Être indépendant nécessite une grande quantité d'administration pour que votre entreprise continue de fonctionner et soit rentable. Pour assurer un flux constant de clients, vous devez annoncer vos services, répondre aux questions et suivre les prospects passés. Une fois que vous avez décroché du travail, vous devez suivre les réunions et les e-mails, et à la fin, il reste la question de la facturation.
Tout cet administrateur peut parfois prendre le dessus sur la journée et ne laisser aucun temps pour votre travail rémunéré réel. Cependant, avec différents outils d'automatisation, vous pouvez gagner du temps, éviter les erreurs et réduire le stress lié à la gestion d'une entreprise indépendante.
Les médias sociaux jouent un rôle important dans la publicité de vos services indépendants et la réservation de nouveaux clients. Il existe plusieurs outils pour vous aider à planifier vos publications sur les réseaux sociaux, vous permettant même de republier ou de sélectionner automatiquement des publications provenant d'autres sources.
Mais avant de commencer à planifier vos réseaux sociaux, vous devez savoir ce que vous devez publier pour attirer de nouveaux clients. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser un outil d'écoute sociale qui vous aide à étudier à la fois votre domaine d'expertise et vos concurrents.
La version gratuite de Mention vous permet de configurer une alerte, qui suit les sites d'actualités, les blogs, les forums et les réseaux sociaux. Cette alerte peut suivre les mentions de votre propre marque, regarder vos concurrents ou rechercher des mots-clés spécifiques liés à votre domaine.
Au lieu de vous inscrire à diverses newsletters et de rechercher constamment sur le Web, vous pouvez en savoir plus sur les tendances dans votre domaine en un seul endroit. Le plan gratuit du site Web vous permet également de programmer des publications sur trois profils sociaux, ce qui automatise davantage cette tâche.
Les réunions jouent un rôle important dans l'obtention de nouveaux clients, ainsi que dans la gestion des projets en cours. Au début, lorsqu'un client n'est pas sûr que vos services correspondent exactement à ce dont il a besoin, une courte réunion d'introduction peut aider à conclure l'affaire. Plus tard, les réunions sont un excellent moyen de régler les malentendus et d'aligner les attentes.
Cependant, planifier des réunions peut devenir une corvée chronophage. S'assurer que tout le monde est disponible en même temps, en particulier dans des fuseaux horaires différents, peut créer un va-et-vient sans fin par e-mail. Il existe plusieurs applications qui traitent de la planification des réunions, mais notre préférée est Calendly.
La version gratuite offre une intégration à votre agenda Google ou à d'autres agendas populaires, ce qui vous permet de partager votre disponibilité sans rendre public votre emploi du temps personnel.
Vous pouvez simplement envoyer votre lien Calendly à la personne que vous souhaitez rencontrer, et elle choisira parmi les heures que vous avez définies comme disponibles, dans son fuseau horaire local. L'événement apparaîtra alors sur le calendrier de tout le monde.
Le logiciel s'intègre aux conférences en ligne telles que Zoom et Microsoft Teams, ce qui vous évite de créer un lien pour chaque réunion. Il envoie également des e-mails de rappel avant les rendez-vous, pour s'assurer que tout le monde arrive à l'heure. Si vous avez un site Web personnel, vous pouvez également l'y ajouter.
Les e-mails sont un autre facteur de perte de temps, des clients potentiels demandant des informations sur votre service aux clients existants à la recherche d'un rapport d'état. Beaucoup de ces e-mails deviennent assez répétitifs. Heureusement, si vous utilisez Gmail, il existe non seulement un moyen de créer des modèles, mais également un moyen d'en envoyer automatiquement certains à l'aide de filtres.
Tout d'abord, vous devez activer les modèles dans vos paramètres avancés. Après cela, composez un nouvel e-mail pour répondre à chacune de vos questions fréquemment posées. Au lieu de l'enregistrer en tant que brouillon, choisissez Enregistrer le brouillon en tant que modèle au lieu. S'il s'agit de quelque chose que vous enverriez manuellement, vous pouvez laisser des espaces pour des détails tels que le nom, l'estimation du prix, etc.
