Il est si facile de communiquer par SMS ou par e-mail, mais il y a des pièges dont vous devez être conscient. Étant donné que tout ce que le destinataire doit faire, ce sont vos mots, le moins que vous puissiez faire est d'éviter d'utiliser des erreurs de texto courantes que beaucoup de gens trouvent ennuyeuses, voire offensantes.
Considérant que votre vie personnelle et professionnelle dépend en grande partie d'une communication efficace, faire preuve de tact vous sera bénéfique à bien des égards. Voici six habitudes à éviter lors de l'envoi d'un message texte. Certains de ces principes peuvent même s'appliquer à vos interactions personnelles.
Les emojis sont amusants à explorer et très pratiques pour exprimer rapidement un sentiment ou une réaction. Il y a cependant une limite à la fréquence à laquelle vous devez les utiliser. Soyez particulièrement prudent dans un cadre professionnel, car aller bien au-delà des smileys peut vous faire paraître immature.
Mais soyons plus précis. Lorsque vous parlez à des collègues, respectez quelques émojis simples et utilisez-les avec parcimonie.
Lorsque vous vous adressez à un client, n'utilisez qu'un seul smiley par message et uniquement si vous avez besoin de donner au texte une sensation légèrement plus chaleureuse. Les emojis, lorsqu'ils sont appliqués correctement, peuvent vraiment inspirer la convivialité.
Traitez les connaissances avec autant de soin. Jusqu'à ce que vous les connaissiez suffisamment bien, il est préférable de réduire au minimum les emojis.
Si vous envoyez un SMS à un ami, en revanche, il y a moins de pression. Résoudre les messages à base d'images de l'autre pourrait même être amusant, mais pas tout le temps.
Apprenez à connaître tous les emojis populaires et leurs définitions. Ensuite, vous pouvez créer un jeu de SMS pour votre groupe d'amis en utilisant uniquement des emojis. C'est la seule surutilisation appropriée des emojis.
Voici une autre mauvaise habitude dans laquelle les textos prennent. Le look même des LETTRES MAJUSCULES suggère de crier, donc la lecture d'un e-mail en majuscules est pour le moins choquante. N'abusez jamais des majuscules, surtout dans un contexte professionnel.
Assurez-vous que votre message est calme et clair envoie un bien meilleur signal. Cela montre que vous vous souciez de l'expérience de lecture du destinataire et cela l'encourage à répondre de la même manière respectueuse.
Mais nous avons aussi des tendances comme les casquettes alternées. Bien que ce motif ait un but précis (exprimer le sarcasme), il est très dur pour les yeux, évitez donc de l'utiliser ou quelque chose de similaire autant que possible. En fait, un seul emoji serait un bien meilleur choix.
Les mots peuvent vraiment couper dans le mauvais sens quand on s'y attend le moins. Et quand beaucoup de gens conviennent que des phrases spécifiques sont offensantes, c'est une bonne idée d'arrêter de les utiliser. Si vous êtes un manager ou quelqu'un dans une position très sociale, la dernière chose que vous voulez est de repousser les gens.
Évitez d'utiliser des expressions comme celles de la vidéo ci-dessus ou de la liste ci-dessous. Ils peuvent sembler innocents, mais ils peuvent sembler dégradants, passifs-agressifs et carrément ennuyeux :
La liste est longue, il peut donc être utile d'approfondir la question des phrases ennuyeuses à l'aide de sources telles que Reader's Digest. De cette façon, composer des textes et des e-mails appropriés sera plus facile et plus rapide.
Mais éviter l'offense revient également au principe de base de réfléchir avant de parler, qui s'applique autant aux interactions écrites qu'à toute autre chose. L'écriture vous donne plus de temps et d'espace pour réfléchir, alors profitez-en pour faire attention à la façon dont vous vous exprimez.
Un autre aspect d'une bonne communication consiste à trouver les bonnes limites. Ne vous attendez pas à obtenir une réponse immédiate, par exemple. Et n'en demandez pas non plus.
