Comment Bill Gates gère les e-mails avec deux écrans

Pensez à quel point Internet a changé au cours de la dernière décennie. Site Web adaptatif. Disponibilité Wi-Fi partout. La productivité passe des applications de bureau aux applications Web. Le Web entier transporté dans nos poches sans arrière-pensée.

Mais il y a une chose qui n'a pas changé :l'e-mail. En fait, les e-mails que nous envoyons aujourd'hui sont assez similaires au tout premier e-mail envoyé en 1971 - la principale différence est la quantité d'e-mails que nous devons traiter. Saviez-vous que 2,4 millions d'e-mails sont envoyés chaque seconde ?

Bien sûr que vous avez fait. Vous pouvez sentir ce numéro chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception et soupirez devant la quantité écrasante de spam, de tâches et de correspondances. Mais voici une dernière chose qui n'a pas changé :la façon dont Bill Gates gérait ses e-mails en 2006 est toujours pertinente et efficace aujourd'hui.

Comment Bill Gates traite quotidiennement des centaines d'e-mails

Dans un article qu'il a écrit pour CNN, Gates a exposé son soi-disant "style de travail numérique" et comment il parvient à faire avancer les choses de manière opportune et ordonnée. Sa routine complète implique des outils comme SharePoint et OneNote, mais nous allons juste regarder sa procédure de courrier électronique, qui comporte trois parties :

1. Deux moniteurs -- En fait, Gates mentionne avoir trois moniteurs dans la configuration de son poste de travail, mais seuls deux d'entre eux sont pertinents pour les e-mails. Le moniteur de gauche est dédié à l'affichage de sa boîte de réception en permanence. Le bon moniteur est utilisé pour lire et répondre aux e-mails.
2. Filtres et listes blanches -- Comment Gates n'a-t-il que des "centaines" d'e-mails ? Avec son niveau de notoriété, ne devrait-il pas plutôt ressembler à des "milliers" ? Son astuce est simple :il filtre sa boîte de réception à l'aide d'une liste blanche pour s'assurer qu'il ne reçoit que les e-mails de l'entreprise, des entreprises partenaires et de son assistant. Tout le reste est balayé avant même qu'il ait eu la chance de le regarder.
3. Boîte de réception sous forme de liste de tâches -- Bien que nous vous ayons montré que les applications de liste de tâches peuvent être utile, Gates dit qu'il "n'est pas grand sur les listes de choses à faire". Au lieu de cela, il considère ses e-mails comme ses tâches de la journée, les marquant et les triant dans des dossiers en fonction du contenu et de la priorité. Il déclare :"Nous en sommes maintenant au point où le défi n'est plus de savoir comment communiquer efficacement par e-mail, mais de s'assurer que vous passez votre temps sur l'e-mail qui compte le plus ."

C'est ça. Pas de mantras secrets ni d'étapes ésotériques. Aucun outil ou service payant. Pas de concepts révolutionnaires. Si Bill Gates peut apprivoiser sa boîte de réception sans recourir à quelque chose de plus compliqué qu'un filtre de messagerie, vous aussi.

Configurer votre boîte de réception comme Bill Gates

Le processus est simple et rapide. Si vous avez beaucoup de filtres à configurer, cela ne devrait pas prendre plus de 30 minutes. Pour la plupart des utilisateurs, vous pouvez être prêt à partir en moins de 10 minutes. Voici ce que vous faites.

Organiser vos moniteurs

Chaque employé de bureau sérieux devrait avoir au moins deux moniteurs. Trois est idéal mais peut ne pas être possible en raison des limites du budget ou de l'espace du poste de travail. Plus de trois est excessif et n'augmentera probablement pas votre productivité davantage. Mais deux, c'est plus que suffisant. Un ordinateur portable et un moniteur fonctionnent également.

Vous n'avez pas deux moniteurs ? C'est bon! Tout n'est pas perdu. Continuez à lire car nous fournissons une méthode alternative vers la fin.

Il existe deux configurations principales pour les moniteurs doubles. Si les deux moniteurs sont exactement les mêmes, vous pouvez les placer côte à côte ou l'un au-dessus de l'autre avec votre ligne des yeux reposant le long de la ligne de partage. Si les deux moniteurs sont asymétriques, placez le plus grand écran devant vous (comme d'habitude) et placez le plus petit écran sur le côté. Dans ce cas, votre client de messagerie doit être sur le plus petit écran.

Consultez nos conseils pour un flux de travail productif à deux écrans. De plus, je recommande fortement de passer à une barre des tâches verticale, qui peut être beaucoup plus efficace dans une configuration multi-écrans, à la fois en termes de productivité et d'espace à l'écran.

Filtrer votre e-mail

Chaque client de messagerie et service de messagerie moderne propose une forme de filtrage et de liste blanche. Si le vôtre ne le fait pas, vous devriez vraiment envisager de passer à celui qui le fait. L'absence de filtrage n'est pas un facteur décisif en soi, mais peut indiquer que votre client ou service est obsolète dans d'autres domaines (comme la sécurité).

