Office 365 est le forfait d'abonnement de Microsoft conçu pour la productivité et la collaboration. Ainsi, les outils Office dont vous disposez dépendent du niveau que vous choisissez.
Vous êtes déjà familier avec Word ou PowerPoint. Alors, explorons cinq autres outils professionnels Office 365 qui facilitent la collaboration en équipe.
Skype Entreprise était auparavant connu sous le nom de Lync. Aujourd'hui, Lync est un programme distinct de Skype, disponible gratuitement, qui est la principale solution de messagerie et de réunion d'entreprise de Microsoft. Avec lui, vous pouvez communiquer par texte, audio et vidéo.
Vous pouvez même organiser un appel avec jusqu'à 250 personnes, qu'elles fassent ou non partie de votre organisation.
Il existe de nombreuses alternatives à Skype. Mais, Skype Entreprise s'intègre si bien avec le reste du package Office 365 qu'il n'est pas logique de ne pas l'utiliser.
Une idée pour utiliser efficacement Skype Entreprise :
Lorsque vous planifiez une réunion dans Outlook, accédez à Rendez-vous > Réunion Skype pour intégrer automatiquement un lien sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer pour se connecter.
Une fois dans la réunion, vous pouvez cliquer sur le bouton Présenter icône pour afficher votre bureau, une présentation PowerPoint ou même lancer un sondage. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Ellipses > Démarrer l'enregistrement pour enregistrer tous les fichiers audio et vidéo de la réunion.
Pour plus de conseils, consultez notre guide pour organiser les meilleures réunions avec Skype Entreprise.
Si vous souhaitez améliorer votre prise de notes, OneNote est la solution parfaite pour vous. Vous pouvez écrire des notes, dessiner, capturer des captures d'écran, enregistrer de l'audio et bien plus encore. C'est différent d'un traitement de texte comme Word. OneNote fonctionne plus comme un classeur à anneaux, vous permettant de collecter vos notes dans toutes les applications.
Nous avons déjà répertorié comment utiliser OneNote pour le travail, alors consultez ce guide pour quelques conseils de productivité ultimes.
Par exemple, appuyez sur la touche Windows + N à tout moment pour écrire rapidement une note. Ou mettez en surbrillance quelque chose que vous avez tapé et appuyez sur Ctrl + 1 pour en faire une case à cocher --- le début parfait d'une liste de tâches.
Une idée pour utiliser efficacement Microsoft OneNote :
Utilisez le dessin pour certains enregistrements visuels, ou l'onglet Insérer > Enregistrer l'audio/vidéo options. Il vous aidera même à transcrire le texte stocké dans une image. Simplement clic droit l'image et cliquez sur Copier le texte de l'image .
Espérons qu'il soit clair que OneNote est bien plus qu'une simple application de prise de notes. Pour des informations complètes, assurez-vous de lire le seul guide OneNote dont vous aurez besoin.
Si vous avez envoyé des fichiers par e-mail à des collègues ou les avez téléchargés sur des sites de partage de fichiers, il est temps d'arrêter et d'utiliser OneDrive. Il s'agit d'un service de stockage en nuage comme Dropbox et Google Drive qui vous permet de télécharger des fichiers et d'y accéder de n'importe où.
Pour placer un fichier individuel ou un groupe de fichiers sur OneDrive, c'est aussi simple que Télécharger > Fichiers ou Dossier respectivement. Sinon, allez sur Nouveau menu déroulant pour créer immédiatement des choses comme un document Word ou Classeur Excel .
Bien qu'il ne fonctionne pas comme une solution de sauvegarde à part entière, OneDrive possède un historique des versions. Faites un clic droit sur un fichier et cliquez sur Historique des versions pour voir les modifications récentes apportées à votre fichier, à partir desquelles vous pouvez ensuite revenir à une itération antérieure.
