Google Agenda est un excellent outil pour rester au courant de votre emploi du temps et de vos événements. C'est encore mieux si vous profitez de ses nombreuses fonctionnalités utiles.
De nombreux utilisateurs ne pensent jamais à ajuster les paramètres par défaut. En personnalisant Google Agenda en fonction de vos besoins, vous pouvez gagner du temps et être mieux organisé à long terme. Et cela ne prend que quelques clics.
La plupart des paramètres sont évidents, tels que la langue, le pays et les formats de date et d'heure. Cependant, vous en verrez plusieurs autres que vous pouvez personnaliser.
Pour accéder aux paramètres de votre calendrier par défaut sur le Web, accédez à
calendar.google.com , connectez-vous à votre compte, cliquez sur Paramètres (icône d'engrenage) dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Paramètres . Assurez-vous que vous êtes sur le Général et cliquez sur Enregistrer bouton après toute modification.
Vous arrive-t-il de changer constamment de vue par jour ou par semaine lorsque vous vous connectez pour la première fois ? Ou peut-être préféreriez-vous voir une vue sur trois jours au lieu d'une vue sur cinq jours. Vous pouvez ajuster ces deux paramètres.
Vous pouvez choisir parmi les vues par jour, semaine, mois, personnalisées et agenda par défaut. Faites défiler jusqu'à Vue par défaut et choisissez votre préférence.
Juste en dessous du paramètre d'affichage par défaut se trouve une option permettant de définir l'affichage personnalisé . Vous pouvez choisir entre 2 à 7 jours ou 2 à 4 semaines. Votre choix remplacera la vue par défaut sur cinq jours sur l'écran principal de votre calendrier.
Vous prévoyez un week-end ou un voyage d'affaires ? Vous pouvez utiliser l'option météo locale pour afficher une prévision pour les prochains jours directement sur votre calendrier. Cela facilite la planification et vous permet de rester dans Google Agenda pour obtenir vos prévisions.
Faites simplement défiler vers le bas pour saisir votre emplacement avec la ville et l'état ou le code postal. Ensuite, en dessous, activez Celsius ou Fahrenheit pour votre température préférée.
Cela place une petite icône sur votre calendrier pour chaque jour montrant le soleil, les nuages ou la pluie. Vous pouvez également placer votre souris sur l'icône ou cliquer dessus pour voir les températures maximales et minimales de la journée.
Si vous voulez vous assurer que les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre calendrier voient ces informations, cliquez sur Copier dans le calendrier lien. Cela l'insérera comme un événement d'une journée entière et peut être pratique pour planifier des vacances en famille ou des voyages d'affaires avec des collègues.
Recevez-vous des invitations à des événements qui apparaissent sur votre calendrier même si vous n'avez pas accepté ? Et, vous n'avez aucun intérêt à y assister ? La modification d'un simple paramètre par défaut peut vous éviter un calendrier encombré d'événements auxquels vous ne participerez jamais.
Vous pouvez modifier cela dans Ajouter automatiquement des invitations à mon calendrier réglage. Vous pouvez choisir Oui pour afficher tous les événements ou Non n'en avoir aucune du tout. Une option intermédiaire affichera l'événement, mais n'enverra pas de notification au coordinateur tant que vous n'aurez pas répondu par Oui ou Peut-être.
Deux éléments à noter sur ce paramètre. Tout d'abord, si vous choisissez le paramètre Non, vous ne verrez pas les événements auxquels vous souhaitez assister tant que vous n'aurez pas répondu par Oui. Deuxièmement, si vous avez partagé votre calendrier, les autres verront ces événements même si vous n'avez pas encore répondu.
Préférez-vous définir l'heure de fin des événements lors de leur création ? Ou souhaitez-vous encourager les réunions rapides pour vos employés ? Vous pouvez facilement définir votre durée par défaut et inclure la possibilité de créer des réunions rapides.
Vous pouvez choisir parmi Pas d'heure de fin à 15 minutes et jusqu'à 120 minutes pour vos événements par défaut. Ceci est pratique si vous préférez choisir des heures de fin sans valeur par défaut ou toujours planifier des réunions d'une heure. Faites votre choix dans la durée par défaut de l'événement liste déroulante.
Google Agenda dispose d'une fonctionnalité pour vous aider à améliorer l'efficacité des réunions. Si vous êtes dans une position où vous devez assister à des réunions consécutives, cela peut être pratique pour vous y rendre à temps. Cochez la case pour Speedy Meetings puis la durée sera ajustée par défaut.
