une Description pour votre nouvelle règle. Cela s'affichera dans la liste des règles.
Pour le Si l'une des conditions suivantes est remplie liste déroulante, laissez l'option par défaut de tout choisi. Dans la première liste déroulante, sélectionnez Compte . Ensuite, sélectionnez le compte de messagerie que vous souhaitez utiliser dans la deuxième liste déroulante.
Ensuite, vous devez spécifier les actions qui se produiront lorsqu'un e-mail arrivera dans le compte sélectionné. Sous Effectuer les actions suivantes , sélectionnez Répondre au message dans la liste déroulante, puis cliquez sur Répondre au texte du message .
Tapez votre message de réponse d'absence du bureau dans la case du message de réponse boite de dialogue. Ce message sera envoyé en tant que réponse automatique aux e-mails entrants
Cliquez sur OK sur le message de réponse boîte de dialogue et à nouveau sur les Règles boîte de dialogue.
Une boîte de dialogue s'affiche vous demandant si vous souhaitez exécuter la nouvelle règle sur les messages existants dans votre boîte aux lettres. Cliquez sur Ne pas postuler bouton. Si vous cliquez sur Appliquer , la réponse automatique sera envoyée pour tous les messages existants dans votre boîte de réception. Assurez-vous de cliquer sur Ne pas postuler bouton.
Important : Sérieusement, ne vous trompez pas et n'appuyez pas sur Appliquer bouton. Assurez-vous de choisir Ne pas postuler !
La règle est active par défaut une fois que vous l'avez créée, et tous les e-mails reçus dans le compte sélectionné recevront automatiquement la réponse que vous avez configurée.
Pour rendre la règle inactive une fois de retour, décochez la case à côté du nom de la règle. La prochaine fois que vous partez, vous pouvez simplement le vérifier à nouveau (ou appuyer sur Modifier pour changer le message) et il se déclenchera une fois de plus.
La configuration d'une réponse d'absence du bureau pour votre compte de messagerie iCloud est facile à l'aide d'un paramètre dans les préférences.
Connectez-vous à votre compte iCloud et cliquez sur Mail sur l'écran principal. Ensuite, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin inférieur gauche de l'écran et sélectionnez Préférences dans le menu contextuel.
En vacances cochez la case Répondre automatiquement aux messages lorsqu'ils sont reçus boîte.
Vous pouvez définir une plage de dates facultative qui démarrera et arrêtera automatiquement les réponses d'absence du bureau. Cliquez sur la date de début case et sélectionnez une date dans le calendrier contextuel. Faites de même pour la date de fin , si vous le souhaitez.
Entrez votre message de réponse d'absence du bureau dans la case et cliquez sur Terminé .
Votre réponse d'absence du bureau est envoyée une seule fois à chaque adresse e-mail. Toute personne qui vous envoie plusieurs messages pendant votre absence ne reçoit votre réponse d'absence du bureau qu'après le premier message.
Les réponses d'absence du bureau dans Outlook pour Mac sont comme Apple Mail. Il n'y a pas de paramètre pour eux, vous devez donc créer une règle pour envoyer des réponses automatiques.
Accédez à Outlook > Préférences et cliquez sur Règles dans le E-mail section. Sélectionnez le type de compte que vous avez dans la liste de gauche. Si vous n'êtes pas sûr du type de compte dont vous disposez, cliquez sur Tout afficher en haut de la boîte de dialogue.
Ensuite, cliquez sur le bouton plus en bas de la boîte de dialogue pour ajouter une nouvelle règle.
Sur les Règles boîte de dialogue, entrez un nom pour la règle dans la Règle zone de nom.
À droite de Lorsqu'un nouveau message arrive , acceptez le choix par défaut de Si toutes les conditions sont remplies dans la liste déroulante. Ensuite, sélectionnez Compte dans la première liste déroulante, Est dans le second, et le compte que vous souhaitez utiliser dans le troisième.
