Les outils que nous utilisons généralement pour gérer des projets personnels ont un inconvénient majeur. Les listes de tâches et leurs variantes (comme les tableaux Kanban) permettent de suivre quoi devrait être fait et (peut-être) qui devrait le faire. Mais ils ne sont pas aussi doués pour planifier le quand . C'est le domaine des outils orientés métier, tels que l'approche de gestion de projet Waterfall.
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent un ensemble d'outils et de processus pour gérer leurs projets est la rentabilité. Une fois que la direction décide qu'un projet particulier ajoutera de la valeur à l'entreprise, il y a un coût pour chaque heure pendant laquelle le projet n'est pas terminé. En tant qu'individus, cependant, il est très facile de laisser filer des projets personnels. Nous sommes malades, ou trop fatigués, ou le travail est trop chargé, ou il y a trop de vidéos de chats sur Internet. Une partie de la discipline de la gestion de projet consiste non seulement à conduire les projets jusqu'à leur achèvement, mais aussi à les mettre en place initialement afin qu'ils se terminent dans un état acceptable délai.
Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez utiliser les outils professionnels pour rester sur la bonne voie et mener à bien vos projets.
Il y a quelques principes importants de la gestion de projet que vous devrez apprendre :
Étant donné un objectif final souhaité, la première étape de la plupart des projets consiste à décomposer cet objectif en tâches réalisables. Par exemple, si vous cherchez à créer un blog WordPress, votre haut niveau peut inclure la rédaction de contenu, la conception d'un logo et l'installation/le déploiement de Wordpress sur votre serveur. Création d'une structure de répartition du travail (WBS) implique de les diviser et de les sous-diviser jusqu'à ce qu'il vous reste des tâches qui sont faciles à regarder, à comprendre et à exécuter pour quelqu'un.
Le WBS réel pour ce projet simple pourrait ressembler à ceci :
Plus les tâches sont petites, mieux c'est. Par exemple, les éléments "écrire du contenu pour les publications" pourraient être divisés en un par publication. Les rendre plus petits vous permet non seulement de voir les progrès plus tôt. Il offre également la possibilité de les mélanger pour respecter une date cible. Vous devez également avoir une idée de ce qui doit être terminé avant que quelque chose d'autre puisse commencer, connu sous le nom de prédécesseurs ou dépendances .
Par exemple, votre designer ne peut produire le brouillon de votre logo qu'après vous l'avez sélectionnée. Ainsi, le contour de votre projet ressemble maintenant à ceci :
Maintenant que vous savez ce qui doit être fait, vous devez déterminer qui le fera et quand. Pour attribuer une tâche à quelqu'un, vous devez d'abord vous assurer qu'il peut le faire (par exemple, n'attribuez pas 3,5 à votre graphiste). Mais vous devez également savoir combien ils sont disponibles en général, ainsi que quand. C'est ce qu'on appelle la gestion des ressources . Cela commence par comprendre combien d'heures par jour une personne est disponible, puis suivre cette disponibilité par rapport au travail que vous lui attribuez.
Par exemple, vous pouvez avoir un travail de jour. À votre 9 à 5, vous êtes probablement disponible huit heures par jour. Mais pour vos projets personnels, vous pouvez bloquer une heure ou deux la nuit. Cela signifie que vous disposez d'une capacité hebdomadaire de :(2 * 5) =10 heures par semaine (allez, enlevez les week-ends… vous le méritez). Cela signifie qu'une tâche donnée qu'une personne qui y travaille à temps plein pourrait accomplir en une journée vous prendra quatre jours ouvrables. Calculer les choses en fonction de la capacité vous dira combien de temps vos projets dureront vraiment prendre.
