Trello est un outil formidable pour gérer des projets et des tâches. Pour la gestion de projet avec Trello, vous pouvez utiliser ses outils intégrés pour l'organisation, le suivi et la communication.
Cependant, ce qui distingue vraiment Trello, ce sont ces fonctionnalités qui permettent de gagner du temps. Vous savez peut-être que ces outils existent, mais leur utilisation peut rendre la gestion de votre prochain projet plus productive.
En tant que chef de projet, vous avez probablement déjà appris la technique Kanban. Kanban est essentiellement une méthode visuelle de gestion des éléments.
Kanban est un mot japonais et la technique a commencé avec Toyota Motor Company il y a des décennies. Et alors qu'elle était alors utilisée pour la gestion des stocks, cette méthode a depuis été utilisée avec succès dans toutes sortes d'industries. En effet, le processus peut être appliqué non seulement à la livraison d'articles physiques, mais aussi aux services, aux tâches et en tant qu'outil de gestion de projet productif :
La configuration de base d'un calendrier Kanban divise le processus donné en ses étapes de composants. Les tâches individuelles - généralement représentées par des Post-it ou un équivalent numérique - se déplacent de gauche à droite à travers des colonnes étiquetées avec le nom de chaque étape et un numéro. Ce nombre, déterminé par le planificateur, représente le nombre de tâches que l'équipe ou la personne responsable de cette étape de production peut gérer à tout moment.
Alors, comment Trello entre-t-il en jeu avec la méthode Kanban ? Trello est un outil de gestion de projets et de tâches pour les particuliers et les entreprises et il utilise cette technique. Vous créez votre tableau (Kanban), ajoutez des listes (qui sont les colonnes), puis insérez des cartes (qui sont les tâches ou les éléments dans les listes).
En plus des bases visuelles de la méthode Kanban, Trello offre une variété de fonctionnalités qui le transforment en un merveilleux outil de gestion de produits. Certaines de ces fonctionnalités incluent des rappels, des listes de contrôle, des pièces jointes, des étiquettes et des commentaires.
Avec tout cela à l'esprit, vous pouvez facilement gérer la plupart des projets avec la méthode Kanban et Trello. Et, comme la plupart des fonctionnalités de Trello sont explicites, explorons celles que vous ne connaissez peut-être pas ou que vous ne savez peut-être pas utiliser plus efficacement pour votre projet.
Il peut arriver qu'il soit efficace de connecter différentes cartes et cartes Trello. Par exemple, vous pouvez travailler avec la même équipe sur plusieurs projets où une référence rapide et facile serait pratique. Ou, peut-être que vous travaillez avec des éléments croisés où une seule tâche doit être effectuée pour plus d'un projet.
Dans ces cas, Trello dispose d'une fonctionnalité permettant de connecter une carte ou un tableau à une autre carte en seulement trois clics. Avec la carte ouverte, cliquez sur Ajouter une carte bouton dans le Ajouter un commentaire fenêtre, sélectionnez un tableau ou une carte, puis appuyez sur Enregistrer .
Lorsque cette carte est affichée, vous pouvez cliquer sur le lien de la carte ou du tableau connecté pour y accéder directement. Cela rend le référencement d'autres éléments dans Trello simple et rapide. Notez simplement que si vous ne l'utilisez que pour certains membres de l'équipe, ils auront besoin d'accéder à ces éléments pour les afficher. Vous pouvez également autoriser les membres à accéder au tableau sans invitation dans les paramètres du tableau.
Avec la fonction de liste de contrôle de Trello, vous pouvez facilement ajouter une liste d'éléments à une carte. Ceci est utile lorsque la carte représente une tâche où plusieurs éléments doivent être complétés, tels que des sous-tâches. Mais que se passe-t-il si vous découvrez que l'un de ces éléments est une tâche en soi nécessitant sa propre carte ? Vous n'avez pas besoin de supprimer l'élément de la liste de contrôle, de revenir à la liste sur le tableau, d'ajouter une nouvelle carte et d'insérer ses mentions. Vous pouvez simplement le convertir.
Ouvrez la carte avec la liste de contrôle, cliquez sur l'icône à trois points à côté de l'élément, puis sélectionnez Convertir en carte . L'élément se déplacera alors de la liste de contrôle à sa propre carte dans cette liste. C'est idéal lorsque vous en avez besoin, car l'élément reprendra toutes les mentions des membres de l'équipe et même les emojis que vous joignez.