Maintenant, définissez l'action à entreprendre. Nous n'aurons besoin que d'une seule action, alors cliquez sur l'icône moins sur la deuxième ligne sous Faites ce qui suit . Sur la ligne restante, sélectionnez Répondre dans la liste déroulante, puis cliquez sur Texte de réponse .
Entrez votre message de réponse d'absence du bureau dans la case et cliquez sur OK .
Assurez-vous que le Activé la case est cochée et cliquez sur OK .
À votre retour, assurez-vous de désactiver la règle. Accédez à Outlook > Préférences et cliquez sur Règles pour ouvrir les Règles boite de dialogue. Ensuite, décochez la case de la règle.
La version Web d'Outlook comprend une fonctionnalité permettant de configurer des réponses automatiques. Accédez à Outlook.com et connectez-vous. Ensuite, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de la fenêtre et sélectionnez Réponses automatiques dans le menu déroulant.
Sur les réponses automatiques panneau coulissant, cliquez sur Envoyer des réponses automatiques option pour activer la fonctionnalité.
Pour que les réponses automatiques soient envoyées uniquement pendant une période spécifique, cliquez sur Heure de début case et sélectionnez une date dans le calendrier contextuel. Ensuite, sélectionnez une heure dans la liste déroulante. Faites de même pour l'heure de fin .
Lorsque vous envoyez des réponses automatiques, nous vous recommandons de ne le faire que pour les personnes figurant dans votre liste de contacts. Sinon, vous faites savoir à tout le monde que vous n'êtes pas chez vous, même les spammeurs et les vendeurs. Pour plus de sécurité, sélectionnez l'option Envoyer des réponses uniquement aux personnes de ma liste de contacts option.
Entrez votre réponse d'absence du bureau dans la case, en la mettant en forme comme bon vous semble.
Ensuite, cliquez sur OK en haut du panneau.
Si vous n'avez pas spécifié d'heure de début et Heure de fin , vous devrez désactiver les réponses automatiques manuellement.
Cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Réponses automatiques de nouveau. Cliquez sur Ne pas envoyer de réponses automatiques puis cliquez sur OK.
Gmail dispose d'une fonctionnalité de répondeur d'absence dans les paramètres qui facilite la configuration d'une réponse d'absence du bureau.
Connectez-vous à votre compte Gmail. Ensuite, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de la fenêtre et sélectionnez Paramètres .
Faites défiler jusqu'à Répondeur de vacances section sur le Général et cliquez sur l'onglet Répondeur de vacances sur option.
Cliquez sur Premier jour case et sélectionnez une date dans le calendrier contextuel. Le dernier jour champ est facultatif. Si vous savez quand vous serez de retour, vérifiez le Dernier jour case, cliquez sur la case à droite et sélectionnez une date comme vous l'avez fait pour Premier jour .
Entrez un Objet et votre Message d'absence du bureau , en le formatant comme bon vous semble.
Lorsque vous envoyez des réponses automatiques, nous vous recommandons de ne le faire que pour les personnes figurant dans votre liste de contacts. Sinon, vous faites savoir à tout le monde que vous n'êtes pas chez vous, même les vendeurs et les spammeurs. Pour plus de sécurité, sélectionnez l'option Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts option.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications .
Si vous n'avez pas spécifié de Dernier jour , vous devez désactiver manuellement le répondeur de vacances.
Retournez dans les paramètres de votre compte Gmail et sélectionnez Répondeur de vacances désactivé option dans le Répondeur de vacances section sur le Général onglet.
Les réponses d'absence du bureau doivent être informatives, indiquant à l'expéditeur quand vous ne serez pas disponible et qui contacter en votre absence. Cela ne signifie pas qu'il doit être ennuyeux. Utilisez votre créativité pour rédiger une réponse d'absence divertissante, mais professionnelle, la prochaine fois que vous partez en vacances.
Quelles sont les réponses d'absence du bureau que vous avez utilisées ? Pensez-vous qu'ils doivent être drôles ou simplement informatifs ? Faites-nous part de vos réflexions dans les commentaires.
