Tutoriel : Automatisez l'envoi mensuel de factures depuis Google Sheets

Si vous travaillez à domicile ou gérez votre entreprise, il est courant d'oublier d'envoyer vos factures à temps. Découvrez comment automatiser ce processus avec Google Sheets grâce à un script simple ou une macro.

Ce tutoriel étape par étape, accessible même aux débutants, vous guide pour envoyer automatiquement vos factures par e-mail au format PDF.

Étape 1 : Préparez votre facture mensuelle

Utilisez Google Sheets pour gérer vos factures : gratuit, cloud et puissant grâce aux scripts intégrés. Contrairement à Excel, il est parfaitement adapté au web.

Peu importe le format de votre facture, assurez-vous que la feuille du mois en cours s'appelle toujours "Facture". Le 1er du mois, elle est envoyée automatiquement. Renommez-la ensuite (ex. : "Facture Janvier 2024"), recréez une nouvelle feuille "Facture" et recommencez.

Étape 2 : Créez le script Google

Dans Google Sheets, allez dans Outils > Éditeur de script. Renommez le projet pour une meilleure organisation.

Collez ce script corrigé et adapté :

function maFonction() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var filename = "Facture Mois en cours - " + Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), "MMM yyyy");
  var SendBook = ss.copy(filename);
  var ToUser = "votre@email.com";
  var pdfBlob = SendBook.getAs('application/pdf').setName(filename + '.pdf');
  MailApp.sendEmail({
    to: ToUser,
    subject: 'Facture du mois dernier',
    body: 'Bonjour,\n\nVoici ma facture jointe pour le mois écoulé. Merci pour votre confiance !\nCordialement,\n[Votre Nom]',
    attachments: [pdfBlob]
  });
}

Personnalisez l'adresse e-mail, le sujet et le corps. Testez avec votre propre adresse. Enregistrez (icône disquette), puis exécutez (icône play).

Autorisez les permissions. Ignorez l'avertissement de sécurité : c'est normal pour un script personnalisé.

Vous recevrez un e-mail avec la facture en PDF, lisible partout.

Étape 3 : Automatisez le script

Créez un déclencheur : Modifications > Déclencheurs du projet actuel.

Cliquez sur "+ Ajouter un déclencheur". Choisissez Axé sur l'heure, Minuterie mensuelle, jour du mois = 1.

Enregistrez : l'envoi se fera le 1er de chaque mois. Vérifiez que votre facture est à jour !

Étape 4 : Créez une macro (alternative sans code)

Allez dans Outils > Macros > Enregistrer une macro.

Envoyez manuellement : Fichier > Partager > Envoyer par e-mail en pièce jointe (PDF).

Remplissez sujet/corps, envoyez, puis enregistrez la macro avec un nom clair.

Étape 5 : Automatisez la macro

Dans l'éditeur de script, notez le nom de la fonction (ex. : myFunction1) dans macros.gs.

Ajoutez un déclencheur : sélectionnez la fonction macro, Axé sur l'heure, Minuterie mensuelle, jour 1.

Votre macro s'exécutera automatiquement chaque mois.

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