Gmail est conçu pour aider les utilisateurs à organiser le courrier qu'ils reçoivent. Vous pouvez configurer des filtres qui prennent automatiquement des mesures lorsque des e-mails arrivent. Il est également possible de marquer des messages importants comme suivis ou de créer des étiquettes thématiques pour eux.
Cependant, il existe une autre fonctionnalité que vous ne connaissez peut-être pas encore :les boîtes de réception multiples de Gmail .
Lorsque vous l'utilisez, vous pouvez afficher plusieurs boîtes de réception sous forme de volets sur votre écran dans la vue par défaut de Gmail. Cette approche peut vous faire économiser quelques clics pour voir ce dont vous avez besoin.
Tout d'abord, ouvrez Gmail, cliquez sur l'icône en forme de rouage en haut à droite et choisissez Configurer la boîte de réception . Vous devez désactiver le système de boîte de réception automatique à onglets de Google.
Ensuite, décochez les cases pour les réseaux sociaux, les promotions, les mises à jour et les forums. Après cela, enregistrez vos modifications.
Accédez à Paramètres dans le menu rouage et trouvez les Laboratoires lien en haut de l'écran. Tout ce qui apparaît dans Labs est officiellement une fonctionnalité expérimentale.
Une fois dans Labs, faites défiler jusqu'à Plusieurs boîtes de réception et cliquez sur le bouton radio pour Activer .
Enfin, remontez en haut de la page Labs et cliquez sur Enregistrer les modifications .
La prochaine fois que vous chargerez la page Paramètres, vous devriez remarquer qu'il y a un nouveau bleu Plusieurs boîtes de réception lien en haut. Cliquez dessus pour modifier les choses concernant les boîtes de réception multiples afin qu'elles fonctionnent mieux pour vous. Le système autorise jusqu'à cinq boîtes de réception.
Donnez une étiquette à chaque volet et dictez le type de contenu qui y apparaît. Par exemple, vous voudrez peut-être en avoir un qui affiche les brouillons et un autre pour les messages envoyés. Tous les messages étiquetés peuvent également apparaître dans l'un des volets Boîtes de réception multiples.
Dans les paramètres de plusieurs boîtes de réception, modifiez également la position des volets par rapport à votre boîte de réception principale. Enfin, vous pouvez choisir le nombre de messages affichés sur chaque page d'un volet.
Vous savez maintenant ce que fait la fonctionnalité Boîtes de réception multiples et comment la configurer. Ensuite, explorons quelques façons efficaces de l'utiliser.
Kanban est un système visuel qui montre chaque tâche et comment elle s'intègre dans le flux de travail global. Les gens utilisent des tableaux Kanban pour montrer les tâches à faire, ainsi que l'emplacement de ces responsabilités dans le processus. Chaque tâche est une carte qui se déplace sur un tableau différent à mesure que son statut change.
Envisagez de créer une étiquette Gmail pour chaque étape d'un flux de travail Kanban. Vous pourriez en avoir un qui dit Nouveaux projets et un autre appelé Approbation en attente. Si votre équipe envoie des notifications de travail terminé via Kanban, chaque membre de l'équipe peut utiliser certains mots clés ou expressions. Faites attention à ceux-ci pour apprendre à rendre chaque étiquette applicable et précise.
Ensuite, au lieu de parcourir votre boîte de réception principale pour tous les messages liés à Kanban, vous pouvez voir le flux de processus dans les volets Multiple Inbox. Cette méthode pourrait vous faire gagner du temps en facilitant la recherche de ce dont vous avez besoin. De plus, vous risquez moins de perdre la trace des messages associés aux processus.
Peut-être faites-vous partie d'une grande entreprise et communiquez-vous régulièrement avec divers services ou personnes. Dans ce cas, créez des libellés basés sur l'adresse e-mail pour chacun d'eux. Vous pourriez en faire des qui disent Service de la comptabilité, Ressources humaines et Mon patron, par exemple.
Faire apparaître les e-mails de ces personnes dans des volets dédiés réduit les risques d'oublier un message. Vous serez également plus conscient de l'arrivée des e-mails. Ensuite, vous avez plus de liberté pour décider comment les gérer et agir en conséquence.
Comme beaucoup de gens, vous pouvez trier les boîtes de réception Gmail à plusieurs fins. Peut-être avez-vous un compte professionnel et un compte personnel. Cependant, il est courant de configurer des adresses spécialisées pour diverses raisons. Si votre entreprise organise un séminaire et que vous gérez les inscriptions aux événements, l'adresse peut être [nom de l'entreprise][email protected].
Vous pouvez créer une étiquette "De :" pour chaque compte Gmail. Cela permet à Multiple Inboxes de vous montrer les messages respectifs. Normalement, vous devez changer de compte en cliquant sur l'icône de votre compte dans le coin droit de Gmail. Ensuite, choisissez un compte dans le menu déroulant.
L'utilisation de plusieurs boîtes de réception pour afficher une boîte de réception à partir d'une autre adresse e-mail par volet permet de gagner du temps. Cela vous évite également d'être distrait et de vous demander si vous avez déjà vérifié un compte.
