Le partage de documents sur Google Drive n'est plus nouveau. Et cela n'a fait que s'améliorer car le travail à distance touche tous les coins du globe. C'est une bonne nouvelle pour nous, car un simple dossier partagé Google Drive ouvre de nombreuses idées collaboratives dans divers domaines.
Avez-vous encore le coup de main? Ces dix conseils devraient vous aider à mieux gérer les fichiers partagés à partir d'aujourd'hui.
Vous pouvez partager n'importe quel fichier ou dossier. Mais vous devez faire attention aux personnes avec lesquelles vous partagez et au niveau d'autorisations de partage que vous accordez sur Google Drive.
La vidéo de deux minutes résume le processus.
En tant que propriétaire, vous pouvez donner à d'autres la propriété complète d'un fichier, ou un certain niveau d'accès pour la visualisation et la modification.
Voici un tableau qui compare l'accès pour un lecteur, un commentateur, un éditeur ou un propriétaire :
Vous pouvez interdire le téléchargement, l'impression et la copie de fichiers partagés. La fonctionnalité de gestion avancée des droits relatifs à l'information supprime ces options du menu de la visionneuse. Il s'agit d'un autre niveau de contrôle sur vos documents.
Ouvrez Google Drive. Sélectionnez le fichier partagé et cliquez sur Partager icône en haut à droite.
Sur le Partager avec des personnes et des groupes boîte de dialogue, ajoutez le nom des collaborateurs. Définissez le niveau d'autorisation de vos collaborateurs dans le menu déroulant à côté du champ du nom. Les autorisations de partage de Google Drive sont Éditeur , Lecteur , Commentateur .
L'envoi d'une notification et d'un message personnel est facultatif. Maintenant, vous pouvez désactiver le téléchargement, l'impression ou la copie du fichier partagé. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour afficher deux autres autorisations que vous pouvez décocher pour renforcer la confidentialité de votre document.
Revenez au dialogue précédent en cliquant sur la flèche puis envoyez le fichier à votre collaborateur.
Les spectateurs verront les options d'exportation désactivées notification en haut des menus Fichier et Edition. Les options Faire une copie, Imprimer et Télécharger sont également grisées pour les documents, feuilles de calcul et présentations spécifiques.
Notez que ceux qui disposent d'autorisations de "modification" pourront toujours télécharger, imprimer et copier votre fichier, même si ce paramètre est activé.
Vos amis et collègues n'ont pas besoin d'un compte Google pour afficher un dossier ou un document Google Drive. Vous pouvez envoyer une invitation à leur adresse e-mail. Ou utilisez un lien partageable.
Les utilisateurs et les collaborateurs qui n'ont pas de compte Google peuvent uniquement afficher le fichier, quelle que soit l'autorisation que vous avez définie.
Le partage via un lien public présente un risque de sécurité pour les documents sensibles, car toute personne disposant du lien peut accéder au fichier. Utilisez-le donc dans un chat public, un e-mail ou un réseau social uniquement si le document peut être consulté par n'importe qui.
Google Drive vous permet de télécharger l'intégralité du contenu d'un dossier partagé sous forme d'archive ZIP. Ceci est utile pour enregistrer des copies locales de documents partagés. La structure des dossiers avec tous les sous-dossiers est conservée dans l'archive.
Accédez à Partagé avec moi Sur votre Google Drive. Faites un clic droit sur le dossier et choisissez Télécharger .
Vous pouvez également utiliser l'icône triple points dans la barre d'outils pour télécharger le dossier.
Si vous téléchargez un document, une feuille ou une diapositive Google, il sera téléchargé en tant que document Office. Tous les autres fichiers seront téléchargés dans leur format natif.
Il existe de nombreuses raisons de transférer la propriété des documents à quelqu'un d'autre. Peut-être que quelqu'un d'autre reprend un projet. Peut-être que quelqu'un t'a viré. Sur une meilleure note, vous partez en vacances et souhaitez simplement céder la responsabilité des documents partagés. Le processus de "remise" numérique des documents et des dossiers Google Drive est simple.
Ouvrez Google Drive. Sélectionnez le dossier ou le fichier partagé dans Docs, Sheets ou Slides, puis cliquez sur Partager icône en haut à droite. Lorsque le propriétaire présumé n'a pas accès au partage... invitez-le en saisissant l'adresse e-mail dans le champ "Partager avec des personnes et un groupe". Puis Enregistrer .
Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de la personne à qui vous souhaitez attribuer le fichier ou le dossier. Sélectionnez Définir le propriétaire .
Votre rôle est passé de propriétaire à éditeur après le transfert de propriété. Un message contextuel vous avertit que "Le nouveau propriétaire sera averti et pourrait vous supprimer. Vous risquez également de perdre la possibilité de modifier les paramètres de partage."
A noter : Vous ne pouvez pas transférer la propriété d'un fichier synchronisé ou téléchargé (comme un fichier PDF ou un fichier image).
Lorsque vous essayez d'accéder à un fichier via un lien partagé, un message indiquant "Vous avez besoin d'un accès" peut s'afficher.
Parfois, les propriétaires partagent un lien avant d'avoir défini les autorisations. En outre, vous souhaiterez peut-être ouvrir le fichier avec un autre identifiant Google. Il est facile de demander l'accès en un seul clic.
Sur le bureau :
Sur mobile :
Avec l'application Drive pour Android ou iOS, vous pouvez demander l'accès en un seul clic lorsque le message "Impossible d'accéder au document" s'affiche. La demande d'autorisation enverra un e-mail au propriétaire depuis l'intérieur de l'application. Les propriétaires de fichiers reçoivent immédiatement une notification sur Android et iOS.
