Il n'est pas possible pour beaucoup d'entre nous d'abandonner complètement le courrier électronique. Mais au moins, nous pouvons faire en sorte que nos boîtes de réception traitent la majeure partie de nos e-mails pour nous.
Si vous êtes un utilisateur Mac qui utilise Apple Mail, vous devrez configurer les bonnes règles (également appelées filtres) pour rationaliser votre expérience.
Nous avons six règles utiles pour vous aider à démarrer, mais nous allons d'abord vous expliquer les bases de la création de règles dans le client de messagerie natif de votre Mac.
Appuyez sur le raccourci Cmd + Virgule pour afficher la section des préférences de messagerie ou y accéder via Mail > Préférences . Passez maintenant aux règles et cliquez sur Ajouter une règle bouton pour commencer à créer des règles. Il n'y a pas grand chose à faire. Sélectionnez d'abord une condition répertoriée sous Si menu déroulant.
Ensuite, vous dites à Mail d'effectuer une certaine action lorsqu'il trouve des e-mails correspondant au critère que vous avez ajouté. Vous verrez les actions disponibles répertoriées dans la section Effectuer les actions suivantes menu déroulant.
Pour conclure, saisissez un nom approprié pour la règle et cliquez sur OK bouton. À ce stade, Mail vous demandera si vous souhaitez appliquer la nouvelle règle aux messages existants qui correspondent à la condition que vous avez spécifiée. (Il le fait automatiquement pour les nouveaux messages.) Si votre réponse est oui, cliquez sur Appliquer bouton. Gardez à l'esprit que cela ne fonctionnera pas sur les e-mails archivés.
Vous souhaitez créer plusieurs conditions pour filtrer les e-mails ?
Cliquez sur le + à côté de la condition par défaut pour commencer. Si vous suivez cette voie, vous pouvez également spécifier si vous souhaitez que la règle ne fonctionne que lorsque les messages correspondent à tout des conditions ou toutes d'eux. C'est ce que tout menu déroulant à côté de Si est pour.
Vous pouvez également demander à Mail d'effectuer plusieurs actions sur les e-mails qu'il a filtrés. Supposons que vous souhaitiez déplacer ces e-mails vers une boîte aux lettres et les copier vers une autre. Cliquez ensuite sur le + à côté de l'action par défaut pour commencer à configurer plusieurs actions pour suivre les conditions.
Il est facile d'aller trop loin avec les règles. Limitez leur nombre en utilisant plusieurs conditions et actions au lieu de règles distinctes.
Avec cette règle, il vous sera plus facile d'identifier les sources des e-mails qui ne vous intéressent que peu ou pas. Elle intercepte la majeure partie de ces e-mails qui drainent votre temps et votre attention.
Sélectionnez L'expéditeur n'est pas dans mes contacts comme votre état. C'est à vous de décider si vous souhaitez rediriger les e-mails filtrés vers un dossier séparé, les marquer, les mettre en surbrillance dans une couleur spécifique, etc. Sélectionnez la réponse appropriée dans Effectuer les actions suivantes menu déroulant.
Chaque semaine environ, parcourez les e-mails que vous identifiez avec cette règle. Vous voudrez vous désabonner de certains d'entre eux, les marquer comme spam ou même définir de nouvelles règles pour les supprimer automatiquement la prochaine fois.
C'est une bonne idée de dupliquer la règle ci-dessus et de la modifier pour qu'elle corresponde à cette condition :L'expéditeur n'est pas dans mes destinataires précédents . Utilisez le Dupliquer bouton dans les Règles onglet pour commencer.
Par ailleurs, pour réduire la quantité de spam que vous recevez, envisagez de créer un compte de messagerie avec un service de messagerie jetable. Donnez cette adresse e-mail lorsque vous souhaitez que votre adresse e-mail réelle reste privée.
Avec cette règle, vous n'aurez plus envie de vous arracher les cheveux. Il est destiné aux expéditeurs de sites Web qui n'honorent pas les demandes de désabonnement et continuent d'alimenter votre boîte de réception au compte-goutte.
Définir De contient comme critère, suivi du nom de l'expéditeur responsable des e-mails que vous souhaitez bloquer. Choisissez Supprimer le message comme l'action que vous souhaitez que Mail effectue.
Gardez à l'esprit que le bouton Supprimer le message l'action supprime définitivement le message. Si vous souhaitez plutôt l'envoyer dans la corbeille pour qu'il reste accessible ultérieurement, sélectionnez Déplacer le message vers la corbeille de la boîte aux lettres comme action préférée.
Remarque : Si vous souhaitez répliquer la fonction "bloquer l'expéditeur" de Gmail, utilisez la fonction Déplacer le message action pour renvoyer les e-mails vers le dossier Junk à la place.
Cette règle est également utile pour se débarrasser des messages transférés envoyés, par exemple, aux membres de la famille en masse. Bien sûr, si vous préférez ne pas recevoir de tels messages, il est préférable d'en informer l'expéditeur. Si cela n'est pas possible ou ne fonctionne pas, laissez Mail filtrer ces messages et les supprimer pour vous.
Pendant que vous pouvez configurer une règle distincte pour chacun l'expéditeur dont vous souhaitez bloquer les e-mails, ce n'est pas la méthode la plus propre. Il est préférable de modifier une règle existante pour insérer une nouvelle condition pour chaque nouvel expéditeur. Cela fonctionne parce que le Si le menu déroulant est défini sur n'importe lequel , ce qui signifie que la règle fonctionne lorsque tout des conditions sont remplies.
