Une vidéoconférence en ligne semble facile. Vous allumez votre ordinateur portable et cliquez sur l'application de réunion virtuelle pour démarrer la webcam. Mais cet éloignement et la facilité de la technologie pour nous connecter tous peuvent vous faire oublier les petites choses à faire et à ne pas faire derrière la rencontre de vos collègues à l'écran.
Vous pourriez avoir des difficultés avec la technologie ou l'ambiance de votre maison. Ainsi, la préparation de la réunion est tout aussi importante. Ensuite, une fois que vous serez dans la réunion, votre attitude sera la clé pour rehausser votre présence.
Essentiellement, les vidéoconférences en ligne font maintenant partie de nos vies. Détestez-les ou aimez-les, vous devez les gérer. Pourquoi ne pas utiliser l'aide-mémoire ci-dessous pour tirer le meilleur parti de ces visioconférences ?
TÉLÉCHARGEMENT GRATUIT : Cette aide-mémoire est disponible sous forme de PDF téléchargeable de notre partenaire de distribution, TradePub. Vous devrez remplir un court formulaire pour y accéder pour la première fois seulement. Téléchargez les bases de la visioconférence en ligne.
L'essentiel de la visioconférence en ligne
Préparation | Respectez le code vestimentaire Traitez une réunion en ligne comme une réunion en personne et suivez les normes du lieu de travail. Prenez soin de votre toilettage avant de vous asseoir pour la réunion. Projetez un visage professionnel car cela ajoute un sentiment de normalité à une conversation à distance. Évitez les couleurs gênantes qui sont trop clair ou trop sombre. Il peut désactiver certaines webcams qui ajustent automatiquement l'exposition et la luminosité.Faites face à la caméra avec une bonne posture.
Configurez votre équipement Choisissez une chaise confortable pour vous asseoir. Utilisez un moniteur qui vous permet de voir facilement les diapositives et les feuilles de calcul. (Un écran de smartphone est bon pour une réunion informelle mais pas pour afficher des données.) Investissez dans un bon casque antibruit. Familiarisez-vous avec le logiciel de chat que vous devez utiliser. Portez une attention particulière aux paramètres dont vous pourriez avoir besoin pendant la réunion. Évitez le contre-jour car il peut obscurcir votre visage. La lumière naturelle ou les plafonniers sont idéaux. Rien n'est aussi important qu'une bonne bande passante. Tout ce qui est inférieur à 20 MBPS peut pixelliser votre vidéo. Si la réunion est critique, gardez une autre connexion prête. Par exemple, vous pouvez configurer un point d'accès Wi-Fi indépendant.Fermez les applications d'arrière-plan inutiles et arrêtez les programmes de streaming simultanés dans votre navigateur.Placez votre webcam au niveau des yeux afin de pouvoir établir un contact visuel avec les autres membres de votre équipe.Soyez votre propre support technique ou testez votre matériel avec un collègue quelques minutes avant la vraie réunion. Allumez votre webcam et prévisualisez le cadre et l'effet de lumière à l'intérieur. Plus il y a de lumière, mieux c'est.Désactivez les notifications pendant le déroulement de la réunion.Si vous prévoyez de partager votre écran, assurez-vous de garder les données personnelles à l'écart.
Améliorez votre environnement Mettez votre téléphone mobile en sourdine pour éviter les interruptions.Nettoyez votre chambre et votre bureau.Scannez votre arrière-plan et assurez-vous qu'il n'y a rien d'inapproprié.Choisissez un arrière-plan virtuel dans des applications telles que Microsoft Teams et Zoom pour masquer les arrière-plans encombrés. espace isolé, de préférence avec une porte, afin que vous puissiez tenir une réunion sans distractions.Informez votre famille de l'horaire des réunions à l'avance.Assurez-vous que vos enfants resteront occupés pendant toute la durée de votre réunion.Éloignez vos animaux de compagnie de votre espace de réunion.
Gérez votre temps Planifiez des réunions en ligne bien à l'avance. Soyez toujours à l'heure. Il est utile d'être en ligne quelques minutes avant le début de la réunion.Si vous ne pouvez pas assister à la réunion ou que vous serez en retard, informez-en à l'avance la personne qui anime la réunion.Allumez ou activez votre équipement de conférence au préalable pour éviter les problèmes de dernière minute.Évitez participer à une réunion en ligne en conduisant. Il ne s'agit ni d'une utilisation sûre ni efficace de votre temps de réunion.Envisagez une réunion audio en dernier recours.
Organisez vos pensées Si vous dirigez la réunion, définissez un ordre du jour avec des heures de début et de fin. Conservez toutes vos données à côté de vous ou dans un dossier accessible sur votre ordinateur. Marquez tout ce qui concerne la réunion dans vos favoris. Désencombrez votre bureau pour garder les bonnes informations accessibles en un coup d'œil.Notez vos questions afin de pouvoir les présenter au bon moment.Partagez le contenu et les fichiers avant la réunion pour vous assurer que tous les participants sont préparés pour la discussion.
Participation Maîtrisez vos manières Présentez-vous lorsque tous les membres de l'équipe ne se connaissent pas. Utilisez toujours la vidéo car les expressions faciales transmettent vos pensées en l'absence d'autres gestes. Utilisez des repères visuels (comme une paume levée) pour signaler que vous voulez parler. Participez en parlant clairement dans le micro. Rester silencieux ou désactiver votre webcam, c'est comme si vous remplissiez une chaise dans une vraie réunion. Coupez le son de votre microphone lorsque vous ne parlez pas car il peut capter beaucoup de bruit de fond. Si vous devez vous déplacer au milieu d'une réunion pour tâches personnelles, éteignez votre vidéo pour éviter de vous distraire. Attendez que l'autre personne ait fini de parler, car les décalages temporels sur le Web peuvent souvent amener les membres de l'équipe à parler entre eux.
Restez présent Évitez le multitâche ou la dérive vers Facebook ou Twitter lorsque vous êtes en réunion. Ne mangez pas pendant une réunion. Siroter de l'eau ou une boisson comme du thé ou du café est acceptable. Pour établir un contact visuel avec un participant à la réunion, regardez la caméra et non le visage de la personne ou son arrière-plan. Utilisez la fonction de chat textuel si disponible comme support pour les requêtes et pour établir des liens aux documents pertinents. Dites au revoir avec le sourire à la fin de la réunion. Une discussion informelle sur des sujets non professionnels permet également de conclure les réunions sur une note joyeuse. Si vous avez dirigé la réunion, assurez-vous de vous déconnecter en dernier.
Les visioconférences en ligne sont là pour rester
Bien sûr, tout n'est pas une question de technologie. Quelques grâces sociales simples peuvent renforcer votre présence dans n'importe quelle réunion en ligne. Après tout, les visioconférences sont plus "in your face" car tout le monde est visible à l'écran. La vidéo aide, mais le petit cadre n'est pas suffisant pour mettre en valeur votre langage corporel ou vos émotions lorsque vous discutez avec votre équipe.
C'est pourquoi toutes les nuances ci-dessus sont essentielles, quel que soit l'outil de réunion en ligne que vous choisissez pour collaborer avec votre équipe. En bref, pour bien respecter l'étiquette des visioconférences en ligne, ne faites rien que vous ne feriez pas lors d'une véritable réunion.
Crédit image : Visuels sur Unsplash
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