En matière d'organisation et de productivité, les listes de tâches sont l'outil ultime. Mais à un moment donné, ils se transforment en une autre excuse pour la procrastination. Qui a besoin d'autant de listes de tâches de toute façon ? Les trois types que nous avons énumérés ci-dessous feront l'affaire. Ils vous donneront tout le pouvoir de création de listes dont vous avez besoin sans un système compliqué qui prend trop de temps.
La recherche en psychologie humaine nous a donné beaucoup d'idées intéressantes sur les raisons pour lesquelles nous faisons des listes et sur la façon dont nous envisageons la productivité en général. L'effet Zeigarnik est un cas d'espèce. Il indique que les gens se souviennent mieux des tâches non terminées ou interrompues que des tâches terminées. C'est un mécanisme utile, mais certaines personnes pensent qu'il peut aussi saboter notre productivité.
Un passage souvent cité du livre Willpower :Rediscovering the Greatest Human Strength lit :
"Il s'avère que l'effet Zeigarnik n'est pas, comme nous l'avons supposé pendant des décennies, un rappel qui se poursuit sans relâche jusqu'à ce que la tâche soit accomplie [...] Au lieu de cela, l'inconscient demande à l'esprit conscient de faire un plan [...] Une fois le plan formé, l'inconscient peut arrêter de harceler l'esprit conscient avec des rappels."
Avoir l'esprit clair contribue grandement à pouvoir se concentrer sur une seule tâche. C'est le principe qui sous-tend l'un des systèmes de productivité les plus populaires, Getting Things Done. Mais vous n'êtes pas obligé d'aller à fond comme ça. Vous pouvez vous en tenir à ces trois listes et être sûr que votre inconscient va se taire et vous laisser faire du travail.
Chaque dimanche, prenez 10 à 15 minutes pour définir vos priorités pour la semaine à venir. Il n'est pas nécessaire que ce soient des choses que vous pouvez rayer de votre liste. Par exemple, vous pouvez avoir des éléments tels que "rattraper son retard sur les choses académiques" et "s'engager à nouveau dans la formation" sur les listes de priorités hebdomadaires. Ces éléments sont souvent mieux divisés en tâches plus petites sur votre liste de tâches quotidiennes.
Le but de la liste hebdomadaire est de sortir ces très gros objets de votre inconscient et de les mettre sur papier. Notez-les en début de semaine. Vous pouvez alors cesser de vous en soucier, car votre inconscient saura que vous avez un plan pour les réaliser. Au moins, vous pouvez être sûr que vous ne les oublierez pas car ils sont enregistrés à l'encre.
Gardez la liste des priorités hebdomadaire courte et simple --- trois à cinq éléments devraient suffire. N'oubliez pas de vous en tenir aux objectifs et directives généraux pour la semaine, et non aux tâches à accomplir. Scannez cette liste tous les matins et utilisez-la pour informer votre liste de tâches quotidiennes.
Faire une seule liste de choses à faire pour la journée gardera tout en ordre, et il existe de nombreuses applications disponibles pour vous aider à gérer cette liste. Choisissez un favori à feuilles persistantes comme Trello ou Wunderlist ou tenez-vous en à un outil de liste de tâches super simple.
La façon dont vous segmentez votre liste de tâches dépend de vous. Une option consiste à répertorier trois tâches hautement prioritaires, trois tâches de priorité moyenne et quelques tâches de faible priorité.
Vous pouvez également les segmenter par contexte et conserver une liste des tâches "Maison", des tâches "Travail" et des tâches "Fitness", par exemple. Au travail, vous pouvez utiliser "Réunions", "Appels" et "Projets".
Une troisième option consiste à utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches.
Peu importe comment vous divisez votre liste, assurez-vous de la garder gérable. Il y a une limite à ce que vous pouvez faire en 24 heures. De plus, vous pouvez être certain que vous devrez faire face à des interruptions imprévues de différentes tailles au cours d'une journée donnée.
Si vous souhaitez simplifier la productivité, voici une idée qui peut vous aider. Cela vient de l'histoire d'une femme qui travaillait au Pentagone. Lorsqu'on lui a demandé quelle était sa stratégie pour faire avancer les choses, elle a répondu qu'elle avait noté ses tâches par ordre de priorité, puis avait barré tout ce qui se trouvait sous le troisième élément.
La "liste terminée" a pris de l'ampleur ces derniers temps en tant qu'outil utile de productivité. Si vous n'êtes pas familier avec la liste des tâches accomplies, c'est exactement ce à quoi elle ressemble :une liste des choses que vous avez accomplies au cours de la journée.
Quel est le point de cela, demandez-vous? La gestion du stress. Avoir trop de choses à faire et ne pas en faire assez sont deux facteurs de stress à leur manière. C'est pourquoi il est utile de savoir ce que vous avez réussi à faire en une journée et ce qui doit continuer ou ne pas figurer sur votre liste de tâches à l'avenir.
Par exemple, supposons que vos éléments prioritaires pour la journée soient "planifier une réunion trimestrielle", "rédiger un rapport hebdomadaire" et "nettoyer le garage".
Si vous les cochez, bien sûr, vous avez un record de réalisation de trois choses. Mais si vous écrivez que vous avez également répondu à deux appels concernant le budget marketing, dressé une liste de candidats potentiels pour une embauche, envoyé six e-mails concernant l'approbation du projet et fait quelques courses sur le chemin du retour, vous verrez à quel point beaucoup de choses que vous avez faites.
Ce ne sont peut-être pas toutes des tâches hautement prioritaires, mais ce sont toujours des tâches dont vous deviez vous occuper. Savoir que vous les avez faites peut être une source de satisfaction. De telles tâches représentent une grande partie de votre productivité et vous ne devez pas les négliger. En fait, vous en faites plus en une journée que vous ne le pensez !
Bien sûr, chacun a ses propres stratégies de gestion des tâches. Trouvez-en une efficace pour vous-même en utilisant les trois listes ci-dessus comme tremplin.
Les listes de tâches s'avèrent contre-productives pour vous ? Vous pouvez être productif même sans liste de tâches !