C'est ce que nous appelons la "planification optimisée", car créer le WBS, c'est aussi planifier. Mais ce que vous découvrirez peut-être, c'est que vous ferez le plan initial pour le "meilleur scénario". Il y aura une et une seule tâche en cours à la fois (facile à gérer), et elles tomberont toutes les unes après les autres. Mais c'est rarement ainsi que les projets fonctionnent dans la pratique. Au cours de cette phase, vous ajusterez la structure et les affectations du projet en fonction de :
Ce que vous constaterez probablement, c'est que certaines parties du projet augmentent en durée et que vous chercherez des moyens d'en raccourcir d'autres. Maintenant que vous avez une idée de ce que vous devriez mettre dans votre plan de projet, voyons comment le faire concrètement.
Avant le pas à pas, un petit mot à la défense des outils de gestion de projet. J'ai souvent entendu quelque chose comme ce qui suit, lorsque j'ai suggéré ou demandé à quelqu'un d'apprendre l'une de ces applications :
Il y a une raison pour laquelle les diagrammes de Gantt (qui existent depuis plus d'un siècle) sont encore utilisés aujourd'hui - et pourquoi ils sont si populaires dans la gestion de projet Waterfall. Ils constituent la meilleure vue unique pour visualiser votre chronologie, son statut et les affectations de tâches individuelles, en particulier si vous utilisez la gestion de projet Waterfall.
Les calendriers ne vous donnent pas une vue unique de votre projet. Les listes de tâches linéaires tiennent rarement compte des dépendances, et aucun autre outil ne permet de mettre à jour automatiquement les dates de début et de fin comme les applications basées sur Gantt.
Ce que beaucoup de gens se trompent à propos de ces applications, c'est la façon dont ils les utilisent. Mais nous allons vous montrer comment faire les choses facilement. Nous utiliserons ProjectLibre pour notre exemple de projet de modèle Waterfall, bien que les étapes devraient fonctionner presque de la même manière dans tout ce qui fournit un diagramme de Gantt interactif (ordinateur de bureau, mobile, Web, même fichiers Excel).
L'installation de ProjectLibre est aussi simple que de télécharger la dernière version (1.7 au moment de la rédaction) et d'exécuter le programme d'installation EXE (Windows), de faire glisser le DMG dans votre dossier Applications (Mac) ou d'installer le package RPM ou DEB via votre méthode préférée ( Linux).
Une fois que vous êtes installé, lancez ProjectLibre et sélectionnez Créer un projet option. Il vous donnera une boîte de dialogue pour entrer des informations préliminaires comme le nom et une date de début.
La première étape consiste à créer votre WBS. Commencez à noter toutes les tâches que vous connaissez n'importe où :message électronique, fichier texte brut, document de traitement de texte, OneNote. Tout ce avec quoi vous êtes à l'aise pendant le brainstorming, c'est bien. Maintenant, ouvrez ProjectLibre dans le Gantt vue, et collez le texte dans les cellules à gauche qui ressemblent à une feuille de calcul.
La première erreur de beaucoup de gens consiste à utiliser ces applications de manière pointer-cliquer. Non. Traitez le côté gauche de l'écran exactement comme des feuilles de calcul et utilisez des raccourcis clavier :boutons fléchés pour se déplacer, F2 à modifier, et Entrez s'engager.
Les seules choses supplémentaires que vous aurez besoin de savoir sont les frappes pour indenter (Ctrl + . (point) pour ProjectLibre, même si c'est Tab dans MS Project) et outdent (Ctrl + , (virgule) dans ProjectLibre, Maj + Tab dans Project). Cette partie fonctionne comme un plan dans Word. Il vous permet de créer rapidement les différentes phases et tâches (qui sont des entrées de niveau inférieur) dans votre plan.
Ensuite, mettez vos prédécesseurs (c'est-à-dire que A doit finir avant que B puisse commencer). Là encore, utilisez les touches fléchées et Entrée/Tabulation pour une entrée rapide. Enfin, ajoutez Travail , ou le temps que vous pensez que chaque élément prendra.
