Automatisez votre entreprise pour plus d'efficacité : guides pratiques avec IFTTT

Diriger une entreprise est un défi quotidien. L'automatisation intelligente libère du temps précieux pour vous concentrer sur l'essentiel : la croissance de votre activité.

De nombreux processus peuvent être automatisés pour optimiser votre gestion. Enregistrez automatiquement les notifications PayPal comme revenus fiscaux, suivez votre kilométrage professionnel via GPS, ou recevez des rappels pour renouveler vos domaines web directement dans vos tâches quotidiennes.

Si vous souhaitez implémenter ces automatisations, suivez nos guides détaillés ci-dessous, testés et validés pour une efficacité maximale.

Enregistrer automatiquement les revenus

Les petites entreprises reçoivent souvent des notifications par e-mail de leurs services de paiement, comme PayPal. Ces e-mails sont parfaits pour déclencher des automatisations.

Utilisez la ligne d'objet spécifique (ex. : "You've got money") pour ajouter un enregistrement dans votre feuille de calcul Google Sheets.

Configurer l'applet IFTTT

Créez un compte IFTTT si nécessaire. Allez dans Mes applets > Nouvelle applet > Ceci.

Recherchez Gmail et sélectionnez Nouvel e-mail dans la boîte de réception à partir de la recherche.

Définissez la recherche : subject:You've got money (adaptez au texte exact de votre service).

Cliquez sur Créer un déclencheur.

Pour l'action : Ça > Google Sheets > Ajouter une ligne à la feuille de calcul.

Créez d'abord dans Google Drive un dossier IFTTT/Business avec une feuille Revenus et dépenses (onglet Revenu).

Dans le formulaire IFTTT, utilisez pour Ligne formatée : "{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}".

Cliquez sur Créer une action.

Ajouter un script Google Apps Script

Ouvrez votre feuille Google Sheets. Les nouvelles lignes auront le corps de l'e-mail en A, date en D.

Masquez la colonne A (clic droit > Masquer la colonne).

Allez dans Outils > Éditeur de script.

Ajoutez cette fonction pour trouver la dernière ligne :

function FindLastRow() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  for (var i = data.length - 1; i >= 0; i--) {
    if (data[i][0] != null && data[i][0] != '') {
      return i + 1;
    }
  }
}

Puis, remplacez ou ajoutez dans myFunction() :

function myFunction() {
  var intLastRow = FindLastRow();
  SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B' + intLastRow).setValue('=GAUCHE(A' + intLastRow + ',TROUVER("$",A' + intLastRow + ')-11)');
  SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C' + intLastRow).setValue('=MILIEU(A' + intLastRow + ',TROUVER("$",A' + intLastRow + ')-1,(TROUVER("USD",A' + intLastRow + ')-TROUVER("$",A' + intLastRow + '))+3)');
}

Ces formules extraient le nom (colonne B) et le montant (colonne C) du corps de l'e-mail. Enregistrez (icône disque).

Configurez le déclencheur : Modifier > Déclencheurs du projet actuel > Ajouter : myFunction sur modification de feuille.

Résultat : chaque notification ajoute et traite une ligne automatiquement.

Suivre le kilométrage avec GPS

Utilisez l'app Everlance pour un suivi GPS automatique (version gratuite disponible, exports Excel par e-mail).

Configurez IFTTT pour sauvegarder ces exports dans Google Drive (ligne d'objet : "Votre exportation de transactions est prête").

1. Nouvelle applet IFTTT > Ceci > Gmail > Nouvel e-mail recherche : subject:Votre exportation de transactions est prête.
2. Ça > Google Drive > Télécharger le fichier à partir de l'URL vers IFTTT/Business/TripLogs.

Exports automatisés dans Drive après chaque envoi.

Télécharger : Everlance Android (Gratuit) | iOS (Gratuit)

Rappels automatiques pour renouveler vos domaines

Évitez l'oubli des renouvellements de domaines. Configurez IFTTT pour ajouter une tâche dans votre app (Todoist, etc.) à partir des notifications e-mail (ex. GoDaddy : "Votre avis de renouvellement Godaddy").

1. Nouvelle applet > Gmail recherche : subject:votre avis de renouvellement Godaddy.
2. Ça > Votre app tâches > Créer une nouvelle tâche : "{{Subject}} à {{ReceivedAt}}".

Les apps détectent la date pour un rappel automatique. Idéal pour gérer plusieurs domaines.

Gagnez du temps grâce à ces automatisations

Ces outils réduisent la charge administrative des petites entreprises et freelances. Pour la comptabilité, découvrez nos recommandations de logiciels adaptés.

Crédit image : Rawpixel/Depositphotos