Êtes-vous toujours à la recherche de la meilleure application de tâches pour organiser votre vie ? Après une décennie à tester des dizaines d'applications de tâches, j'ai opté pour celle qui offre plus de fonctionnalités et de flexibilité que n'importe quelle autre.
Cette application à faire est Remember The Milk.
N'oubliez pas que The Milk peut aussi être celui qu'il vous faut si vous cherchez quelque chose de mieux que celui que vous utilisez aujourd'hui. Cependant, avant de vous lancer tête baissée, il est important de savoir si les raisons que nous avons utilisées pour faire cette réclamation sont les mêmes raisons qui comptent pour vous .
Dans cet article, nous allons couvrir les facteurs suivants qui améliorent l'efficacité et la productivité :
N'oubliez pas que The Milk affrontera ces applications de tâches populaires :
Google Tasks est un peu une blague en tant qu'application todo, mais elle est incluse dans la liste simplement à titre de comparaison et pour montrer les nombreuses façons dont Google Tasks et Microsoft To-Do sont loin de tous les autres.
L'une des fonctionnalités les plus difficiles à trouver dans presque toutes les applications de tâches testées au cours des dernières années est l'organisation de sous-projets. Presque toutes les listes de tâches utilisent le même chemin linéaire lors de la structuration de plusieurs listes de tâches.
Au début, Remember The Milk semble être en deçà dans ce domaine car il utilise la même approche linéaire :un seul élément de liste ouvre une seule liste . Aucune option pour les sous-listes.
Cependant, cela est trompeur. Chez Remember The Milk, vous devez organiser plusieurs listes dans un seul "dossier" à l'aide de balises .
Par exemple, une partie de mon temps est consacrée à des tâches que certains clients m'envoient au hasard. J'aimerais organiser ces sous-listes dans le dossier "Subclient Work".
Pour ce faire, créez une balise pour organiser plusieurs listes .
Ensuite, il vous suffit de baliser les tâches individuelles pour les organiser sous le sous-titre principal. Vous pouvez même créer une nouvelle balise à la volée si aucune des balises existantes ne s'applique.
Voyons maintenant comment d'autres applications de tâches accomplissent cette fonctionnalité.
Je vais énoncer un thème commun que vous lirez dans cet article :Microsoft To-Do ne peut pas le faire.
C'est unidimensionnel, linéaire, et c'est tout. Vous créez des listes individuelles, mais il n'y a aucun moyen de regrouper les sous-tâches en sous-projets .
C'est un domaine où Wrike est en fait la meilleure de toutes les applications de tâches. Il vous permet de créer un dossier pour le regroupement de projets de niveau supérieur .
C'est ainsi que les listes de tâches doivent être faites. Il semble ridicule que la plupart des applications de tâches ne prévoient pas l'organisation des dossiers des projets.
Donc, si cette fonctionnalité est la plus grande priorité pour vous, alors Wrike est peut-être pour vous. Cependant il existe d'autres domaines dans lesquels Wrike est en deçà , donc lire le reste des fonctionnalités ci-dessous vous sera bien utile avant de vous décider.
De toutes les applications de tâches à faire, Any.do est probablement l'une des pires en matière d'organisation. Le concept ici semble être de transformer les listes de tâches traditionnelles en une approche plus kanban (basée sur des cartes).
Chaque "carte" principale s'ouvre sur votre liste de tâches, qui sont organisées en fonction de leur date d'échéance. Aujourd'hui, demain, à venir et un jour.
Il s'agit d'une méthode GTD qui fonctionne pour beaucoup de gens, mais elle est destinée à une personne qui a un travail ou un rôle dans la vie, et qui a besoin d'organiser les choses sous ce rôle.
Si vous espérez organiser de nombreux domaines de votre vie et de nombreux projets différents qui servent de nombreux objectifs de vie différents, Any.do n'est pas pour vous. Il n'y a aucun moyen d'organiser des sous-listes sous des projets majeurs avec Any.do .
Todoist a longtemps été l'une de mes applications préférées, et cette fonctionnalité en était l'une des raisons. Avec Todoist, vous pouvez mettre en retrait les sous-projets pour les regrouper sous des projets principaux , ou vous pouvez étiqueter les tâches.
Cela signifie que non seulement vous pouvez créer des sous-projets. Mais vous pouvez également créer des sous-sous-projets à votre guise. Si vous êtes un maniaque de l'organisation qui aime regrouper les tâches dans de nombreux sous-dossiers, cela fonctionne comme un rêve.
Le seul défaut qui le place sous Remember The Milk est que, contrairement à l'approche de marquage, cette approche d'indentation est manuelle et prend du temps . Cependant, Todoist vous permet d'étiqueter les tâches, ce qui le place au même niveau que Remember The Milk en ce qui concerne l'organisation des sous-listes.