Si vous êtes pressé, dites-le le plus poliment possible. S'il n'y a pas de réponse dans les 24 heures, envoyez un suivi diplomatique ou passez à autre chose.
Les messages agressifs sont un grand non-non dans les interactions professionnelles, que ce soit avec des collègues ou des clients. Vous pourriez dire que des appels à l'action clairs sont la clé des campagnes marketing, mais cela ne signifie pas que vous devez en remplir vos newsletters.
En fin de compte, rappelez-vous que les gens ont leur propre vie et leurs propres pressions, alors soyez simplement respectueux et patient lorsque vous écrivez votre texte ou votre e-mail à quelqu'un.
Le timing compte aussi comme tact. Comme je l'ai déjà mentionné, vous pouvez donner suite à un e-mail précédent, mais ne submergez pas le destinataire avec plusieurs nouveaux messages dans un court laps de temps.
Peu importe à quel point vous êtes poli, c'est une démonstration d'impatience qui les rebutera. Si vous dirigez une entreprise, vous pouvez perdre des clients de cette façon.
De plus, si vous communiquez avec des personnes par SMS ou WhatsApp, faites attention à l'heure à laquelle vous envoyez vos messages. Vous êtes peut-être réveillé à six heures du matin, mais tout le monde ne l'est pas.
Fixez-vous des délais appropriés pour envoyer des SMS, en particulier avec des personnes liées au travail. Après tout, les déranger tard dans la nuit pourrait les amener à désactiver les notifications et à manquer les messages importants ultérieurs. La maîtrise de soi est essentielle à de bonnes compétences sociales.
Vous pouvez également tirer le meilleur parti des solutions modernes en apprenant à programmer des SMS avec Google Messages. Outlook et Gmail vous permettent de faire la même chose avec les e-mails. De nombreuses méthodes intelligentes de ce type peuvent mettre rapidement de l'ordre dans vos communications.
Outre le contenu d'un message, vous devez également faire attention à la manière dont vous le composez. Une erreur majeure lors de l'écriture de quoi que ce soit est de le transformer en un bloc de texte. Premièrement, cela dissuade les lecteurs à vue. Deuxièmement, il est facile de manquer des détails clés dans tous ces mots.
Assurez-vous de décomposer vos messages, en particulier les longs, en petits morceaux plus faciles à assimiler. Mieux encore, utilisez des puces ou une police en gras pour mettre en évidence les informations importantes.
En général, cependant, essayez d'être bref. Un e-mail sans fin n'est pas attrayant. Vous pouvez également le diviser en messages intéressants distincts, mais ne les envoyez pas tous en même temps. À des fins professionnelles, soyez intelligent et planifiez vos communications à l'avance pour obtenir les meilleurs résultats.
Cependant, encore une fois, il y a une limite à la taille de vos messages. Lorsque vous envoyez des SMS, par exemple, évitez le style Shatner, qui consiste à utiliser plusieurs textes pour composer une seule phrase.
C'est un exemple extrême, mais une tendance commune, néanmoins. Et, à moins que vous ne vouliez que les gens redoutent vos messages, essayez de les rendre aussi faciles à recevoir et à lire que possible.
Les gens ne peuvent pas voir votre visage ou votre langage corporel lors de la lecture de vos messages, alors suivez ces conseils pour présenter ces textes sous leur meilleure forme possible. De cette façon, vous pouvez éviter de confondre ou même d'insulter quelqu'un par erreur.
Tous les détails comptent, des expressions que vous utilisez à la structure du texte. Se soucier de la façon dont un e-mail ou un SMS est reçu permet d'établir de bonnes relations, que ce soit avec des amis, des collègues ou des clients. Mais une bonne communication écrite n'est qu'un outil parmi d'autres lorsqu'il s'agit d'améliorer vos compétences en matière de messagerie.