Télécharger : Google Drive pour Android | iOS (Gratuit)
Partager un document avec 10 membres est facile. Partagez-le avec 50 appels pour plus de planification. Gérer les fichiers partagés signifie également savoir quel collaborateur travaille sur quel document.
Accédez à Afficher les détails (Cliquez sur l'icône "I" dans la barre d'outils). Parcourir l'activité pour voir rapidement quels fichiers vous avez partagés récemment.
Cliquez sur Partagé avec moi dans la barre latérale gauche de Google Drive. Vous obtiendrez une liste de tous les documents auxquels vous partagez l'accès.
Utilisez Google Drive Search et ses filtres avancés. Les gains de productivité ne seront pas une surprise pour ceux qui connaissent les filtres Gmail.
Utilisez le champ de recherche en haut de Google Drive. La recherche de Google Drive recherche également dans le corps du document les mots que vous souhaitez rechercher.
Vous pouvez rechercher les 100 premières pages de n'importe quel document texte ou PDF textuel que vous avez téléchargé. Vous pouvez également rechercher du texte trouvé sur les 10 premières pages de n'importe quel PDF d'image. Au lieu de fouiller dans les dossiers, utilisez cette fonctionnalité puissante pour accéder rapidement à un fichier.
Dans Google Drive, appuyez sur la touche barre oblique pour placer votre curseur à droite dans la zone de recherche. Cliquez sur la petite flèche déroulante dans le champ de recherche pour afficher les filtres de recherche de base. Apprendre quelques paramètres manuels peut vous faire gagner du temps.
Par exemple :pour rechercher des documents que vous avez partagés avec quelqu'un, utilisez
.to:[email protected]
L'aide Google propose la liste complète dans la section "Recherche avancée dans Google Drive".
Avec les contacts de messagerie, vous n'avez pas besoin de définir des autorisations de document individuelles pour les membres de votre équipe. Vous pouvez simplement créer des étiquettes qui sont une collection de contacts dans des groupes de messagerie spécifiques.
Connectez-vous à Google Contacts. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Créer un libellé .
Donnez-lui un nom descriptif en fonction du projet d'équipe. Ou toute autre chose qui les rend faciles à retenir. Vous pouvez nommer les libellés en fonction des autorisations pour les rendre faciles à retenir. Tout contact peut faire partie de plusieurs libellés.
Par exemple :Project.view ou Project.edit
Entrez les étiquettes dans le champ des paramètres de partage de fichiers ou de dossiers sur Google Drive.
Google conserve un historique des versions, mais il n'existe aucun moyen de savoir combien de fois un document partagé a été consulté. J'ai obtenu la réponse à cette question d'une ancienne discussion Stack Exchange.
Envoyez le lien de votre document vers le service de raccourcissement d'URL http://goo.gl et ne partagez que cette URL. Ce service fournit des informations sur le nombre de fois que ce lien a été cliqué, ce qui est à peu près aussi proche que vous pouvez actuellement savoir combien de fois votre document a été consulté.
Google a arrêté la prise en charge de son propre raccourcisseur d'URL. Vous pouvez utiliser Bitly à la place. Ceci est utile dans les cas où vous souhaitez partager publiquement un document et vérifier la réponse. Notez que les documents et fichiers publics s'affichent dans les résultats de recherche.
Quelques idées à partager publiquement :
Astuce : Vous pouvez utiliser une simple recherche de site Google pour rechercher des documents publics. Par exemple. site de mots clés :drive.google.com
Si vous ne travaillez pas encore avec Slack, il est temps de le présenter à votre équipe. Il existe de nombreuses façons de faire fonctionner vos services préférés avec Slack. L'intégration de Google Drive est parmi les plus populaires.
Slack vous permet d'importer des fichiers Google Drive et de les partager via Slack. Tous les fichiers Google Drive importés sont également indexés par Slack pour faciliter la recherche et la référence. Les fichiers ne sont pas stockés sur Slack --- ils restent dans vos dossiers Google Drive. Slack agit comme un conduit.
Un petit exemple :collez un lien vers un document Google dans la salle de discussion Slack. Slack affiche un extrait de contenu du fichier sous le lien une fois qu'il est intégré. C'est plus utile que de simplement partager des liens aveugles.
Le centre d'aide de Slack vous explique comment connecter votre Google Drive à Slack de deux manières simples.
Google Drive vs Microsoft Word pourrait être un combat quotidien de deux suites bureautiques, mais les deux centrales fonctionnent enfin bien. Vous pouvez télécharger des fichiers Word, Excel et PowerPoint sur Google Drive et travailler dessus dans le cloud comme vous le feriez avec n'importe quel autre fichier partagé Google Drive.
Toutes les mises à jour sont enregistrées dans les fichiers dans leur format d'origine. Les documents Office stockés sur le Drive sont également contrôlés en version. Vous pouvez suivre les versions précédentes d'un fichier Office ou revenir à une version antérieure.
Si vous souhaitez utiliser des outils Google Drive spécifiques, tels qu'un module complémentaire ou des traductions, convertissez simplement le fichier Microsoft en document Google. Sinon, vous n'avez pas à vous soucier de passer d'un format à l'autre.
C'est aussi devenu plus simple. Il existe quelques autres paramètres Google Drive que vous pouvez modifier pour rendre votre flux de travail plus fluide. Passez du temps avec les fonctionnalités collaboratives de Google Drive, car l'harmonie du travail d'équipe en dépend.
En tant que pont de collaboration, Google Drive devrait faire partie de votre configuration de travail à distance dans un bureau à domicile ou n'importe où ailleurs dans le monde.
Crédit image :puzzle de Rido via Shutterstock