Vous remarquerez que deux choses se produisent lorsque vous commencez à ajuster le WBS. Tout d'abord, les lignes qui deviennent des éléments "parents" sont converties en phases, ce qui signifie qu'elles se terminent lorsque toutes leurs tâches enfants sont terminées. Deuxièmement, lorsque vous ajoutez des prédécesseurs, vous remarquerez que les dates de début et de fin sont automatiquement ajustées. Bien que cela puisse encore sembler être une grande entreprise, regardez ce qui suit pour un exemple de la rapidité et de la facilité avec lesquelles cela peut être. (Le temps nécessaire pour créer ce plan était d'un peu plus de trois minutes. La seule partie non illustrée ci-dessous était la saisie des tâches précédentes.)
Bien que vous ayez entré Travail pour chaque tâche, vous remarquerez leurs Durées affichent tous quelque chose comme ".25 jours ?" y compris le point d'interrogation.
En effet, l'application suppose que chacune sera effectuée dans une journée de huit heures. Mais cela peut être affecté par d'autres facteurs, notamment la capacité des ressources. Votre capacité.
Pour ce projet, je suppose que je serai disponible quelques heures par jour. Sur la base d'une journée de huit heures, cela équivaut à 25 % de capacité (si j'étais disponible à temps plein, ce serait 100 %). Lorsque j'entre mon nom en tant que ressource pour chaque tâche, j'ajoute "[25%]" après, ce qui est la notation de ProjectLibre pour la capacité. Regardez dans le court screencast ci-dessous ce qui arrive à la colonne "Durée" pendant que je m'attribue ces tâches. Compte tenu de mes capacités, ProjectLibre a quadruplé la durée de chaque tâche.
Maintenant, je peux voir que même si le projet ne dure qu'un peu plus de 80 heures, il faudra en fait environ cinq semaines pour le terminer.
C'est l'un des avantages de la méthodologie Waterfall :elle vous montre des délais plus réalistes.
Mais ne vous inquiétez pas ! Il y a quelques ajustements que nous pouvons faire pour rappeler cette date.
Une fois toutes vos ressources saisies, vous avez la possibilité de prendre du recul et d'examiner votre plan. Par exemple, vous pouvez voir que la conception visuelle et Brouillon de logo les tâches ne me sont pas assignées. C'est parce que je suis un artiste terrible, et si j'essayais de le faire moi-même, ça ne se passerait pas bien. Mais cela signifie également que si certains talentueux l'artiste travaillera sur ces tâches, je peux travailler sur autre chose en attendant.
Nous fixerions la version initiale de notre plan de manière strictement linéaire :chaque tâche était commencée lorsque celle qui la précédait se terminait, et de même avec des phases. Mais ajustons les prédécesseurs de sorte que les phases ne soient pas dépendantes et supprimons celles pour les tâches que je ne ferai pas. Notez comment il déplace les parties de la chronologie.
Maintenant, nous avons réduit le projet d'environ une semaine. Considérant que je fais le gros du travail, ce n'est pas trop minable. Nous pourrions probablement faire mieux encore en déplaçant d'abord la section Création et en travaillant sur le contenu pendant que ce logo est en production.
Avec vos propres projets, il est trop facile de sortir un calendrier, de choisir quelques dates et de continuer votre petit bonhomme de chemin.
L'utilisation d'outils légers comme OneNote (comment utiliser OneNote pour la gestion de projet) ou Trello (comment utiliser Trello pour la gestion de projet) vous rapproche un peu plus de la réalité, car ils tiennent au moins compte de qui fait quoi.
Mais passer par cet exercice dans quelque chose comme ProjectLibre vous oblige à réfléchir au temps que vous devez réellement y consacrer, aux goulots d'étranglement existants et aux endroits où vous pourriez avoir besoin d'aide. Cela aide également à décomposer vos projets en éléments gérables pour vous assurer que vous progressez. Bien que vous puissiez penser qu'un outil comme ProjectLibre était exagéré, j'espère que nous avons montré à quel point cela peut être facile.
Est-ce que vous vous contentez généralement de faire preuve de perspicacité lorsqu'il s'agit de vos projets favoris ? Ou utilisez-vous un système comme la gestion de projet Waterfall ? Faites-nous savoir comment vous "gérez vous-même votre projet" ci-dessous dans les commentaires !
