Excel est idéal lorsque vous travaillez avec de grandes quantités de données et que vous devez garder les choses organisées. Cependant, la saisie de ces données dans votre document et sa mise en forme correcte peuvent souvent prendre beaucoup de temps.
Heureusement, Microsoft conçoit Excel avec ce type de tâche à l'esprit, et il existe diverses fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour accélérer le processus. En tirant parti du remplissage automatique et du remplissage flash, vous pouvez vous assurer que vous ne perdez pas de temps sur un travail qui pourrait être automatisé.
Voici comment tirer le meilleur parti du remplissage automatique et du remplissage flash.
Avant de sauter dans Flash Fill, il vaut la peine de s'assurer que nous savons comment tirer le meilleur parti du remplissage automatique. Je commence tôt sur mes cartes de Noël, j'ai donc mis en place un document Excel pour m'aider à organiser ma liste de destinataires.
Je veux numéroter ma liste, mais je ne veux pas écrire chaque numéro individuellement. Au lieu de cela, je vais commencer ma liste par le numéro un dans la cellule A2, puis faire glisser le coin inférieur droit de la cellule pour remplir automatiquement le reste de la colonne.
Malheureusement, cela ne fait que remplir la liste, ce qui n'est pas très utile. Nous devons utiliser les options de remplissage automatique en surbrillance bouton pour spécifier ce que nous recherchons. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Remplir la série . Un moyen plus rapide d'accéder à ces options consiste à cliquer et à faire glisser le bouton droit de la souris, ce qui ouvre automatiquement le menu contextuel lorsque vous le relâchez.
Comme vous pouvez le voir, nos numéros progressent de manière séquentielle. Il s'agit de l'utilisation la plus simple possible pour le remplissage automatique. Il devient vraiment puissant lorsqu'il peut émettre des hypothèses sur vos données.
Par exemple, vous pouvez voir ci-dessous comment le remplissage automatique fonctionne avec les dates. Faire glisser vers le haut remplit automatiquement les dates du passé tout en faisant glisser vers le bas remplit automatiquement les dates du futur. Cela fonctionne exactement de la même manière lorsque vous faites glisser respectivement vers la gauche et vers la droite.
Plus vous donnez d'informations au remplissage automatique, mieux cela fonctionnera. Ci-dessous, vous pouvez voir que j'ai entré 10h00 dans une cellule, avant de spécifier qu'il doit être traité comme une heure dans le Numéro section de la Accueil onglet du ruban.
Si nous faisons glisser vers le bas, le remplissage automatique remplit les cellules sélectionnées avec des heures séquentielles sous forme d'intervalles horaires.
C'est assez utile, mais le remplissage automatique peut faire plus que de simples incréments horaires. Si nous saisissons manuellement 10h30 dans la cellule en dessous de 10h00, nous pouvons sélectionner les deux cellules, puis les faire glisser, ce qui entraîne des incréments d'une demi-heure.
Alors, comment cela aide-t-il notre liste de cartes de Noël ? Je vais utiliser le remplissage automatique pour déterminer quel modèle de carte chaque personne recevra.
Les trois types de cartes dont je dispose sont déjà présents dans la colonne Design. En sélectionnant les trois cellules, puis en utilisant la poignée de remplissage pour étendre notre sélection, nous pouvons rapidement remplir toute cette colonne.
Vous pouvez également utiliser le remplissage automatique pour ajouter des jours de la semaine ou des mois de l'année. Tout ce dont Excel a besoin est le premier jour ou mois et il remplira automatiquement le reste.
L'utilisation du remplissage automatique est vraiment utile lors de la création de vos propres listes personnalisées dans Excel.
Le remplissage Flash est un proche parent du remplissage automatique, mais il remplit une fonction légèrement différente. Plutôt que de continuer une série de données, il peut extraire des informations d'autres cellules et les présenter avec la mise en forme souhaitée.
Pour que Flash Fill fonctionne correctement, nous devons utiliser des cellules adjacentes aux données que nous tentons de formater. Cela permet également de modifier la mise en forme de vos en-têtes, afin qu'Excel ne suppose pas qu'ils font partie de votre ensemble de données.
Ci-dessus, j'ai ajouté deux autres colonnes à ma feuille de calcul, la première contenant l'adresse de chaque personne et la seconde prête à recevoir son code postal. J'ai également ajouté manuellement le premier code postal pour aider Excel à comprendre ce que je recherche.
Ensuite, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez remplir. À partir de là, ouvrez les Données dans le ruban et sélectionnez Flash Fill à partir des outils de données languette. (Nous pourrions également terminer ce processus à l'aide de la poignée de remplissage, un peu comme nous avons utilisé le remplissage automatique plus tôt.)
Cela incitera Excel à trouver toutes les informations qui correspondent à ce que nous avons transféré manuellement de la cellule D2 à la cellule E2. Le logiciel trouvera chaque code postal et copiera uniquement ces informations dans la cellule sélectionnée.
Cela peut être un puissant outil de gain de temps. Par exemple, imaginez que vous préparez ces adresses pour un publipostage et que vous souhaitez reconfigurer la manière dont les informations sont organisées et formatées. Flash Fill vous permet d'expérimenter avec une cellule, puis de remplir automatiquement les mêmes résultats pour le reste de l'ensemble de données.
Ci-dessus, vous pouvez voir que j'ai réorganisé les informations et modifié la casse du nom de la ville à l'aide de Flash Fill. Cette fonctionnalité ne peut pas lire dans vos pensées, mais elle peut suivre votre exemple si vous fournissez les bonnes données. N'oubliez pas :un deuxième exemple de cellule peut souvent donner des résultats plus précis, surtout si votre mise en forme varie d'une ligne à l'autre.
Vous savez maintenant comment créer automatiquement des listes de tout type avec le remplissage automatique ou laisser Excel extraire des informations d'une cellule et les ajouter à une autre avec Flash Fill. Si jamais vous avez besoin d'une copie papier de vos données, assurez-vous que votre feuille de calcul est bien formatée pour l'impression.
Avez-vous besoin d'aide pour vous familiariser avec le remplissage automatique ou le remplissage flash ? Ou avez-vous une astuce que vous souhaitez partager avec d'autres lecteurs ? Quoi qu'il en soit, pourquoi ne pas partager vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous ?
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