Il est facile de faire une copie de n'importe quel document dans votre propre compte Google Drive. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez que vos collaborateurs fassent automatiquement une copie d'un document Google lorsqu'ils reçoivent un lien de partage ?
Essayez ces conseils qui utilisent une petite modification de l'URL partagée.
L'utilité de ce hack Google Drive soigné n'est pas tout à fait clair d'après le titre, mais essayez-le une fois et vous verrez l'avantage immédiat lorsque vous collaborez avec d'autres sur Google Drive.
Cette méthode est pratique lorsque vous souhaitez conserver le document d'origine tout en laissant aux autres l'espace nécessaire pour modifier une copie du document dans leur propre dossier Drive.
Cela leur évitera de se rendre au Fichier > Faire une copie commander et partager une copie d'un document Google de la manière habituelle. Voici comment cela fonctionne.
Un cas typique est un Google Doc qui doit être rempli individuellement par chaque répondant. Les collaborateurs peuvent entrer les détails dans leur propre copie du document sans corrompre l'original.
Vous n'aurez pas à leur demander d'en faire une copie. Suivez simplement ces étapes et la copie sera faite automatiquement pour eux.
Ce hack fonctionne sur Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Voici à quoi ressemble le nouveau lien : 
Lorsqu'ils cliquent sur Créer une copie , une copie locale du document est enregistrée sur leur Google Drive. De plus, la copie est reçue sans les commentaires éventuels dans l'original. Si vous souhaitez envoyer un fichier avec les commentaires, lisez le conseil suivant ci-dessous.
Il existe quelques variantes supplémentaires que vous pouvez imposer aux liens partagés en fonction de ce que vous souhaitez que votre collaborateur en fasse. Passons en revue ces quatre ajustements d'URL.
Parfois, vous souhaitez que vos commentaires soient transmis à la copie afin que les membres de votre équipe puissent l'utiliser pour travailler sur leur version. Vous pouvez le faire de deux manières :
/edit /copy?copyComments=true /edit includeResolvedCommentsOnCopy=false 
Le mode Aperçu est différent de l'option Affichage car il affiche le document dans une interface épurée sans barres de menus ni boutons. Par exemple, vous pouvez partager une feuille ou une présentation Slide avec toute personne extérieure à votre équipe de collaboration.
Utilisez le mode Aperçu en remplaçant
/edit dans l'URL du fichier Google Drive avec
/preview .
Notez qu'un lien Aperçu supprime les menus. Ainsi, les destinataires ne pourront pas utiliser le Fichier > Faire une copie possibilité d'ajouter une copie à leur propre Google Drive.
Pour contourner cette restriction, les destinataires peuvent accéder à la barre d'adresse de leur navigateur et remplacer
/preview avec
/edit à nouveau pour en faire une copie pour leur propre lecteur.
Vous pouvez partager un document Google en tant que modèle. Le destinataire reçoit une copie sans encombrement de votre document sans les menus de Google Drive. Ils peuvent également faire une copie du document pour leur lecteur en cliquant sur le bouton bleu Utiliser un modèle e bouton.
Remplacer
/edit avec
/template/preview Cette méthode combine l'option Aperçu avec le choix de "Créer une copie".
Un lien de téléchargement direct fonctionne comme il est dit. Le membre de votre équipe n'a qu'à cliquer sur le lien et le fichier sera téléchargé sur son bureau.
Remplacer
/edit avec
/export?format=FORMAT Ajoutez le format de fichier (comme PDF ou CSV) sous lequel le document doit être enregistré et votre lien de téléchargement est prêt. L'option PDF ou CSV est idéale car il s'agit d'un format universel et le destinataire n'a pas besoin d'un compte Google pour ouvrir et afficher le fichier.
De plus, le destinataire reçoit un fichier prêt à imprimer qu'il peut envoyer instantanément à l'imprimante. Cela fonctionne avec Google Docs et Google Sheets, mais pas avec Google Slides.
Google Drive est construit autour de la collaboration. Mais c'est toujours une bonne idée de savoir avec qui vous partagez vos fichiers. Il est facile de perdre le fil lorsque vous travaillez dans une grande équipe.
Les exemples ci-dessus montrent qu'il est facile de modifier les URL partagées et d'accéder aux fichiers si vos autorisations de partage ne sont pas définies dans un souci de sécurité. Passez du temps à gérer vos fichiers partagés dans Google Drive et vous n'aurez plus à vous soucier des fichiers qui tombent entre de mauvaises mains.