Outlook reste l'une des plateformes de messagerie les plus populaires sur le lieu de travail, et il est livré avec de nombreux outils de productivité qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous êtes à la recherche de conseils supplémentaires à ajouter à votre arsenal Outlook, voici trois façons d'utiliser le client de messagerie pour rester sur la bonne voie.
Lorsque vous cliquez sur un e-mail non lu dans Outlook et que vous le supprimez sans passer à un autre message, il reste non lu. C'est particulièrement ennuyeux car vous finirez par penser qu'il y a des messages non lus dans votre corbeille.
Allez dans Fichier> Options> E-mail . Sous Volets Outlook cliquez sur le volet de lecture bouton, et une boîte de dialogue apparaîtra avec quelques options. Le seul paramètre que vous devez modifier est Marquer les éléments comme lus lorsqu'ils sont affichés dans le volet de lecture . Assurez-vous que la case est cochée et saisissez 0 pour le nombre de secondes à attendre avant de marquer un élément comme lu.
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue, puis à nouveau sur les paramètres de messagerie. Désormais, lorsque vous cliquez sur un e-mail dans Outlook, il est marqué comme lu instantanément.
Si vous avez copié du texte à partir de votre navigateur, d'un document, d'un autre e-mail ou de n'importe où ailleurs sur votre ordinateur, vous pouvez créer instantanément un nouvel e-mail avec ce texte dans le corps de votre e-mail en appuyant simplement sur le raccourci clavier Ctrl + V n'importe où dans Outlook.
Pour les e-mails, vous voudrez être sur l'onglet Courrier. Si vous êtes sur les onglets Calendrier, Contacts ou Tâches, le texte apparaîtra dans une nouvelle boîte de dialogue d'élément pour cet onglet respectif.
Si vous avez besoin de vous concentrer et que les notifications par e-mail d'Outlook vous distraient, vous pouvez les désactiver. Mais si vous souhaitez toujours garder un œil sur les e-mails liés au projet sur lequel vous travaillez ou provenant de personnes spécifiques, vous pouvez créer des exceptions à la règle.
Allez d'abord dans Fichier> Options> E-mail . Sous Arrivée du message assurez-vous que toutes les options de notification sont décochées, puis cliquez sur OK.
Ensuite, vous allez vouloir créer des exceptions pour des contacts spécifiques. Il existe plusieurs façons de procéder.
Si vous n'êtes intéressé que par les notifications de contacts spécifiques, le moyen le plus simple consiste à accéder à un e-mail de leur part, à cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et à sélectionner Règles > Créer une règle. . Dans la boîte de dialogue qui apparaît, assurez-vous que sous Lorsque je reçois un e-mail avec toutes les conditions sélectionnées le De option est cochée. Pour Procédez comme suit assurez-vous que Afficher dans la fenêtre d'alerte de nouvel élément est vérifié. Si vous le souhaitez, vous pouvez également activer la notification sonore, et également accéder aux Options avancées pour plus de conditions telles que le texte dans la ligne d'objet et le niveau d'importance.
Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir parmi d'autres conditions en plus de l'expéditeur, mais pour cela, vous devrez accéder au menu à onglets en haut de l'écran, cliquez sur Règles et accédez à Gérer les règles et les alertes . Cliquez sur Nouvelle règle bouton. Sous Rester à jour cliquez sur l'option Afficher les e-mails de quelqu'un dans la fenêtre d'alerte de nouvel élément et cliquez sur Suivant .
Vous trouverez une liste de différentes conditions pour les types d'e-mails que vous recevez :par expéditeur (un individu ou un groupe), par des mots spécifiques dans l'objet, envoyés uniquement à vous, marqués comme importants ou signalés, avec des mots spécifiques dans le corps, avec des pièces jointes, et bien plus encore.
Cochez la case de la condition que vous souhaitez utiliser à l'étape 1, et à l'étape 2, vous verrez un texte lié pour chaque élément. Cliquez sur chaque lien et suivez les instructions concernant le type de contenu à saisir. Une fois que vous avez fait tous vos choix, cliquez sur Suivant .
Vous pouvez ensuite sélectionner votre action. Pour les notifications, vous pouvez le configurer pour qu'Outlook affiche un message d'alerte spécifique de votre choix, une notification sur le bureau et/ou émette un son. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur Terminer . Vous verrez la règle apparaître dans la liste Règles et alertes.
Si vous avez terminé de vous concentrer et que vous souhaitez réactiver les notifications, revenez simplement à Fichier> Options> E-mail et sous Arrivée du message réactiver les notifications.
Quels conseils et astuces Outlook utilisez-vous pour rester productif ? Partagez-les avec nous dans les commentaires.