• Vous utilisez un service de messagerie Web ? Nous avons des instructions sur la configuration des filtres dans Gmail, Yahoo et Outlook.com. Il est tout aussi important de configurer des listes blanches :Gmail, Yahoo et Outlook.com.
• Vous utilisez le client de bureau Outlook ? Nous avons des instructions sur la configuration des filtres de messagerie et des listes blanches dans le cadre de notre collection de conseils pour désencombrer Outlook. Portez une attention particulière aux conseils n° 4 et n° 5.
• Vous utilisez le client de bureau Thunderbird ? Nous avons également des instructions pour les filtres de messagerie dans Thunderbird et les listes blanches dans Thunderbird. Cependant, étant donné que le développement sur Thunderbird a pratiquement cessé, vous voudrez peut-être envisager de passer à un autre client.

Alors, quel type de filtres devriez-vous créer ?

Tout d'abord, assurez-vous d'utiliser les fonctionnalités de spam ou de courrier indésirable de votre client de messagerie. Si vous recevez du spam, marquez-le comme spam ! Cela aide votre service de messagerie à mieux reconnaître le spam à l'avenir. Ou dans le cas d'un client comme Postbox, marquer comme indésirable l'aide à filtrer automatiquement les messages indésirables potentiels.

Ensuite, ajoutez des contacts fréquents et importants à votre liste blanche. Cela empêche tout e-mail provenant de ces contacts d'être accidentellement marqué comme spam ou indésirable. Étant donné que les filtres anti-spam doivent être agressifs pour être efficaces, il s'agit d'une étape cruciale à ne pas ignorer.

Enfin, utilisez des filtres pour trier les nouveaux e-mails dans des dossiers. Par exemple, tous les e-mails de @makeuseof.com iraient dans mon dossier Travail tandis que les e-mails des partenaires iraient dans un dossier Sponsors. Vous pouvez également créer des filtres spécifiques pour les e-mails qui, d'une manière ou d'une autre, contournent votre filtre anti-spam.

Utilisation des e-mails comme tâches à effectuer

Attention à ne pas vous laisser tromper par le mouvement tendance "inbox zero". Bien que cela puisse sembler une bonne idée de vider votre boîte de réception tous les jours, cela ne résoudra peut-être pas la folie de votre boîte de réception. En fait, Bill Gates n'est pas le seul à suggérer d'utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches.

En supposant que vous ayez correctement configuré vos filtres, vos e-mails devraient maintenant être automatiquement triés dans les dossiers pertinents. Il ne vous reste plus qu'à les parcourir et à les marquer, les archiver ou les supprimer.

• Marquage -- Dans Gmail et Yahoo, vous pouvez ajouter des e-mails aux favoris. Dans Postbox, vous pouvez "marquer comme rappel", ce qui est fondamentalement la même chose. Dans tous les cas, l'effet est le même :vous pouvez voir en un coup d'œil quels e-mails nécessitent encore votre attention. En outre, vous pouvez filtrer par « suivi » ou « rappel » - boum, vous avez maintenant votre liste de tâches.
• Archivage -- Si vous êtes comme la plupart, vous conservez probablement les e-mails marqués comme lus dans votre boîte de réception à des fins de référence ou de sauvegarde. Malheureusement, c'est une énorme source d'encombrement et vous devriez plutôt archiver ces e-mails. Les e-mails archivés sont rangés dans un dossier spécial, ce qui vous permet de les revoir si nécessaire sans qu'ils n'encombrent votre boîte de réception.
• Suppression -- Tout e-mail que vous ne souhaitez pas enregistrer doit être supprimé. Si vous n'êtes pas sûr d'en avoir besoin plus tard, archivez-le. Sinon, supprimez-le. Garder votre boîte de réception propre rend moins stressante la gestion des tâches qui attendent toute votre attention.

Et si vous n'aviez qu'un seul moniteur ?

Vous pouvez toujours utiliser des bureaux virtuels à la place.

Un bureau virtuel est essentiellement un espace de travail séparé dans Windows qui gère son propre ensemble d'applications ouvertes. Dans ce cas, vous pourriez avoir un bureau virtuel dédié à votre client de messagerie et un autre pour la navigation ou le travail. Passer de l'un à l'autre est aussi simple qu'un raccourci clavier et vous pouvez avoir autant de bureaux virtuels que vous le souhaitez.

Pour commencer, consultez notre introduction aux bureaux virtuels et nos conseils pour maximiser la productivité de votre bureau virtuel. C'est extrêmement utile et je considère que c'est l'une des fonctionnalités qui rendent la mise à niveau vers Windows 10 intéressante.

À certains égards, je pense que la route du bureau virtuel peut être plus productive qu'une configuration à deux moniteurs. Avec deux moniteurs, vous êtes constamment bombardé de stimuli par e-mail. Avec les postes de travail virtuels, vous pouvez vous concentrer sur une chose à la fois et, comme nous le savons tous, le multitâche nuit à la productivité.

Maintenant que vous savez comment gérer les e-mails comme Bill Gates, dites-nous comment cela fonctionne pour vous. Si vous utilisez une technique différente, nous aimerions en entendre parler. Partagez avec nous dans un commentaire ci-dessous !