Parfois, votre feuille de calcul Excel vous échappe et vous constaterez peut-être qu'elle a besoin d'un bon nettoyage. Un problème particulièrement courant est de rencontrer des informations en double dans plusieurs cellules ou lignes. Voici donc quelques moyens simples de rechercher et de supprimer des données en double dans Excel pour vous aider à y remédier.
Il est recommandé de rechercher et de mettre en surbrillance les valeurs en double dans Excel avant de les supprimer. La suppression des valeurs les supprime définitivement de la feuille de calcul Excel. Par conséquent, les mettre en surbrillance vous donne d'abord l'occasion d'examiner les doublons et de vous assurer que vous n'en avez pas besoin.
Dans notre exemple, nous utiliserons la feuille de calcul suivante :
Notre utilisatrice fictive suit tous les stylos plume qu'elle a encrés. La feuille de calcul contient des informations sur le stylet et la couleur de l'encre actuellement dans le stylet. Mais, elle soupçonne qu'elle est accidentellement entrée dans certains de ses stylos plus d'une fois.
Le moyen le plus simple d'identifier les valeurs en double consiste à utiliser la mise en forme conditionnelle. Pour mettre en surbrillance les valeurs en double à l'aide de la mise en forme conditionnelle, procédez comme suit :
Cette méthode met en évidence les doublons dans chaque colonne ou ligne. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, toute société, modèle ou couleur d'encre répertorié plus d'une fois apparaît en surbrillance.
Pour cet exemple, nous devons examiner la colonne Modèle pour trouver des plumes en double. Nous avons deux stylos Student, 41 et Preppy. Les 41 ont des encres différentes, ce sont donc probablement des stylos différents. Mais les stylos Student et Preppy peuvent être des doublons.
Comme vous pouvez le constater, cette méthode n'est pas idéale.
Il trouve chaque cellule en double, mais dans ce cas, nous ne sommes intéressés que par la recherche de lignes en double. Vous pouvez avoir plusieurs stylos différents de la même entreprise avec la même encre. Mais vous êtes moins susceptible d'avoir plusieurs stylos de la même société, du même modèle et de la même couleur d'encre.
Excel vous permet de créer une mise en forme conditionnelle personnalisée avec des formules. Nous pouvons utiliser cette méthode pour identifier les lignes en double. La sélection de cette option est similaire à la façon dont nous avons sélectionné les valeurs en double ci-dessus, sauf qu'au lieu de sélectionner Règles de cellule en surbrillance , sélectionnez Nouvelle règle à la place.
Cela fait apparaître un menu contextuel. Définir le style à Classique , puis ouvrez le menu déroulant suivant et choisissez Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater .
La formule que nous voulons entrer est :
COUNTIFS($A$2:$A$14,$A2,$B$2:$B$14,$B2,$C$2:$C$14,$C2)>1 Examinons de plus près cette formule.
Les formules de mise en forme conditionnelle doivent renvoyer une réponse vraie ou fausse. Si la réponse est vrai, le formatage est appliqué. Cette équation est vraie lorsqu'elle compte plus d'une ligne avec les mêmes informations.
Pour vérifier les lignes pour les doublons, la formule sélectionne d'abord une colonne ($A$2:$A$14). Nous utilisons l'emplacement absolu car nous voulons que tous utilisent la même plage de cellules lors de l'évaluation des lignes pour les doublons.
La variable suivante est la cible que nous vérifions pour une valeur en double ($A2). Cette fois, l'emplacement absolu est utilisé pour la colonne, mais pas pour la ligne. Cela permet à notre formule de vérifier chaque ligne de manière incrémentielle.
Nous répétons cela pour chaque colonne de la ligne.
Une fois que vous avez entré la formule, n'oubliez pas de choisir un style de formatage. La valeur par défaut est aucun style. Ainsi, même si vous faites tout correctement, si vous oubliez cette étape, vous ne verrez pas les résultats.
Ensuite, notre tableau ressemblait à ceci :
Cette méthode ne met en évidence que les lignes entières qui sont des doublons. Une fois que vous avez trouvé tous les doublons dans votre feuille de calcul Excel, vous pouvez décider s'ils doivent être supprimés.
La suppression des doublons est facile dans Excel. Sous les Données onglet, dans les Outils de données groupe, vous trouverez une option pour Supprimer les doublons . Cet outil est très pratique car il vous permet de sélectionner les colonnes que vous souhaitez vérifier.
Pour utiliser cet outil, sélectionnez vos données puis cliquez sur Supprimer les doublons .
Lorsque vous le faites, une fenêtre contextuelle apparaît qui vous permet de choisir les colonnes à vérifier pour les doublons. Si vous Tout sélectionner colonnes, il ne supprime que les lignes en double.
Cependant, vous n'êtes pas obligé de choisir toutes les colonnes. Par exemple, si je voulais savoir quelles encres sont actuellement dans les stylos, vous pouvez sélectionner Couleur de l'encre et supprimer les couleurs en double. Cela laissera le premier stylo qui utilise une nouvelle couleur et supprimera toute entrée ultérieure.
L'utilisation de l'outil Supprimer les doublons d'Excel supprime automatiquement les entrées en double.
Si vous souhaitez uniquement supprimer temporairement les entrées en double, mais pas les supprimer, vous pouvez plutôt filtrer vos données.
Les filtres vous permettent de manipuler la quantité de vos données affichées, sans supprimer aucune des valeurs. Vous pouvez trouver les options de filtrage sous Données dans l'onglet Trier et filtrer groupe.
Il existe de nombreuses façons de filtrer les données dans Excel. L'exemple ci-dessous montre uniquement comment filtrer les valeurs en double :
Le filtrage de ces données permet à Excel de masquer les lignes en double. Ainsi, dans notre exemple, les stylos Student et Preppy en double ont été masqués.
Mais les données en double n'ont pas disparu, elles sont simplement masquées. C'est pourquoi notre tableau est toujours formaté selon la règle que nous avons créée précédemment, bien qu'aucun stylo en double n'apparaisse.
En fait, si vous regardez le long des numéros de ligne, vous pouvez voir où les deux lignes sont cachées. Les lignes sautent de sept à neuf et sautent à nouveau entre 12 et 14. Les données n'ont pas disparu, elles sont juste hors de vue.
La première étape du nettoyage de vos données consiste à identifier les doublons. La suppression des doublons dans Excel supprime définitivement les données. Les mettre en surbrillance vous donne l'occasion d'évaluer d'abord les doublons. Et si vous êtes intéressé par les lignes en double, vous devez utiliser des formules de mise en forme conditionnelle pour les trouver.
Et enfin, si vous ne souhaitez pas supprimer vos données en double, envisagez plutôt d'utiliser un filtre. Cela les masque sans supprimer les données en double d'Excel.