Google Agenda est une application essentielle pour tous ceux qui ont besoin de gérer leur temps. Peu importe que vous travailliez, étudiiez ou même essayiez d'organiser une fête, l'application vous aidera à rester sur la bonne voie.
Si vous travaillez dans un bureau ou si vous souhaitez simplement améliorer vos compétences en gestion du temps, certaines fonctionnalités de Google Agenda vous seront utiles. Regardons de plus près.
Les réponses d'absence du bureau ne sont pas une idée nouvelle. Ils sont un incontournable des services de messagerie depuis que la technologie existe; c'est l'une des meilleures fonctionnalités de Gmail.
Cependant, la fonctionnalité est moins courante dans les applications de calendrier. Cela signifie que la gestion du temps a toujours été un cauchemar, surtout si vous essayez de trouver des créneaux libres dans les journaux de plusieurs personnes.
Google Agenda propose désormais un paramètre d'absence du bureau. Lorsque vous l'activez, toutes les invitations à des réunions que vous recevez pendant la période seront automatiquement rejetées. Vous pouvez personnaliser le message que les autres verront et également contrôler quels utilisateurs recevront le message.
Vous pouvez configurer un message d'absence du bureau en sélectionnant le tag correspondant lorsque vous créez un nouvel événement.
La fonctionnalité est actuellement disponible sur G Suite. Bien que Google n'ait pas officiellement confirmé la nouvelle, il est largement supposé que la fonctionnalité sera déployée pour tous les utilisateurs dans les mois à venir.
Une autre nouvelle fonctionnalité dont les utilisateurs de G Suite peuvent profiter est la possibilité de gérer leurs heures de travail.
L'idée fait partie de la récente poussée plus large de Google pour promouvoir le bien-être numérique sur ses plateformes. La société a également introduit des outils qui gèrent l'utilisation de votre application sur Android, vous rappellent de faire une pause sur Android et passent moins de temps à éditer sur Google Photos.
La fonction Heures de travail permet aux utilisateurs de personnaliser leurs journées de travail au jour le jour. L'approche actuelle vous permet uniquement de définir une heure de début et de fin du lundi au vendredi.
Google peut même faire des suggestions sur vos heures de travail en fonction de votre activité précédente. La fonctionnalité intelligente est utile pour les indépendants qui recherchent des moyens de contrôler leur gestion du temps.
Si quelqu'un vous invite à un événement professionnel ou à une réunion en dehors de vos heures de travail, Google Agenda l'informe que vous n'êtes pas disponible.
Pour définir vos heures de travail sur Google Agenda, accédez à Paramètres > Général > Heures de travail .
C'est un piège dans lequel il est facile de tomber. Vous regardez votre agenda Google et voyez quelques réunions avec beaucoup de temps libre entre elles.
Mais qu'en est-il du temps de trajet vers et depuis le lieu d'une réunion ? Et que diriez-vous de répondre à tous ces e-mails ? Et rappelez-vous que vous devez toujours manger aussi.
Blocage horaire est une technique simple pour les employés de bureau et les personnes qui souhaitent améliorer leur gestion du temps. Dans sa forme la plus simple, il s'agit d'attribuer chaque minute de la journée à une activité particulière.
Nous avons examiné le concept de blocage du temps plus en détail ailleurs sur le site si vous souhaitez apprendre à rester sur la bonne voie avec vos tâches.
Peu importe la qualité de vos compétences en gestion du temps; tout le monde est en retard pour une réunion de temps en temps. Il est impossible de comptabiliser chaque train retardé ou blocage de trafic.
Heureusement, si vous êtes en retard, vous n'aurez pas à vous soucier d'informer chaque autre personne individuellement. Google propose deux manières d'informer tous les autres participants de votre situation en même temps.
Pour une explication plus détaillée des deux approches, consultez notre article sur l'utilisation de Google Agenda pour informer tout le monde que vous serez en retard pour une réunion.
Si vous avez un compte Google professionnel ou scolaire, vous pourrez utiliser les créneaux de rendez-vous fonctionnalité.
C'est une variation sur l'idée des heures de travail. Au lieu de mettre toute votre journée de travail à la vue des autres, vous pouvez désigner des périodes pendant lesquelles les personnes peuvent organiser des réunions et des rendez-vous avec vous.
C'est utile pour les patrons qui souhaitent organiser une politique de porte ouverte pendant quelques heures par semaine, ou pour les médecins, vétérinaires et avocats qui peuvent héberger leurs cabinets et cliniques dans une fenêtre étroite tous les jours.
Bien sûr, la fonctionnalité vous aide également à gérer votre temps. Vous ne serez pas entraîné accidentellement pour une réunion hors plage horaire.
Vous pouvez définir un créneau de rendez-vous en choisissant le tag correspondant lors de la création d'un nouvel événement.
Le jury ne sait toujours pas à quel point les réunions sont réellement utiles. Beaucoup de gens souscrivent à l'idée qu'ils traînent depuis trop longtemps. Ils soutiennent que rien n'est convenu et ils détruisent même les meilleurs plans de gestion du temps.
D'autres pensent qu'ils sont une partie essentielle de la gestion de projet; sans eux, les plans sombreraient rapidement dans le chaos.
La vérité est quelque part au milieu. Mais ce qui est absolument clair, c'est que pour avoir une chance d'avoir une réunion opportune et productive, vous devez avoir des notes de réunion. Ils traceront les grandes lignes de ce dont vous prévoyez de parler lors d'une session donnée et serviront de dossier historique lors des réunions futures.
Il existe quelques modèles de procès-verbaux de réunion Google Docs. Vous pouvez les joindre à votre événement Google Agenda en cliquant sur l'icône en forme de trombone dans la vue élargie de la réunion. Le procès-verbal sera alors disponible pour tous les participants.
La possibilité d'accéder, de partager et, dans certains cas, de modifier les agendas d'autres personnes est un élément essentiel de la vie d'un employé de bureau.
Par exemple, peut-être qu'une équipe entière doit modifier un seul calendrier sur un projet en cours, ou peut-être qu'une secrétaire doit être capable de gérer le journal de son patron.
Il est facile d'accéder au calendrier de quelqu'un d'autre, à condition que le propriétaire du calendrier l'ait rendu partageable avec d'autres personnes.
Pour ajouter un calendrier, vous avez besoin de l'adresse e-mail de l'autre personne ou de l'URL unique du calendrier. Le calendrier apparaîtra sur le côté gauche sous "Autres calendriers ."
Ces sept conseils et astuces devraient aider les employés de bureau à améliorer leur utilisation quotidienne de Google Agenda, tout en vous permettant de contrôler votre gestion du temps.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les façons dont Google Agenda est plus puissant qu'il n'y paraît, consultez notre article sur l'utilisation de Google Agenda en tant que journal personnel et associez vos progrès à des dates sur le calendrier.