Bien que j'aie dit que Google Tasks est une blague en tant qu'application à faire, cela vous permet au moins d'indenter les sous-tâches sous les tâches principales. Cependant, Google Tasks ne dispose pas d'une fonctionnalité permettant de placer des sous-listes sous des projets individuels .
Comme vous pouvez le voir, il existe quelques applications de tâches qui offrent cette fonctionnalité, mais celles qui le font sont manuelles et difficiles à gérer. Wrike le fait le mieux, vous donnant littéralement la possibilité de placer des projets dans des dossiers. Rappelez-vous que The Milk automatise l'organisation en sous-"dossiers" en vous permettant d'organiser les éléments avec des balises de haut niveau.
L'une des principales raisons pour lesquelles je suis passé à Remember The Milk était la façon dont il gère la planification et les dates d'échéance . C'est un élément essentiel d'une gestion du temps zen.
C'est une chose de gérer des tâches ponctuelles que vous pouvez accomplir en une seule séance, mais lorsque vous gérez plusieurs tâches qui prennent des jours à accomplir, une date d'échéance seule ne suffit pas. Vous avez besoin d'une date de début .
Cela vous aide à créer des créneaux suffisamment grands dans votre emploi du temps pour gérer la véritable profondeur de la tâche.
Une autre fonctionnalité essentielle pour une application de tâches efficace est la possibilité de créer des tâches récurrentes .
N'oubliez pas que la fonction de tâche récurrente de The Milk est la plus flexible que j'ai jamais vue. Non seulement vous pouvez configurer des modèles complexes quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement, mais vous pouvez même configurer la tâche pour qu'elle se reproduise à nouveau au moment où vous la terminez.
Aussi simple et manquant de la plupart des fonctionnalités, Microsoft a au moins réussi les tâches récurrentes.
Dans Microsoft To-Do, vous pouvez configurer des tâches pour qu'elles se reproduisent tous les jours ou plusieurs fois par semaine, par mois ou par an. Il n'y a pas d'option pour se reproduire uniquement lorsqu'une tâche est terminée.
Comme pour la plupart des fonctionnalités, Wrike offre un peu plus de flexibilité que la plupart des autres applications de tâches. Non seulement il offre la récurrence standard quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle, mais il vous permet également d'arrêter la récurrence après un certain nombre de déclencheurs, et vous pouvez retarder la date de début de la première récurrence.
Comme avec la plupart des autres applications de tâches, il n'y a pas d'option pour se reproduire immédiatement après l'achèvement, comme le fait Remember The Milk.
Même si l'organisation du projet d'Any.do laisse beaucoup à désirer, elle fait au moins correctement les tâches récurrentes.
Comme Wrike, il a la possibilité d'arrêter de se reproduire après un nombre défini de déclencheurs ou après une date spécifique. Encore une fois, il n'y a pas d'option pour se reproduire immédiatement après avoir terminé.
Todoist a été mon application de choix pendant plusieurs années, et l'une des raisons était son utilisation intelligente de commandes en anglais simple pour créer des tâches récurrentes.
Vous pouvez saisir quelque chose comme « tous les 3 vendredis » et Todoist est suffisamment intelligent pour définir la prochaine date d'échéance le troisième vendredi du mois en cours, puis tous les mois par la suite. Il comprend de nombreuses variantes de planification. J'ai eu du mal à essayer de l'estomper.
Le seul problème que j'ai commencé à avoir avec Todoist est que, parfois, lorsque je terminais une tâche, elle ne replanifiait pas toujours correctement à la prochaine date correcte. J'ai fini par manquer quelques dates d'échéance à cause de cela, et c'est ce qui a déclenché ma recherche d'une nouvelle application de tâches.
Vous ne pouvez pas du tout créer de tâches récurrentes dans Google Tasks , ce qui semble idiot. Cependant, ce n'est qu'un autre produit Google qui pourrait nécessiter beaucoup d'améliorations.
La fonctionnalité numéro un pour moi lorsque j'utilise n'importe quelle application de tâches est la possibilité de voir ma journée ou ma semaine en un coup d'œil et de comprendre quelles sont les principales priorités. Certaines applications de tâches le font à merveille. D'autres luttent terriblement.
Jetons d'abord un coup d'œil à Remember The Milk.
Rappelez-vous que le lait vous donne un certain nombre de vues qui vous aident à obtenir un aperçu rapide de votre semaine ou de votre journée. Ma vue préférée est la vue "Cette semaine", qui vous montre toutes les tâches que vous devez effectuer du samedi au dimanche. Il est ainsi beaucoup plus facile de répartir les tâches afin que votre charge de travail hebdomadaire soit mieux équilibrée.
Regardons à quel point toutes les autres applications de tâches échouent dans ce domaine.