Les réunions de 30 minutes se termineront cinq minutes plus tôt, les réunions d'une heure et plus se termineront 10 minutes plus tôt. Ce paramètre par défaut définira des durées de 25, 50, 80 ou 110 minutes. Le but est que vous et vos participants terminiez rapidement afin que vous puissiez passer à la prochaine réunion ou tâche.
Vous pouvez créer, importer ou accéder à des calendriers partagés et publics. Si vous en créez un vous-même, vous avez un contrôle total. Mais vous pouvez également apporter quelques ajustements à d'autres calendriers pour les rendre plus utiles.
Pour accéder à vos autres agendas sur le Web, cliquez sur Paramètres (icône d'engrenage) dans la barre de navigation supérieure et sélectionnez Paramètres . Cliquez sur Calendriers et vous verrez ceux que vous pouvez voir et modifier ainsi que ceux que vous ne pouvez que voir.
Que se passe-t-il si vous souhaitez que le calendrier de votre conjoint indique son surnom ou que le calendrier des fêtes s'appelle Célébrations. Pour les agendas partagés et publics, vous pouvez modifier le nom affiché pour votre visualisation. Cliquez sur le calendrier, modifiez le Nom du calendrier en haut, et appuyez sur Enregistrer .
Souhaitez-vous recevoir un agenda quotidien par e-mail ou savoir quand votre conjoint annule un événement sur son calendrier ? Tous les calendriers qui vous permettent d'ajuster les paramètres de notification afficheront un lien dans cette colonne. Une fois que vous avez cliqué sur ce lien, plusieurs options s'offrent à vous.
En haut, vous pouvez choisir d'être averti par e-mail pour les événements chronométrés et toute la journée. Cliquez simplement sur Ajouter une notification lien et sélectionnez le délai avant l'événement pour recevoir la notification.
Dans la section suivante, vous pouvez choisir comment vous souhaitez être tenu au courant du calendrier. Vous pouvez cocher les cases à côté des événements nouveaux, modifiés ou annulés ainsi que des réponses aux événements et un agenda quotidien. Vous recevrez alors un email pour ceux que vous avez choisis. Cliquez sur Enregistrer et vous êtes prêt.
Que faire si vous embauchez un nouvel employé et que vous souhaitez partager votre calendrier ? Ou peut-être voulez-vous laisser votre conjoint apporter des modifications aux événements de votre calendrier ? Si vous avez partagé vos propres agendas, vous pouvez ajuster ces paramètres à tout moment.
Toujours dans les Agendas section, cliquez sur Partagé :Modifier les paramètres lien pour votre calendrier. Vous pouvez rapidement ajouter une personne en saisissant son adresse e-mail ou supprimer quelqu'un en cliquant sur la corbeille. Pour les nouvelles personnes que vous ajoutez et celles déjà répertoriées, vous pouvez ajuster les paramètres d'autorisation.
Ouvrez la liste déroulante des autorisations, puis faites votre choix. Vous pouvez autoriser cette personne à apporter des modifications et à gérer les options de partage, à modifier uniquement les événements, à afficher uniquement vos heures de disponibilité ou à afficher tous les détails de l'événement.
Étant donné que ces autorisations peuvent être ajustées différemment pour chaque personne avec qui vous partagez, cela peut être très pratique pour les situations de travail. Par exemple, vous voudrez peut-être que votre patron voie tous les détails de l'événement, mais que vos employés ne voient que les heures libres et occupées.
Voulez-vous que vos événements professionnels s'affichent dans une couleur rouge vif, mais que vos événements personnels s'affichent en jaune ensoleillé ? Par défaut, la couleur attribuée à un calendrier affichera les événements dans cette même couleur.
Si vous n'utilisez qu'un seul calendrier, ce n'est probablement pas un problème pour vous. Cependant, si vous avez plus d'un de vos propres et accès aux agendas partagés et publics, pensez à changer leurs couleurs pour une meilleure organisation.
Cela se fait sur votre page Google Agenda principale. Sélectionnez simplement la flèche à côté du calendrier que vous souhaitez modifier dans la navigation de gauche. Ensuite, choisissez votre couleur et c'est tout. Le codage couleur de vos calendriers et événements vous aide à voir ce qui est prévu dans votre emploi du temps d'un coup d'œil.
Bien que de nombreux paramètres par défaut puissent être évidents, les utilisateurs ne les modifient pas souvent. Soit ils ne savent pas que ces changements peuvent être apportés, soit ils n'ont tout simplement pas pris le temps de le faire. Mais si vous utilisez régulièrement Google Agenda, il est essentiel de le configurer exactement comme vous le souhaitez.
Avez-vous un paramètre par défaut favori qui vous aide ? Que ce soit au travail ou à la maison, quels paramètres vous sont les plus utiles ? Partagez vos impressions avec nous dans les commentaires !