Comment planifier facilement des réunions de calendrier à l'aide de Cortana

Personne n'aime les réunions, surtout celles qui sont mal programmées.

Les planificateurs de réunions intelligents ont été utiles car ils peuvent consulter votre calendrier et le faire correspondre avec d'autres participants. Mais maintenant, il existe une meilleure solution utilisant l'intelligence artificielle de Microsoft.

Calendar.help est un nouvel outil qui utilise Cortana pour planifier des réunions avec des personnes extérieures à votre entreprise. Calendar.help est le cerveau de l'opération tandis que Cortana est l'interface "humaine" pour la touche personnelle avec son penchant pour l'assistance conversationnelle.

Comment Calendar.help programme-t-il une réunion ?

Calendar.help fonctionne avec Office 365, Outlook.com et Google Calendar. Cortana s'occupe des échanges de messages entre les participants à la réunion tandis que l'intelligence artificielle travaille en arrière-plan pour programmer la bonne réunion au moment optimal.

Juste un petit hic : Pour utiliser Calendar.help, vous devrez vous inscrire à la liste d'attente de prévisualisation avec votre adresse e-mail professionnelle. Calendar.help jette un coup d'œil dans votre calendrier et voit si vous êtes un candidat idéal pour le programme. Ensuite, vous pouvez aller travailler et laisser les décisions de réunion au cerveau artificiel.

1. Rédigez le premier e-mail. Envoyez le premier e-mail à vos contacts. Juste CC :Cortana dans le courrier.
2. Donnez des instructions à Cortana une fois. Dites-lui plus sur la réunion, comme la durée de la réunion. Grâce aux capacités de traitement du langage naturel, vous pouvez lui parler en phrases complètes. Par exemple, vous pouvez lui dire "Faisons-en une de 90 minutes" ou "Faites-en une réunion Skype".
3. Ou utilisez plutôt les préférences par défaut. Cortana peut également utiliser les préférences par défaut que vous avez configurées à l'avance pour toutes les réunions.
4. Envoyez l'e-mail. Cortana utilise votre calendrier pour trouver le bon moment et propose au moins trois créneaux horaires aux participants. Cortana gère tous les échanges d'e-mails avec les autres et n'encombre pas votre boîte de réception. Cet échange se poursuit jusqu'à ce que le bon moment qui fonctionne pour tout le monde soit trouvé. Cortana assure également le suivi des participants s'ils ne répondent pas dans les 48 heures.
5. La réunion est planifiée. Une fois la date, l'heure et d'autres détails confirmés, Cortana crée un événement dans votre calendrier et envoie l'invitation finale à tout le monde.
6. Préparez-vous pour la réunion. Vous pouvez vérifier l'état de la réunion à tout moment en envoyant un e-mail à Cortana.

Grâce au langage naturel utilisé par Cortana, elle se sent comme une véritable assistante. Calendar.help s'occupe du banal et vous laisse le temps de vous concentrer sur les détails de la réunion.

Quelles sont vos premières impressions ? Utilisez-vous un planificateur intelligent pour vos réunions ?