Si vous travaillez à domicile ou dirigez votre propre entreprise, il n'est pas toujours facile de se rappeler d'envoyer vos factures à temps.
Dans cet article, vous verrez comment écrire un Google Script (TRÈS simple, ne vous inquiétez pas).
Nous vous montrerons également comment faire la même chose avec une macro. Une macro peut joliment emballer votre facture et l'envoyer par e-mail à n'importe quelle adresse e-mail (ou adresses) de votre choix.
Si vous ne suivez pas actuellement vos factures à l'aide de Google Sheets, vous devriez vraiment le faire. Même si vous n'avez jamais rien programmé de votre vie.
Google Sheets est stocké sur le cloud, où vous avez également la puissance des scripts Google à portée de main. Pour cette raison, Google Sheets est beaucoup plus « compatible Internet » qu'Excel.
Peu importe la façon dont vous formatez votre facture pour que cette solution fonctionne. Prenons quelques éléments que vous devriez organiser avant de vous attaquer à votre Google Script.
Ce n'est pas compliqué. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que la feuille de votre mois en cours porte toujours le même nom. Dans mon cas, je l'appelle "Facture".
Le 1er du mois, la facture est automatiquement envoyée. Puis quelque temps plus tard au cours de la première semaine, je l'ai simplement renommé en ce mois et cette année.
Recréez ensuite la feuille "Facture" et relancez la journalisation du mois en cours.
Pour accéder à l'éditeur Google Script à partir de Google Sheets, cliquez simplement sur Outils. dans le menu. Cliquez ensuite sur Éditeur de script .
Il est judicieux de renommer le nom du projet en quelque chose dont vous vous souviendrez plus tard si vous avez besoin de revenir en arrière dans vos scripts et de le modifier.
Ensuite, collez le script suivant.
function maFonction() {
var ss =SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var filename ="Mois en cours " + ss.getName();
var SendBook =ss.copy(filename);
var ToUser ="[email protected]"
MailApp.sendEmail({
à :ToUser,
sujet :'Voici ma facture du mois dernier !',
corps :'Salut ! Je joins ma facture pour ce mois. Merci pour le travail, vraiment apprécié ! -Ryan',
pièces jointes :[SendBook.getBlob().setName(filename)]
});
} Nous avons couvert la fonction sendEmail dans le passé si vous êtes intéressé par son fonctionnement.
Modifiez les bonnes parties de ce script afin qu'il soit envoyé à la bonne adresse e-mail. Assurez-vous qu'il utilise également le bon nom de la personne à qui vous l'envoyez dans le corps.
Pour tester que votre script fonctionne, remplissez le texte "ToUser" avec votre propre adresse e-mail.
Cliquez sur Enregistrer icône de disque dans le menu pour enregistrer le script. Cliquez ensuite sur Jouer icône (ressemble à une flèche vers la droite).
Il vous demandera de confirmer l'autorisation pour le script d'accéder à vos autres données Google (comme Gmail et Sheets).
Vous pourriez recevoir un avertissement indiquant que le script n'est pas sûr. C'est uniquement parce que vous écrivez un script personnalisé que Google n'a pas examiné ni autorisé pour une utilisation plus large.
Vous pouvez ignorer cet avertissement, car vous avez créé le script et vous savez qu'il est sûr.
S'il fonctionne correctement, vous devriez avoir reçu un e-mail qui ressemble à ceci :
Comme vous pouvez le voir, la feuille de calcul est jointe à l'e-mail au format PDF. Cela permet au destinataire de l'ouvrir et de l'afficher très facilement, même s'il n'utilise pas Google Sheets.
Nous devons maintenant automatiser cela afin qu'il s'exécute le 1er de chaque mois.
Pour automatiser votre script, vous devez créer ce qu'on appelle un "déclencheur".
Revenez à votre script Google, cliquez sur Modifier dans le Menu, et choisissez Déclencheurs du projet actuel .
Comme vous n'avez pas encore créé de déclencheurs pour ce projet, ce champ sera vide.
Vous verrez un lien bleu indiquant "Aucun déclencheur configuré". Cliquez dessus.
Choisissez axé sur le temps événements, réglez la minuterie sur Minuterie mensuelle , et laissez le nombre à 1.
Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer, Google Scripts enverra le format PDF de votre facture, par e-mail, le 1er de chaque mois.
C'est tout ce qu'il y a à faire !
L'important est simplement de vous assurer que votre facture est bien mise à jour au cours du mois. Assurez-vous qu'il est terminé et prêt à partir le premier jour du mois suivant.
Il existe une autre approche non programmatique que vous pouvez adopter pour accomplir la même chose que le script ci-dessus :Google Sheets inclut désormais une fonctionnalité de macros. Les macros vous permettent d'enregistrer une série d'actions pour accomplir une tâche. Dans ce cas, vous devez d'abord créer la macro, puis la déclencher de la même manière que vous avez déclenché votre script Google.
Tout d'abord, dans votre feuille de facture, accédez à Outils > Macros , et sélectionnez Enregistrer une macro .
Ensuite, suivez simplement les étapes normales d'envoi de la feuille à quelqu'un en tant que pièce jointe au format PDF.
Allez dans Fichier , puis cliquez sur Envoyer par e-mail en pièce jointe .
Ensuite, remplissez tous les champs du formulaire pour que le sujet et le corps paraissent naturels.
Cliquez ensuite sur Envoyer .
Dans la fenêtre contextuelle "Enregistrement d'une nouvelle macro", cliquez sur Enregistrer . Ceci termine le processus d'enregistrement de la macro. Donnez à la macro un nom dont vous vous souviendrez, puis cliquez sur Enregistrer à nouveau.
Vous devriez avoir vu votre e-mail de test arriver avec le PDF en pièce jointe.
Il est maintenant temps d'automatiser la macro. Vous pouvez déclencher des macros comme vous déclenchez des scripts Google.
Retournez dans Outils et Éditeur de script . Cliquez sur le code macros.gs.
Notez le nom de la fonction macro. Dans l'exemple ci-dessus, le nom de la fonction macro est myFunction1 .
Allez maintenant dans Modifier , et Déclencheurs du projet actuel .
Cette fois, dans la liste déroulante des fonctions, vous verrez la fonction macro dans la liste. Sélectionnez-le.
Ensuite, configurez simplement le reste du déclencheur comme vous l'avez fait ci-dessus pour le déclencheur Google Script.
Définissez les événements sur Déterminés par le temps . Choisissez Mois minuteur. Laissez le numéro à 1.
Désormais, votre macro enregistrée s'exécutera tous les mois.
Il enverra la feuille de facture au format PDF à toutes les adresses e-mail que vous avez définies lors de l'enregistrement de la macro.
La fonctionnalité de déclencheurs de Google Sheets est vraiment la puissance derrière cette automatisation. Il vous permet d'automatiser toutes ces tâches banales que vous effectuez fréquemment, afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes.
Si vous débutez avec Google Scripts et que vous souhaitez en savoir plus, nous avons couvert d'autres exemples de Google Scripts utiles que vous pouvez essayer dès maintenant.