Si vous souhaitez mettre une interdiction générale sur les transferts, remplacez le De contient condition avec Le sujet commence par Fw : .
La majeure partie de votre courrier électronique personnel n'est probablement pas urgente. Jusqu'à ce que vous soyez prêt à traiter ces e-mails, évitez qu'ils n'attirent votre attention en les marquant comme lus avec cette règle suivante.
Définir le compte comme critère puis sélectionnez le compte associé à votre email personnel. Ensuite, définissez Marquer comme lu comme mesure à prendre.
Vous préférez marquer tous messages de tous comptes comme lus dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception ? Dans ce cas, sélectionnez Chaque message au lieu de Compte du Si menu déroulant.
Vous voudrez probablement en savoir plus sur chaque e-mail provenant de votre banque, même s'il s'agit d'un courrier promotionnel. Il en va de même pour les e-mails liés au travail. Vous pouvez utiliser une règle pour vous assurer que vous ne les manquerez jamais.
Par exemple, alors que je reçois de nombreux e-mails à [email protected] , ceux qui sont pertinents pour mon travail viennent toujours de makeuseof.com . Pour identifier ce dernier, je peux configurer cette condition :De contient @makeuseof.com .
Je peux ensuite mettre en évidence les e-mails filtrés, par exemple en changeant la couleur d'arrière-plan, en émettant un son ou en les redirigeant ailleurs.
Remplacez le @makeuseof.com ci-dessus avec le nom de domaine de votre entreprise ou de votre banque, et vous pouvez utiliser le même filtre avec des résultats similaires.
Tous les e-mails ne nécessitent pas votre attention immédiate. Oui, même au travail. Si votre équipe communique via une application comme Slack, vous pouvez pratiquement ignorer votre boîte de réception la plupart du temps. Pour vous assurer que les e-mails super importants, le cas échéant, ne vous échappent pas, transférez-les vers Slack avec cette règle suivante.
Définissez la condition pour identifier les e-mails de votre responsable ou d'un autre supérieur, ou avec un mot/une phrase spécifique dans l'objet. Sélectionnez maintenant Transférer le message comme action préférée et saisissez votre adresse "envoyer à Slack" dans le champ prévu à cet effet.
Où pouvez-vous trouver votre adresse de transfert Slack ?
Il est caché sous [Your_Team_Name] > Préférences > Messages et médias . Faites défiler jusqu'à Introduire les e-mails dans Slack section, et voilà. Vous pourrez désormais lire les e-mails transférés dans Slackbot !
Des factures et reçus aux cadeaux d'inscription, vous recevez des documents utiles au format PDF dans votre boîte de réception. Récupérez les e-mails correspondants au même endroit grâce à cette règle suivante.
Définissez la condition pour qu'elle corresponde au type de pièce jointe est PDF et utilisez le Déplacer le message action pour isoler les e-mails contenant des fichiers PDF. Si vous souhaitez mettre en surbrillance les e-mails en place au lieu de les déplacer vers un dossier séparé, utilisez le Définir la couleur du message actions.
Vous pouvez également filtrer les e-mails avec d'autres types de pièces jointes telles que des archives, des présentations et des films avec une règle similaire.
À la fin de la Effectuez les actions suivantes menu, vous avez peut-être remarqué cet élément :Arrêter d'évaluer les règles . Vous vous demandez ce qu'il fait? Eh bien, cela aide Mail à identifier la bonne marche à suivre en cas de conflit de règles.
Prenez la règle par défaut News From Apple , par exemple. Si vous créez une nouvelle règle qui a une ou plusieurs conditions similaires à celle-ci, toutes les actions que vous ajoutez à la nouvelle règle ne seront pas exécutées. C'est parce que les Nouvelles d'Apple la règle a l'option Arrêter d'évaluer les règles marqué dessus, ce qui rend les actions de suivi inefficaces.
Illustrons par un deuxième exemple.
Supposons que vous souhaitiez marquer tous les messages entrants dans une boîte aux lettres comme lus, à l'exception de ceux provenant d'une adresse e-mail particulière appelée hello@my_inbox.com . Vous souhaitez également signaler les messages provenant de cette adresse. Dans ce scénario, voici à quoi ressembleront les règles :
Que se passe-t-il si vous omettez les règles Arrêter d'évaluer ? action de la première règle ? Messages de hello@my_inbox.com sera signalé et également marqué comme lu.
Maintenant, si vous changez l'ordre des règles lors de leur création, tous les messages seront marqués comme lus. Ceux de hello@my_inbox.com sera marqué comme lu et marqué. Si vous ajoutez les règles Arrêter d'évaluer action à la première règle ici, les e-mails de hello@my_inbox.com sera marqué comme lu, mais ne sera pas signalé.
Ce n'est pas la boîte de réception encombrée elle-même qui pose problème. C'est que vous devez le parcourir tous les jours pour éviter de perdre les messages importants et pour écraser les anecdotes qui vous parviennent.
Si vous avez des règles en place, Mail met en évidence ce qui nécessite votre attention et cache ou supprime le reste. Redirigez les e-mails importants vers un ou deux emplacements sûrs et vous vous sentirez libre d'ignorer le reste, peut-être même pour toujours !
Bien sûr, les règles sont un moyen de trier les e-mails dans Apple Mail, mais vous pouvez essayer un autre client pour plus d'options.
