Tout comme la façon dont tous les projets sont différents, les outils que vous pouvez utiliser pour les gérer le sont aussi. Ce qui est important, c'est que vous ayez un outil et c'est celui qu'il vous faut.
Si votre entreprise ne propose pas de logiciel comme Microsoft Project, vous pouvez toujours trouver un outil robuste. Heureusement, de nombreux outils de gestion de projet gratuits sont disponibles en ligne et offrent d'excellentes fonctionnalités.
Alors, comment en choisir un ? Répondre à ces cinq questions vous aidera à choisir l'outil de gestion de projet qui vous convient le mieux.
Cela peut sembler une question idiote à ceux qui occupent un poste de gestion de projet. Et pour ces gens, ça l'est. Mais toute la gestion de projet n'est pas effectuée par ceux qui occupent un poste officiel.
Les petites entreprises peuvent avoir des projets qui n'apparaissent qu'occasionnellement. Leur gestion peut être effectuée par n'importe quel nombre d'employés et, en raison de leur simplicité, un chef de projet formel n'est pas nécessaire.
Ensuite, il y a des entreprises un peu plus grandes et qui ont des projets plus souvent. Une entreprise peut ne pas employer de chef de projet officiel, mais simplement désigner une certaine personne pour assurer le suivi des projets.
La fréquence à laquelle vous gérerez un projet est la première question à vous poser. Cela aide à choisir un outil basique et intuitif si vous ne l'utilisez pas souvent. En revanche, pour les projets que vous gérez régulièrement, qu'ils soient quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, vous en voudrez peut-être un avec des fonctionnalités spécifiques.
MeisterTask est un outil formidable pour gérer un seul projet ici et là ou même plusieurs. La simplicité de l'interface en fait l'une des meilleures applications gratuites de gestion de projet. De plus, il offre une méthode visuelle de gestion de projet appelée la technique Kanban. Fondamentalement, cela montre vos projets et tâches sous une forme graphique plutôt qu'une simple liste avec du texte.
Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités de base telles que les dates d'échéance, les affectations de tâches, les pièces jointes et les notifications avec MeisterTask.
Les projets sont de toutes tailles et pour diverses industries. Vous pourriez travailler pour une petite entreprise de 10 personnes où vos projets sont minimes et à court terme. Mais peut-être travaillez-vous pour une grande entreprise de 1 000 personnes où les projets sont intensifs et durent des mois.
Déterminer la taille des projets que vous allez gérer est utile lors du choix d'un outil. Vous devez vous assurer qu'il peut répondre à vos besoins dès le départ. La dernière chose que vous voulez, c'est découvrir à mi-chemin d'un projet que l'outil a des limitations auxquelles vous ne vous attendiez pas.
Podio est un bel outil pour les grands et les petits projets. Ce qui le distingue en ce qui concerne la taille du projet, c'est que vous pouvez utiliser des packs d'applications directement liés à votre secteur ou à votre fonction. Ces applications vous permettent de personnaliser Podio selon vos besoins précis.
Ainsi, pour les petits projets, vous pouvez simplement utiliser les bases que vous voyez après votre inscription. Mais pour les plus grands, vous pouvez vous procurer des outils de l'App Market qui vous permettent de suivre les délais et les livrables, les campagnes et les calendriers, les clients et les rendez-vous, et bien plus encore.
La collaboration en équipe est une activité courante pour les personnes occupant un poste de gestion de projet. Mais cela ne signifie pas toujours que l'outil que vous utilisez pour gérer ces projets est celui où vous souhaitez collaborer.
Peut-être préférez-vous garder vos communications séparées et utiliser quelque chose comme Slack ou simplement un e-mail. Cependant, si la collaboration au sein de l'outil vous aide à gérer votre projet plus efficacement, alors jetez un œil à cette option :
Un outil en ligne gratuit qui est parfait pour la collaboration est Freedcamp. Vous pouvez inviter les membres de votre équipe, contrôler leur accès, discuter et rester en contact, le tout au même endroit où vous gérez votre projet.
Freedcamp fournit également les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que les notifications, les dates d'échéance, les affectations de tâches, les sous-tâches et les commentaires. Pour un outil complet que vous pouvez utiliser gratuitement, Freedcamp est excellent.
L'une des choses les plus importantes auxquelles vous devez penser avec un outil de gestion de projet est ses fonctionnalités. Et croyez-le ou non, certains n'offrent pas gratuitement les fonctionnalités les plus élémentaires. Pensez à ce dont vous avez vraiment besoin pour gérer avec succès vos projets.
Avez-vous besoin de pouvoir créer des projets illimités ? Avez-vous besoin de rappels et de notifications ? Avez-vous besoin de diagrammes de Gantt, de chronologies et de rapports ? Avez-vous besoin de pouvoir attribuer des tâches ?
Si vous recherchez un outil doté de fonctionnalités allant au-delà des attentes, alors Trello est fait pour vous. C'est l'un des outils de gestion de projet gratuits les plus populaires, et pour cause. Comme MeisterTask, Trello utilise la méthode Kanban. À l'aide de tableaux, de listes et de cartes, vous pouvez facilement gérer vos projets en un coup d'œil.
Bien sûr, Trello possède les fonctionnalités les plus élémentaires. Mais ceux qui se démarquent incluent des bonus à intégrer à d'autres services, des étiquettes pour l'organisation, des extensions de navigateur pour un accès n'importe où et des options pour envoyer des e-mails directement à vos tableaux.
De nos jours, faire des affaires à partir de votre appareil mobile est presque monnaie courante. Mais cela ne signifie pas toujours que c'est obligatoire.
Si vous ne gérez pas de projets de manière régulière, vous n'avez probablement pas à vous soucier d'un outil proposant une application mobile. Cependant, si la gestion de projet est votre travail et que vous devez en gérer plusieurs à la fois, alors une application mobile est probablement quelque chose que vous voulez.
Tous les outils en ligne gratuits mentionnés ci-dessus proposent des applications mobiles également gratuites. Ils sont faciles à utiliser, pratiques à avoir et vous permettent de travailler où que vous alliez.
En plus de ces cinq questions, y en a-t-il d'autres que vous vous posez lorsque vous choisissez un outil de gestion de projet ? Plus précisément, pour les options en ligne gratuites, y a-t-il d'autres questions que vous pourriez envisager ?
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