La première étape de GTD consiste à vider votre esprit de toutes les tâches et idées. Écrivez-les sur des fiches 3x5 physiques, ou optez pour leur équivalent numérique : la méthode Kanban.
Examinons les étapes de GTD et leur intégration parfaite avec Kanban.
Comme la plupart des gens, vous avez probablement une centaine de tâches, projets et idées en tête. Créez une boîte de réception pour tout décharger.
Utilisez Trello, l'outil Kanban le plus populaire, avec un niveau gratuit généreux, des raccourcis clavier efficaces et une interface intuitive. Idéal pour un brainstorming rapide. D'autres alternatives existent si besoin.
Créez un nouveau tableau nommé "GTD".
Ajoutez ensuite une liste Boîte de réception pour capturer toutes vos idées.
Prenez quelques minutes pour créer une carte par idée : cliquez sur Ajouter une carte, saisissez votre tâche et validez avec Entrée. Répétez jusqu'à épuisement.
Triez votre boîte de réception : chaque élément est-il actionable ? Pouvez-vous agir dessus ?
Pour les éléments actionnables, créez deux listes : "Projets" (plus de 2 minutes) et "À faire aujourd'hui" (moins de 2 minutes).
Cliquez sur Ajouter une autre liste pour les créer.
Pour les non-actionnables : est-ce important ? Sinon, supprimez. Si c'est un projet futur, passez en "Un jour/Peut-être". Si informatif, en "Référence" (temporaire, avant transfert vers un outil de notes).
Si une tâche actionable dépend d'un blocage, créez "Différé" et fixez une date d'échéance via le calendrier de la carte.
Si à déléguer, créez "Délégué", ajoutez des membres à la carte (invitez-les au tableau au préalable).
Parcourez la boîte de réception du haut vers le bas, en glissant les cartes vers la bonne liste.
Ensuite, évaluez les projets : pour les simples, ajoutez une liste de contrôle à la carte.
Pour les complexes, créez un tableau dédié : ouvrez la carte (icône crayon), cliquez Déplacer et sélectionnez le nouveau tableau.
Alternative : liste de contrôle approximative comme placeholder, à raffiner plus tard en cartes séparées.
Démarrer GTD prend 1-2 heures, mais l'entretien est clé. Vérifiez votre tableau Trello 1-2 fois par semaine : ajoutez à la boîte de réception, réévaluez les listes.
Projets terminés : supprimez ou archivez en "Terminé". Ajoutez "À faire ensuite" pour planifier la semaine (revue dimanche/lundi).
Adaptez à vos besoins, testez des variantes. Persévérez avec un rappel calendrier : le succès dépend de la constance !