Une idée pour utiliser efficacement Microsoft OneDrive :
Pour une organisation, la fonction la plus utile est peut-être de pouvoir partager un fichier en un clic. Clic droit un fichier et cliquez sur Partager .
À partir de là, vous pouvez utiliser la liste déroulante pour partager le fichier avec n'importe qui, les membres de votre organisation ou des personnes spécifiques déterminées via l'adresse e-mail. Vous pouvez également créer un lien partageable ou l'intégrer directement dans Outlook.
Pour plus de conseils, consultez notre guide rapide sur l'utilisation de OneDrive dans Windows 10.
SharePoint est une bête. Il n'y a pas de façon polie de le dire. Si vous l'avez déjà rencontré dans votre organisation, vous avez peut-être des idées préconçues sur ce que c'est et si c'est bon ou pas. D'une manière générale, SharePoint est un intranet cloud qui permet aux équipes de créer des pages pour elles-mêmes et pour l'ensemble de l'entreprise.
SharePoint est capable de faire beaucoup et il s'appuie sur une équipe informatique solide pour bien l'implémenter et lui donner une structure décente. Il n'est pas aussi convivial que certains des nouveaux outils de Microsoft, mais il peut être aussi puissant, en particulier lorsque vous travaillez dans une grande organisation qui a des problèmes pour partager des informations.
Une idée pour utiliser efficacement Microsoft SharePoint :
Sharepoint est un système complet de gestion de contenu. Utilisez-le comme un wiki --- peut-être comme un microsite informatif sur votre équipe ou sur ce sur quoi vous travaillez. Ceux-ci peuvent être configurés avec des intégrations comme des sondages ou des formulaires de contact, ainsi que le stockage et le partage de fichiers.
Vous pouvez créer la page d'accueil intranet de votre organisation qui rassemble des documents, des e-mails, des flux (actualités, Yammer ou tout ce que vous voulez), des vidéos, etc. Téléchargez des supports de formation, étiquetez vos fichiers avec des métadonnées et gardez tout le monde engagé avec des notifications sur PC et mobile.
Slack a conquis le monde, mais Microsoft ne se repose pas sur ses lauriers. Au lieu de cela, ils ont riposté en lançant Teams. Bien que Teams ressemble beaucoup à Slack en surface, c'est en fait plus que cela. Il associe le chat et les applications professionnelles d'Office 365 pour créer un hub de collaboration.
Des canaux peuvent être créés pour différents sujets de discussion et les membres de votre équipe peuvent rapidement et simplement discuter entre eux. Les conversations peuvent être enfilées pour empêcher les gens de parler les uns sur les autres. Des emojis, des gifs et des mèmes personnalisés peuvent être envoyés pour que les choses restent amusantes.
Une idée pour utiliser efficacement Microsoft Teams :
Microsoft Teams intègre tout, de Word à OneNote en passant par Power BI. Par exemple, vous pouvez télécharger un document dans Teams et demander à des personnes de le commenter et de collaborer dessus sans jamais quitter la plateforme. Ou vous pouvez utiliser Planner pour vous tenir au courant de tout le travail de votre équipe, en attribuant des tâches et en effaçant les listes de tâches au fur et à mesure.
Peut-être encore mieux est la possibilité d'utiliser des API tierces ou d'utiliser leurs plates-formes. Vous pourriez avoir un fil Twitter automatiquement mis à jour dans votre zone d'équipe, par exemple, qui est le genre de bot que les utilisateurs de Slack pourraient connaître. Les équipes peuvent également s'intégrer à des éléments tels que Trello, ce qui signifie que vous pouvez utiliser le service sans quitter l'environnement Teams.
Utilisez ces outils professionnels Office 365 ensemble et vous pouvez rendre votre organisation plus efficace et collaborative. Bien sûr, les meilleurs outils au monde ne vous aideront pas à y parvenir. Consultez nos conseils pour une collaboration en ligne efficace en temps réel pour plus de conseils.