Et rappelez-vous, si vous voulez cette nouvelle carte sur une liste différente, utilisez simplement l'action glisser-déposer de Trello pour la déplacer. Ou vous pouvez cliquer sur Déplacer bouton sous la fiche Actions pour sélectionner la nouvelle liste (ou tableau).
Trello offre une fonctionnalité intéressante où vous pouvez créer une carte en envoyant un e-mail. Chaque tableau a une adresse e-mail unique, tout comme chaque membre de l'équipe. Bien qu'il puisse sembler plus facile d'ouvrir simplement Trello et de créer la carte à la place, vous pouvez transformer un e-mail que vous avez reçu en carte. Pour gagner du temps, vous pouvez simplement transférer cet e-mail vers le tableau Trello et ajuster la mise en forme pour créer la carte.
Pour obtenir l'adresse e-mail de votre tableau, cliquez sur Afficher le menu > Plus > Paramètres d'e-mail au tableau . Vous pouvez ensuite copier l'adresse, en générer une nouvelle ou vous la faire envoyer par e-mail. Vous pouvez également sélectionner la liste et la position où les nouvelles cartes doivent apparaître.
Voici les règles de formatage de base pour transformer des e-mails en cartes :
Si vous souhaitez que la carte ait une étiquette spécifique, ajoutez #labelname, #labelcolor ou #labelnumber à la ligne d'objet.
Si vous souhaitez que la carte contienne un certain nom d'utilisateur, ajoutez @username à la ligne d'objet ou à sa propre ligne dans le corps de l'e-mail.
Pour un autre gain de temps considérable, vous pouvez également envoyer une note par e-mail à une carte existante. Chaque carte a également sa propre adresse e-mail et votre e-mail apparaîtra dans la section des commentaires de la carte. Pour voir l'adresse e-mail d'une carte, ouvrez-la et cliquez sur Partager et plus en bas à droite.
Vous savez déjà que Trello est disponible sur le web. Mais cet outil pratique est également disponible pour les appareils mobiles Android et iOS. Et comme beaucoup d'entre nous ne laissent pas leur travail au bureau, il peut arriver que vous ayez besoin de partager un tableau lors de vos déplacements.
Pour partager un tableau depuis l'application Trello, appuyez sur l'icône à trois points du haut à droite. Appuyez ensuite sur l'icône de partage et choisissez votre méthode. Cela vous permet d'envoyer rapidement un lien vers ce tableau au membre de votre équipe. En fonction de votre appareil et des paramètres de partage, vous pouvez avoir une variété d'options différentes de celles de l'image ci-dessous.
Ainsi, la prochaine fois que vous attendrez à l'aéroport pour un voyage d'affaires, dans un café avant de vous rendre au travail ou dans les transports en commun en rentrant du bureau, vous pourrez toujours vous occuper de vos affaires.
Télécharger : Trello pour Android | iOS (Gratuit)
Pour rendre votre processus encore plus puissant dans Trello, vous pouvez profiter des Power-Ups disponibles. Ce sont des outils que vous pouvez intégrer à vos tableaux pour les maximiser. Pour afficher une liste de ceux-ci à partir de votre tableau, cliquez sur Afficher le menu en haut à droite, puis choisissez Power-Ups . Vous pouvez également visiter la page Web Trello Power-Ups.
Voici plusieurs Power-Ups courants et comment vous pouvez les utiliser pour la gestion de projet.
Dans le menu, cliquez simplement sur l'icône d'information à côté du Power-Up pour plus de détails et cliquez sur Activer bouton pour poursuivre l'activation. Notez que les comptes gratuits vous offrent un Power-Up par tableau, mais si vous avez un compte professionnel payant, vous pouvez en utiliser un nombre illimité.
Si vous êtes un utilisateur actuel de Trello, vous savez que la portée de ses fonctionnalités est bien plus vaste que cette liste de conseils. Et avec plus d'outils, de Power-Ups et d'intégrations ajoutés en permanence, cela ne fait que s'améliorer. Et rappelez-vous, en plus des situations professionnelles et professionnelles, vous pouvez utiliser Trello à des fins individuelles telles que des projets à la maison, des travaux scolaires ou des objectifs personnels.
Quelle est votre fonctionnalité Trello préférée ? Est-ce quelque chose répertorié ici ou un joyau que vous venez de découvrir? Partagez-le avec nous dans les commentaires ci-dessous !
