Google Doc peut sembler basique à première vue, mais l'outil de productivité dans le cloud possède de nombreuses fonctionnalités négligées qui peuvent vous aider à en faire plus au travail.
Dans cet article, nous examinerons plusieurs fonctionnalités de Google Docs que vous ne connaissiez probablement pas et comment vous pouvez les utiliser pour gagner du temps lors de la création de contenu.
Veuillez noter que ces fonctionnalités sont principalement accessibles sur la version de bureau de l'outil Google Docs. Ceux qui peuvent également être utilisés sur la version mobile seront indiqués.
Pour utiliser la fonctionnalité de saisie vocale, ouvrez un document et cliquez sur Outils depuis la barre de menu en haut de la page. Sélectionnez Saisie vocale dans le menu déroulant.
Un microphone apparaîtra sur votre écran, avec un menu de langue où vous pourrez sélectionner votre langue préférée. Lorsque vous êtes prêt à prononcer votre texte, cliquez sur le microphone ou appuyez sur Cmd + Maj + S (si vous utilisez un Mac) ou Ctrl + Maj + S (si vous utilisez un PC Windows) pour démarrer l'enregistrement.
Pour ajouter de la ponctuation entre du texte, dites le nom du signe de ponctuation que vous souhaitez ajouter, comme "point", "virgule" ou "point d'interrogation". Vous pouvez donner des instructions de mise en forme telles que "nouvelle ligne" ou "nouveau paragraphe", ou "arrêter d'écouter" si vous souhaitez faire une pause dans la saisie vocale, et "reprendre" lorsque vous êtes prêt à continuer.
Recherchez les commandes d'édition avancées dans cette liste de commandes sur la page d'assistance de Google.
Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour transcrire n'importe quel fichier audio. Lisez simplement l'audio (de votre téléphone ou de tout autre appareil) à la voix en texte, et il devrait le taper pour vous. Vous devrez peut-être faire quelques modifications, mais vous auriez gagné beaucoup de temps.
La fonctionnalité de saisie vocale n'est disponible que sur le bureau, mais elle ne fonctionne que sur le navigateur Chrome.
Beaucoup de gens aiment Google Docs pour sa fonction de sauvegarde instantanée dans le cloud, mais cela peut être gênant si vous n'avez pas accès à Internet pendant un certain temps. La bonne nouvelle est que vous pouvez toujours accéder à vos fichiers et les modifier hors ligne.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur Google Chrome, et vous devez installer et activer l'extension Google Docs Offline Chrome. Assurez-vous également que vous ne naviguez pas en mode privé.
Cette fonctionnalité doit être mise en place lorsque vous êtes en ligne, mais une fois que c'est fait, vous pouvez écrire et modifier du texte hors ligne, puis ils seront enregistrés dans le cloud lorsque vous aurez accès à Internet. Voici comment.
Pour permettre d'ouvrir et d'enregistrer des fichiers Google Docs hors connexion , suivez ces instructions. Cette fonctionnalité est disponible sur PC, iOS et Android.
Si vous travaillez sur un document seul ou avec d'autres, vous pouvez suivre les modifications apportées au document à l'aide de la fonctionnalité Historique des versions.
Vous pouvez également restaurer le document dans une version précédente de manière temporaire ou permanente ; une fonctionnalité qui peut vous sauver la vie si vous supprimez accidentellement des parties de votre document et que vous ne pouvez pas utiliser la fonction Annuler bouton pour les restaurer.
Pour utiliser la fonctionnalité d'historique des versions, cliquez sur Fichier dans la barre de menus, puis sélectionnez Historique des versions du menu déroulant. Vous verrez que vous pouvez également nommer une version, de sorte que vous pouvez l'utiliser pour suivre les changements continus dans le document, en particulier si d'autres utilisateurs apportent des modifications au même document.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
Bien qu'il soit agréable de collaborer avec d'autres personnes et de modifier un document ensemble, il peut être difficile (et désordonné) de suivre les modifications apportées par chaque personne.
La fonction de suggestion vous permet de suggérer simplement des modifications si vous ne souhaitez pas modifier complètement le document. Vos suggestions apparaîtront à l'éditeur sous forme de commentaires dans la barre latérale, et l'éditeur peut apporter des modifications instantanées en acceptant la suggestion. Vous pouvez également poursuivre les fils de conversation avec Répondre , afin que vous puissiez donner et recevoir des commentaires directement sur la page du document sans avoir à envoyer et recevoir des e-mails.
Pour suggérer des modifications, cliquez sur l'icône en forme de crayon pour le mode d'édition dans le coin supérieur droit de votre document ouvert, puis sélectionnez Suggestion .
Pour afficher le document sans les suggestions, cliquez sur Affichage . Vous pourrez lire sans les barrés et les pop-ups de commentaires.