Pour envoyer automatiquement un modèle d'e-mail, vous devez créer un nouveau filtre. Choisissez les mots clés les plus pertinents pour cette demande et, dans les actions de filtrage, cochez Envoyer le modèle .
Par exemple, une phrase clé peut être "combien coûtent vos frais", pour laquelle vous recevrez un e-mail pré-écrit détaillant vos forfaits et services.
Alors que certains pigistes choisissent de gérer leurs frais sur une feuille Excel et d'utiliser un modèle de facture standard, il existe un moyen beaucoup plus simple et plus organisé de se faire payer, avec une variété d'applications de facturation. Notre préféré est Zoho Invoice, qui propose tellement de fonctionnalités dans son forfait gratuit que vous n'aurez peut-être jamais besoin de payer pour cela.
Vous pouvez créer un modèle de facture avec toutes vos coordonnées bancaires et vos CG à utiliser avec n'importe quel client. Vous pouvez également générer des tâches régulières avec un prix fixe, ce qui vous évite de saisir ces détails chaque fois que vous produisez une nouvelle facture.
Une fois que vous êtes prêt à envoyer la facture, l'application fournit également un modèle d'e-mail que vous pouvez modifier si nécessaire. Si vous choisissez de connecter Zoho à un système de paiement en ligne (tel que PayPal), il met à jour le statut de la facture et envoie une note de remerciement lorsque vous recevez le paiement. Cela permettra de savoir quels comptes doivent être suivis.
Mais même le suivi est plus facile avec Zoho, car vous pouvez définir un certain nombre de rappels automatiques pour les factures impayées, ce qui vous évite d'avoir à les relancer. Le logiciel vous permet également de suivre le temps des clients pour lesquels vous facturez à l'heure, puis de générer une facture à partir de cela. Vous pouvez même définir des factures récurrentes pour des projets à prix fixe.
Dans toutes les applications ci-dessus, nous avons discuté des intégrations - comment un logiciel peut se connecter à un autre pour créer encore plus d'automatisation. Mais que se passe-t-il lorsque vous souhaitez connecter deux applications qui n'ont pas d'intégration intégrée ? Arrive le Zapier magique.
Il faudrait un article entier pour parler des différentes options disponibles dans Zapier. En bref, il vous aide à créer des flux de travail impliquant presque tout en ligne, où vous pouvez "le configurer et l'oublier".
Par exemple, vous pouvez partager de nouvelles mentions Twitter sur Slack. Ou vous pouvez envoyer des suivis par e-mail aux nouveaux répondeurs Typeform. Vous pouvez même recevoir de nouveaux messages Facebook sous forme de SMS.
Les possibilités sont infinies et avec la version gratuite de Zapier, vous pouvez créer jusqu'à 100 tâches par mois. C'est plus que suffisant pour automatiser une série d'actions, mais vous risquez de devenir accro à la non-intervention de votre administrateur indépendant.
Il existe de nombreux outils d'automatisation, surtout si vous êtes prêt à payer des frais mensuels. Ceux-ci peuvent rendre votre vie de freelance beaucoup plus facile, mais ce n'est pas parce que quelque chose peut être automatisé qu'il doit toujours l'être.
Surtout en freelance, la touche personnelle peut aller très loin. Les clients qui se tournent vers des indépendants pour obtenir de l'aide cherchent généralement à établir une relation de travail. C'est l'une des raisons pour lesquelles ils n'ont pas choisi une agence ou une grande entreprise.
Des tâches telles que les e-mails de premier contact, la planification de réunions et la mise à jour des feuilles peuvent être automatisées. Cependant, il est important d'investir un peu plus de temps pour prouver au client que vous voulez apprendre à le connaître et que vous vous souciez de son travail. Cet effort supplémentaire les incitera à revenir pour plus.
