Le travail à distance s'est accéléré ces derniers temps, passant d'facultatif à obligatoire dans de nombreux cas.
Avez-vous commencé à travailler en dehors du bureau ou envisagez-vous de le faire ? N'oubliez pas que le travail à distance peut rapidement devenir compliqué et stressant pour toutes les personnes impliquées s'il n'y a pas de système de référence en place pour gérer la collaboration en ligne.
Vous pouvez éviter un tel scénario en créant une stratégie et un flux de travail efficaces pour le travail à distance. (En tant que membre d'une équipe avec un workflow simplifié, je peux témoigner des avantages de cette approche !) Une étape importante de ce processus consiste à mettre en place des outils de collaboration en ligne fiables. Pour vous aider à démarrer, nous avons rassemblé les outils de collaboration en ligne gratuits suivants.
À la lumière de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises font leur part pour faciliter le travail à distance. Grâce à ces changements, vous pouvez bénéficier d'avantages temporaires grâce à des services de travail à distance et des applications telles que :
Vous pouvez également donner MeeroDrop à la prise de vue. Cet outil de transfert visuel de fichiers en ligne était déjà gratuit, mais il a maintenant augmenté la capacité et la durée des transferts de fichiers de 5 Go | 30 jours à 10 Go | 90 jours.
Il est difficile de suivre les fuseaux horaires pour planifier des appels et des réunions à des heures qui conviennent à tous les membres de l'équipe. C'est là qu'un convertisseur de fuseau horaire peut s'avérer utile. Il vous aide à déterminer les moments idéaux pour entrer en contact avec vos coéquipiers ou vos clients.
Notre principale recommandation pour un convertisseur de fuseau horaire basé sur le Web est Chaque fuseau horaire. Il garde les calculs de fuseau horaire simples et beaux, avec une chronologie visuelle contrôlée par curseur. Vous pouvez visualiser les différences de fuseau horaire pour n'importe quelle date et même partager des liens vers des heures d'événements spécifiques sans créer de compte. Cependant, la création d'un compte vous donne un contrôle total sur la personnalisation de la chronologie.
World Time Buddy (WTB) et Timezone.io sont quelques alternatives à chaque fuseau horaire qui méritent d'être explorées.
Visiter : Chaque fuseau horaire (versions premium gratuites disponibles)
Votre équipe distante a besoin d'un bureau virtuel approprié --- un endroit pour tout, des annonces importantes de l'équipe aux discussions liées au travail en passant par les discussions sur les refroidisseurs d'eau. Nous recommandons chaleureusement Slack pour ce rôle.
Une plate-forme de communication d'équipe active comme Slack peut vous aider à vous sentir comme un membre précieux de l'équipe, par opposition à une personne qui travaille de manière isolée. Cela peut également rendre une grande partie des e-mails inutiles.
La meilleure partie de Slack est sa collection de bots, qui vous permettent de créer des tâches, d'automatiser des événements, de définir des rappels et de faire beaucoup plus en quelques frappes et sans quitter Slack. Ces robots peuvent même remplacer certaines des applications de cette liste. Examinez de plus près comment les bots Slack peuvent augmenter votre productivité. Et n'oubliez pas que les intégrations d'applications de Slack vous permettent d'importer des données provenant de diverses applications dispersées sur le Web.
Slack ne convient pas à votre équipe ? Alors essayez l'une de ces alternatives gratuites à Slack pour la communication d'équipe.
Si votre équipe préfère une application audio-vidéo dédiée pour le partage d'écran, les réunions et les conférences, consultez Whereby. Il était autrefois populaire sous le nom d'Appear.in, mais il a maintenant une nouvelle identité.
Visiter : Slack (gratuit, forfaits premium disponibles)
Le choix d'une configuration de gestion de projet adaptée au flux de travail spécifique de votre équipe nécessite une approche par essais et erreurs. Mais Trello est un excellent choix pour de nombreuses équipes, surtout si elles utilisent déjà la méthode Kanban pour la productivité.
