Automatiser les tâches répétitives dans Google Sheets avec les macros : guide complet

Enregistrez vos actions et exécutez-les à volonté pour gagner un temps précieux.

Les macros sont désormais disponibles dans Google Sheets, permettant d'automatiser les tâches répétitives sans aucune connaissance en programmation. Cet outil puissant démocratise l'automatisation pour tous les utilisateurs.

Longtemps réservé à Microsoft Excel, cet avantage de productivité est maintenant accessible dans Google Sheets. Contrairement aux scripts Apps Script, qui nécessitent du codage, les macros s'enregistrent simplement.

Elles s'avèrent idéales pour gérer plusieurs feuilles avec des données similaires, comme des trackers mensuels ou des rapports récurrents.

Comment créer une nouvelle macro dans Google Sheets

La création de macros est simple et intuitive.

1. Cliquez sur Outils > Macros > Enregistrer une macro.
2. Effectuez les étapes à automatiser.
3. Optez pour Références absolues pour fixer les cellules exactes, ou Références relatives pour une application flexible aux cellules sélectionnées et adjacentes.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Donnez un nom à la macro et associez un raccourci clavier optionnel.

La deuxième étape peut inclure de multiples actions ; nous les explorerons via des exemples concrets.

Comment modifier une macro dans Google Sheets

Pour éditer une macro :

1. Allez dans Outils > Macros > Gérer les macros.
2. Cliquez sur les trois points à côté de la macro concernée.
3. Sélectionnez Modifier le script.

L'édition implique du code ; si cela vous rebute, réenregistrez simplement la macro.

Comment exécuter une macro dans Google Sheets

Dans la feuille cible, sélectionnez Outils > Macros et choisissez la macro, ou utilisez son raccourci clavier.

Voici des exemples pratiques d'utilisation des macros.

Exemple 1 : Formater votre feuille de calcul avec une macro

Automatisez toute mise en forme répétitive sur plusieurs feuilles.

Formatage de base

Enregistrez des macros pour appliquer gras, italique, taille de police, alignement, couleurs de fond, etc., sur des données similaires.

Mise en forme conditionnelle

Combine mise en forme conditionnelle et macros pour une automatisation avancée. Formatez selon des critères : mots-clés, valeurs numériques ou dates.

• Si la cellule contient ou non un mot-clé spécifique.
• Si elle dépasse, égale ou est inférieure à une valeur.
• Si elle correspond à une date précise, antérieure ou postérieure.

Pour un tracker de tâches :

1. Sélectionnez les cellules.
2. Allez dans Format > Mise en forme conditionnelle.
3. Cliquez sur Ajouter une règle.
4. Choisissez La date est > Aujourd'hui pour les échéances du jour.

Pour les retards : La date est antérieure > Aujourd'hui.

Exemple 2 : Créer des rapports et graphiques

Générez tableaux croisés dynamiques, graphiques et diagrammes automatiquement.

Tableaux croisés dynamiques

Parfaits pour résumer de grandes données, comme les dépenses par catégorie.

1. Allez dans Données > Tableau croisé dynamique.
2. Dans l'éditeur latéral, ajoutez lignes (ex. : catégories) et valeurs (ex. : montants).

Graphiques et camemberts

Visualisez rapidement les données.

• Sélectionnez les données.
• Insérer > Graphique, choisissez le type (lignes, barres, secteurs).

Google suggère les meilleurs formats.

Exemple 3 : Exécuter des fonctions complexes

Simplifiez COUNTIF, recherches ou formules personnalisées via macros.

Exemple 4 : Faciliter la visualisation des données

Gelez en-têtes pour une navigation aisée.

1. Affichage > Figer > 1 ligne et 1 colonne.

Démarrez une macro et arrêtez le travail répétitif

Profitez de la collaboration cloud de Google Sheets : exécutez des macros en temps réel sans interruption. Pour d'autres besoins, Excel reste une option.