Pour gagner du temps, vous pouvez accepter ou rejeter toutes les suggestions à la fois. Cliquez sur Outils , puis sélectionnez Examiner les modifications suggérées . Cliquez sur Tout accepter ou Rejeter tout .
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
Si vous souhaitez styliser votre texte en fonction de votre message, vous pouvez également le faire avec Google Docs. Outre les 24 polices par défaut qui sont déjà programmées dans l'outil Google Docs, vous pouvez ajouter plusieurs polices sympas de votre choix pour améliorer visuellement votre texte.
Pour ajouter des polices, cliquez simplement sur Polices dans la barre de menus et sélectionnez Plus de polices . Sélectionnez autant de polices que vous le souhaitez dans la collection fournie.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
Il s'agit d'une autre fonctionnalité que vous pouvez utiliser pour suivre les modifications apportées à un document par vous-même ou par un collaborateur. Il est particulièrement utile pour les documents volumineux et, comme son nom l'indique, vous pouvez comparer deux documents pour voir les différences entre eux.
Pour utiliser cette fonctionnalité, ouvrez le document de base pour lequel vous souhaitez effectuer une comparaison, puis cliquez sur Outils et sélectionnez Comparer les documents .
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le document avec lequel vous souhaitez le comparer à partir de votre Drive, puis cliquez sur Comparer . Dans la section Attributer les différences à champ, entrez le nom du collaborateur qui sera l'auteur des modifications suggérées dans le document final.
Les différences s'afficheront de la même manière que dans la section Suggestion mode dont nous avons parlé ci-dessus, et vous pouvez également accepter ou rejeter les modifications.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
Si vous avez besoin de remplacer plusieurs occurrences d'une erreur dans votre texte, Google Docs vous facilite la tâche grâce à la fonctionnalité Rechercher et remplacer.
Pour les utilisateurs familiarisés avec la fonctionnalité Rechercher et remplacer de Microsoft Word, cela fonctionne de la même manière.
Pour rechercher un mot ou une expression spécifique dans votre document, utilisez le raccourci Ctrl + F sur un PC Windows ou Command + F sur un Mac. Saisissez le mot dans le champ "Rechercher dans le document".
Pour remplacer le texte trouvé, cliquez sur les trois points sur le côté droit et sélectionnez Rechercher et remplacer .
Saisissez ensuite le texte dans Rechercher et le texte de remplacement dans le champ Remplacer par champ. Faites défiler les instances de texte avec le curseur haut et bas, puis cliquez sur Remplacer pour les échanger individuellement. Ou cliquez sur Remplacer tout pour remplacer tout le texte sélectionné à la fois.
Pour vous aider à vous concentrer et à éviter d'avoir à passer d'un onglet à l'autre lorsque vous recherchez la signification d'un mot, Google Docs dispose d'un dictionnaire intégré à l'application.
Lorsque vous tapez et que vous devez rechercher un mot, mettez-le en surbrillance, puis faites un clic droit et sélectionnez Définir du menu. L'outil Dictionnaire recherchera la définition du mot sur Internet, et il apparaîtra sur le côté droit de votre écran.
Dites adieu à la mémorisation des raccourcis clavier accentués ou au copier/coller des lettres accentuées d'autres documents.
Pour utiliser des lettres accentuées, vous devez télécharger le module complémentaire "Easy Accents". Il vous permet d'insérer des accents pour 20 langues différentes directement à partir d'une barre latérale dans votre document.
Téléchargez le module complémentaire Google Doc en ouvrant les Outils menu, puis cliquez sur Modules complémentaires et Obtenir des modules complémentaires . Dans la boîte Google Marketplace qui s'affiche, recherchez Easy Accents et cliquez sur le bouton d'installation bleu pour l'ajouter à votre collection de modules complémentaires Google Docs.
Après l'installation, cliquez sur les Modules complémentaires menu pour sélectionner le module complémentaire Easy Accents et commencer à ajouter des accents corrects sur tous vos mots étrangers.
Ce module complémentaire n'est disponible que sur ordinateur, mais les claviers mobiles prennent généralement en charge les accents de langue. Vous pourrez donc écrire du texte avec des accents sur votre téléphone sans le module complémentaire.
La plupart des gens connaissent les raccourcis Microsoft Word, mais vous pouvez également créer vos propres raccourcis dans Google Docs. Pour créer des raccourcis personnalisés, cliquez sur Outils> Préférences> Substitution. Vous constaterez qu'il existe déjà quelques raccourcis de fractions et de symboles (comme changer 3/4 en ¾), mais n'hésitez pas à en ajouter vous-même.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le bureau.
Maintenant que vous avez appris ces outils Google Docs, vous pouvez les utiliser lors de la création de votre prochain document. J'espère qu'ils vous faciliteront la tâche !