Internet regorge de suggestions pour aider les gens à atteindre Inbox Zero. L'une d'elles consiste à créer des étiquettes commençant par le symbole @ et une action ou un statut. Vous pourriez en avoir un qui dit @En attente de réponse, @Terminé ou @Action.
Pour les dossiers @Action, n'ajoutez que des éléments qui prennent plus de deux minutes à accomplir et effectuez immédiatement des tâches plus courtes. Sinon, vous risquez d'encombrer votre dossier @Action avec des éléments inutiles.
L'utilisation du symbole @ fait apparaître ces étiquettes au début de la liste des étiquettes. Ils seront immédiatement sous les étiquettes standard de Gmail à gauche de votre écran. Cependant, l'utilisation de plusieurs boîtes de réception signifie qu'il n'y a pas besoin de s'inquiéter de l'ordre des étiquettes. Vous pouvez consacrer un volet à chacune de vos actions les plus courantes. Cette méthode est excellente si la preuve visuelle du travail accompli vous motive.
Une fois les choses terminées, déplacez ces messages de la boîte de réception vers les étiquettes spécifiques à l'action appropriées en tant que boîtes de réception multiples. Puis, à la fin d'une journée, regardez tous les e-mails dans chacun d'eux. Utilisez les résultats comme indicateur global de votre productivité et réfléchissez aux moyens d'apporter des améliorations.
Bon nombre des principaux outils de gestion de projet d'aujourd'hui informent les utilisateurs par e-mail et dans les interfaces des programmes. Ce système augmente les chances de visibilité, en particulier lorsque les gens n'interagissent pas avec un programme. Cela leur permet de rester informés même lorsqu'ils n'utilisent que le courrier électronique.
Tout d'abord, pensez à tous les programmes que vous utilisez qui envoient ces e-mails de notification. Ensuite, déterminez si les messages sont généralement suffisamment importants pour être vus. Par exemple, certains programmes ne fournissent que des statistiques hebdomadaires sur votre utilisation, ce que vous ne jugez peut-être pas essentiel. Dans d'autres cas, cependant, les applications vous alertent de tout ce qui se passe dans un programme qui s'applique à vous.
À condition qu'il n'y ait pas plus de cinq programmes pertinents envoyant des e-mails de notification, attribuez à chacun un volet Boîte de réception multiple. N'oubliez pas que vous pouvez configurer des filtres Gmail qui n'envoient des e-mails particuliers qu'à un libellé.
Avec les notifications d'une société de carte de crédit, vous souhaiterez peut-être des mises à jour sur les paiements publiés ou les modifications de la cote de crédit. Cependant, vous n'êtes peut-être pas aussi préoccupé par les messages de notification liés aux frais d'intérêt. Les filtres vous permettent de spécifier quels e-mails sont envoyés aux libellés que vous créez, et lesquels sont supprimés ou envoyés ailleurs.
Il est utile de rechercher si un service que vous utilisez inclut des mots-clés dans ses lignes d'objet. Commencez par rechercher tous les e-mails reçus de cette société dans Gmail. Lorsque vous remarquez des tendances dans l'utilisation des mots, modifiez votre filtre afin qu'il reconnaisse ces mots. Vous pouvez ensuite faire en sorte que le filtre se comporte comme vous le souhaitez. Ici, cela signifie que les e-mails contenant les phrases qui vous intéressent le plus sont dirigés vers l'étiquette correspondant aux boîtes de réception multiples.
Il est souvent difficile de savoir quoi faire et quand en regardant une boîte de réception. En conséquence, vous passerez peut-être plus de temps à essayer de décider qu'à effectuer des actions valables. La création de plusieurs boîtes de réception en fonction du niveau d'urgence peut vous aider à mieux comprendre vos obligations.
Vous pouvez créer une boîte de réception à priorité élevée, suivie de boîtes de réception à priorité moyenne et à priorité basse, comme point de départ.
De plus, si certains messages basés sur la priorité concernent des projets, vous pouvez l'indiquer dans l'étiquette.
Après avoir lu ces suggestions, vous pensez probablement que les boîtes de réception multiples sont une fonctionnalité qui vaut la peine d'être utilisée. Il vous permet d'arrêter de faire des clics inutiles et vous montre les messages essentiels basés sur les conventions d'étiquetage. Utilisez-vous plus d'un ordinateur au travail ? Si tel est le cas, vous apprécierez particulièrement la façon dont cette fonctionnalité Gmail vous permet de voir les messages provenant de plusieurs sources.
Après l'avoir configuré, vous adorerez la quantité d'informations qu'offre un écran stratégiquement séparé. Si vous trouvez que c'est difficile à régler, la désactivation de la fonctionnalité ne nécessite qu'un seul clic, et vous pouvez la réactiver tout aussi facilement.
Avez-vous apprécié ces conseils d'organisation de la boîte de réception Gmail ? Découvrez comment vous pouvez trier vos e-mails sur votre iPhone à l'aide d'applications de messagerie intelligentes !