Le tableau de bord Microsoft To-Do est inexistant. Tout ce qu'il propose est une vue "Ma journée" qui vous montre les éléments qui sont dus aujourd'hui.
Ce n'est pas du tout utile lorsque vous essayez de planifier votre travail afin de ne pas avoir à faire face à une crise de priorités conflictuelles le même jour.
Wrike utilise une approche intéressante pour les tâches de tableau de bord. Il regroupe les tâches par aujourd'hui , cette semaine , la semaine prochaine , et plus tard .
Même si l'affichage de tous les regroupements est appliqué - il n'y a pas d'autre type de vue à sélectionner - c'est toujours un moyen utile d'organiser les tâches. Vous pouvez voir les tâches futures à venir qui peuvent vous aider à modifier vos priorités, et en même temps, vous pouvez voir toutes les tâches d'aujourd'hui qui nécessitent votre attention immédiate.
Un problème que j'ai rencontré avec Wrike était qu'il est conçu pour une collaboration d'équipe . Cela signifie que les tâches ont des destinataires. Si vous utilisez Wrike en tant qu'individu et que vous oubliez de vous ajouter en tant que responsable, cela n'apparaîtra pas sous "Mon travail" et vous risquez de manquer des tâches avec des dates d'échéance importantes. Les applications de tâches d'équipe ont leur place, mais pour la gestion de projets personnels, elles ne fonctionnent pas bien.
J'ai également remarqué que lors du déplacement d'une tâche entre des dossiers de projet, la tâche n'apparaissait pas dans la liste d'aujourd'hui. Lorsque j'ai contacté le support client Wrike à ce sujet, ils ont essayé de dire que c'était un comportement normal. Cependant, la date d'échéance était toujours indiquée comme aujourd'hui mais n'apparaissait pas sous "aujourd'hui", donc l'explication n'était pas acceptable. Étant donné que ce bogue m'a fait manquer des tâches, c'est la principale raison pour laquelle j'ai finalement quitté définitivement Wrike.
Comme mentionné précédemment dans cet article, AnyDo utilise un système de type Kanban où les cartes peuvent être déplacées entre les projets et entre les dates d'échéance.
Ainsi, vous pouvez facilement déplacer une tâche d'aujourd'hui à demain en faisant glisser la carte de tâche vers demain.
Le problème avec ce tableau de bord est que toutes les tâches répertoriées sous demain, à venir et un jour ne s'affichent pas quand elles sont dues, il est donc très difficile de planifier votre travail futur sans ouvrir des cartes de tâches individuelles et vérifier les dates d'échéance. C'est une configuration très maladroite. Il est clair que la tentative est de créer un tableau de bord minimaliste, mais il est possible de minimiser tellement que vous rendez un système trop simple et inutilisable.
C'est un domaine dans lequel Todoist obtient des points bonus. Todoist offre la possibilité d'afficher les tâches par Aujourd'hui et 7 prochains jours .
Dans la vue de liste de chaque affichage, les tâches affichent la date d'échéance ainsi que le projet dont elles font partie. Cela facilite l'organisation du travail quotidien et du travail hebdomadaire.
Pas de surprise, Google Tasks manque également dans ce domaine. Bien que vous puissiez trier les tâches de projets individuels par date d'échéance, vous ne pouvez pas organiser votre liste complète de tâches dans tous les projets par ordre de date d'échéance. Vous ne pouvez certainement pas les regrouper par jour, semaine ou mois.
La dernière chose que vous voulez est une application de tâches isolée du reste du monde. L'un des moyens les plus efficaces pour devenir plus productif est d'automatiser les choses
Par exemple, lorsque vous terminez une tâche dans un certain projet, vous souhaitez peut-être envoyer automatiquement un e-mail à votre responsable avec les détails. De telles choses sont possibles avec des applications de tâches qui sont intégrées à des services comme Zapier ou IFTTT .
Voici la répartition des intégrations pour les applications de tâches examinées dans cet article.
Intégré avec IFTTT :
Intégré à Zapier :
Intégré à Slack :
Ajouter des tâches par e-mail :
Comme vous pouvez le voir, même dans le domaine des intégrations avec d'autres services, Remember The Milk arrive en tête .
Maintenant que vous avez passé en revue toutes les différences entre les meilleures applications de tâches à faire, ne vous arrêtez pas maintenant ! Il est temps de prendre votre décision et de vous inscrire à l'une de ces applications :
Bien que j'ai personnellement choisi Remember The Milk comme application de choix, ce n'est que le meilleur choix pour les choses qui sont importantes pour moi. Espérons que l'aperçu ci-dessus, tiré de nombreuses années d'expérience avec ces applications, vous aidera à prendre une meilleure décision sans perdre tout votre temps à le faire.
