Ce processus simple vous aidera à transformer des graphiques Excel statiques en quelque chose de beaucoup plus dynamique.
Excel facilite la création de graphiques clairs et concis à partir de vos données brutes. Cependant, les résultats peuvent parfois sembler statiques et inintéressants. Une façon de résoudre ce problème consiste à ajouter quelques fioritures de conception, mais vous pouvez également introduire un composant interactif.
Un simple menu déroulant peut transformer un simple graphique Excel en un visuel illustratif capable de présenter plusieurs ensembles d'informations différents. C'est un excellent ajout à n'importe quel tableau de bord Excel, et il est très facile et rapide à configurer.
Voici comment utiliser la formule INDEX et un menu déroulant de base pour rendre vos graphiques Excel un peu plus interactifs.
Tout d'abord, nous devons assembler nos données. Je vais produire un tableau qui compare le temps d'écran de différents personnages de la saga Star Wars, donc le mien ressemble à ceci :
Il vous suffit de suivre une structure similaire. Empilez vos données en rangées sans laisser d'espace entre elles. Lorsque notre graphique sera terminé, nous pourrons basculer entre C-3PO et Dark Vador, et notre graphique sera mis à jour avec les données correctes.
Ensuite, copiez et collez votre ligne de titre sous vos données.
Maintenant, nous devons sauter trois lignes vers le bas et entrer le mot "Dataset" dans une cellule, et un numéro d'espace réservé dans la cellule à sa droite. Pour l'instant, il s'agit d'espaces réservés, mais ils constitueront bientôt la base de notre menu déroulant.
Avec tout cela en place, il est temps de relier ces éléments à l'aide d'une fonction INDEX. Entrez la formule suivante deux cellules au-dessus de Dataset :
=INDEX($B$10:$I$13,$C$18,0) Si vous n'êtes pas trop familier avec la fonction INDEX, nous allons la décomposer. La fourchette $B$10 :$I$13 fait référence à l'ensemble complet de données auxquelles nous voulons que la formule ait accès. 18 $CA fait référence à la cellule qui détermine les données à afficher (le nombre que nous avons placé à côté de la cellule intitulée Dataset .) Un tableau se termine généralement par une référence de colonne, mais nous avons spécifié la cellule exacte, nous utilisons donc simplement un 0 .
Les spécificités de votre formule changeront en fonction de vos données. Voici donc un aperçu de la manière dont les différents composants correspondent les uns aux autres pour vous aider à personnaliser votre propre travail :
Saisissez le coin de la cellule contenant votre formule et étirez-le sur toute la ligne.
Les données correctes doivent remplir les cellules, comme indiqué ci-dessus. Maintenant, vous pouvez modifier manuellement le nombre dans la cellule à droite de Dataset utiliser la formule INDEX. Par exemple, saisir un 1 dans la cellule présenterait les données associées à C-3PO.
Vient maintenant la partie facile. Nous allons sélectionner les données fournies par notre formule INDEX --PAS les données que nous avons saisies manuellement - et les transformer en graphique.
Pour ce faire, rendez-vous sur Insérer> Graphiques recommandés dans le ruban.
N'hésitez pas à utiliser le type de graphique qui convient le mieux à vos données. Je vais utiliser un graphique à barres car cela me semble approprié.
Une fois que votre graphique est prêt, vérifiez que tout est en ordre de marche en modifiant le nombre à côté de Ensemble de données . Espérons que le graphique changera en fonction de l'ensemble de données que vous sélectionnez.
Maintenant, nous allons rendre notre graphique dynamique un peu plus convivial. Dirigez-vous vers le développeur puis utilisez l'onglet Insérer menu déroulant dans les Contrôles menu pour sélectionner Combo Box (Form Control) .
Créez votre menu déroulant où vous voulez qu'il se trouve sur votre feuille de calcul. Je mets le mien juste en dessous de mon graphique.
Faites un clic droit sur l'objet et sélectionnez Contrôle de formulaire . Sélectionnez les noms de vos ensembles de données dans la plage d'entrée champ.
Le lien cellulaire le champ doit faire correspondre la cellule avec le nombre qui dicte quel jeu de données est sélectionné.
Cliquez sur OK et testez votre menu déroulant. Vous devriez pouvoir sélectionner votre ensemble de données par son nom et voir la mise à jour du graphique automatiquement.
Ce serait le bon moment pour apporter des modifications esthétiques à votre feuille de calcul. Vous souhaiterez peut-être modifier l'apparence de votre graphique ou nettoyer certaines de vos données pour rendre le document un peu plus net. En ajustant les références dans vos formules, vous pouvez présenter les graphiques sur une seule feuille et conserver vos données en arrière-plan.
Pour ce faire, copiez et collez votre graphique et votre menu déroulant sur une nouvelle feuille. Ne vous inquiétez pas si les données se vident momentanément. Faites un clic droit sur le menu déroulant et sélectionnez Contrôle du format .
Tout ce que nous avons à faire est d'ajouter Sheet1 ! devant les cellules que nous avons précédemment sélectionnées. Cela indiquera à Excel de rechercher les cellules sur une feuille différente de celle où se trouvent le graphique et le menu déroulant. Cliquez sur OK , et nous devrions avoir un graphique dynamique fonctionnel sur une feuille propre et ordonnée.
Lorsque vous créez un tableau de bord Excel, il peut être tentant de surcharger votre public d'informations. Après tout, l'idée de ce type de ressource est de collecter de nombreuses données en un seul endroit.
Cependant, cela peut finir par être contre-productif. Avec trop de contenu luttant pour attirer leur attention, la personne qui consulte le tableau de bord peut ne pas assimiler toutes les informations proposées.
C'est là qu'un graphique dynamique comme celui-ci peut être utile. Permettre à votre public de basculer entre différents ensembles de données à sa convenance l'aidera à se concentrer sur les informations disponibles.
Bien sûr, il y a des moments où il peut être plus logique d'avoir deux graphiques l'un à côté de l'autre, pour permettre une comparaison facile. Cependant, la technique expliquée dans cet article est idéale lorsque vous souhaitez créer un tableau de bord qui couvre plusieurs sujets différents et que vous devez utiliser au mieux l'espace.
Avez-vous un conseil pour les utilisateurs qui souhaitent perfectionner leurs graphiques Excel ? Ou avez-vous besoin d'aide pour le processus expliqué dans ce guide ? Quoi qu'il en soit, pourquoi ne pas rejoindre la conversation dans la section des commentaires ci-dessous ?
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