Trello est facile à utiliser et capable de gérer tout ce que vous lui lancez. Vous pouvez cartographier les stratégies de votre équipe, définir des objectifs, discuter d'idées, attribuer des tâches, les suivre et bien plus encore. Pour démarrer avec cet outil polyvalent, lisez notre guide de gestion de projet avec Trello.
Bien sûr, Trello n'est pas votre seule option ici. Asana et Basecamp sont des outils de gestion de projet en ligne tout aussi robustes.
Visiter : Trello (plans premium gratuits disponibles)
Les discussions générales de l'équipe peuvent prendre des tangentes et devenir incontrôlables très rapidement. Ils ne sont pas propices à faire des appels clairs sur une proposition donnée.
Pour rationaliser la prise de décision, une sorte d'application de vote est bien meilleure. Nous recommandons Doodle, une application de sondage en ligne qui clarifie le processus de prise de décision.
Avec Doodle, vous pouvez lancer une proposition, ajouter quelques choix et inviter vos coéquipiers à voter dessus. Vous pouvez également utiliser Doodle pour identifier les heures de réunion qui conviennent à tous les membres de l'équipe.
Tous ceux qui votent peuvent voir en un coup d'œil où va la proposition. Vous pouvez choisir de rendre le vote confidentiel, de limiter les participants à un seul vote ou même de limiter le nombre de votes. Doodle vous permet de faire tout cela sans vous inscrire. Le sondage est accessible à toute personne disposant d'un lien vers celui-ci.
Si vous souhaitez supprimer des publicités, définir une date limite pour voter, créer des invitations privées et des rappels automatiques, ou collecter des informations de contact, vous devrez vous inscrire à un forfait premium.
Pour des sondages plus élaborés, des logiciels comme Google Forms, Typeform et SurveyMonkey sont la solution. Pour les équipes qui utilisent Slack ou Microsoft Teams, Polly est également une excellente option.
Visiter : Doodle (gratuit, forfaits premium disponibles)
Un référentiel pour stocker, gérer et partager des fichiers de projet est indispensable pour toute équipe, et un service de stockage en nuage est le choix parfait pour ce rôle. Nous recommandons Google Drive, car il s'agit de l'une des meilleures solutions de partage de fichiers disponibles, en particulier pour les équipes utilisant G Suite pour les entreprises.
Associé à Google Docs, Sheets et Slides, Google Drive constitue un logiciel puissant pour la création, l'édition et la collaboration de documents en ligne.
Si votre équipe utilise Office 365, OneDrive est la meilleure option. De même, Zoho WorkDrive fonctionne bien pour les équipes utilisant Zoho. (Vous trouverez de bonnes raisons de choisir Zoho plutôt que G Suite.) Dropbox Business est également une excellente alternative à Google Drive.
Visiter : Google Drive (abonnements premium gratuits disponibles)
Que vous travailliez seul ou en équipe, il y a forcément des tâches répétitives qui vous prennent beaucoup de temps. La chose intelligente à faire est de réduire celles qui n'ont pas besoin de votre entrée, puis de les automatiser en utilisant des alternatives IFTTT ou IFTTT.
Chez MakeUseOf, nous disposons de nombreuses ressources pour vous aider à automatiser divers aspects de votre travail. Commencez par notre guide ultime pour utiliser IFTTT comme un pro.
Visiter : IFTTT (Gratuit, plans d'affaires disponibles)
Le logiciel de collaboration en ligne répertorié ici est un bon point de départ pour créer votre boîte à outils de travail à distance. Bien sûr, vous pourriez également avoir besoin d'autres logiciels adaptés à votre description de poste. (Par exemple, si vous faites partie d'une équipe de conception, vous pourriez considérer qu'un tableau blanc collaboratif en ligne ou une application de commentaires sur la conception est indispensable.)
Mais, à tout le moins, les types d'applications répertoriés ci-dessus sont essentiels pour un travail à distance sans stress. Ils fonctionnent pour de petites équipes et des entrepreneurs individuels, et peuvent être adaptés pour répondre aux exigences de travail à distance des grandes équipes.
Vous voulez plus de conseils pour la productivité du bureau à domicile ? Visitez ces supers sites pour les télétravailleurs ainsi que notre centre de travail à distance.
