Si vous utilisez Outlook, vous savez déjà que c'est un programme utile pour gérer votre courrier électronique et qu'il comprend de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Aujourd'hui, nous allons aborder certaines fonctionnalités Outlook moins connues qui pourraient vous aider à améliorer votre flux de travail.
Dans la liste des messages électroniques, Outlook affiche un aperçu de chaque message. Cela inclut l'expéditeur et la ligne d'objet sur la première ligne, puis une ligne à partir du corps du message électronique en dessous par défaut.
Vous pouvez modifier le nombre de lignes du message qui s'affiche dans la liste des messages.
Accédez à la vue et cliquez sur l'onglet Aperçu du message bouton. Ensuite, sélectionnez 1 ligne (par défaut), 2 lignes , ou 3 lignes . Ou sélectionnez Désactivé si vous ne voulez pas qu'aucun des messages e-mail ne s'affiche dans la liste.
Il vous sera demandé si vous souhaitez appliquer ce paramètre uniquement à Ce dossier ou Toutes les boîtes aux lettres .
Le nombre de lignes que vous sélectionnez n'inclut pas l'expéditeur et la ligne d'objet. Donc, si vous sélectionnez 2 lignes , vous verrez trois lignes au total :l'expéditeur et l'objet sur la première ligne, puis deux lignes du corps du message électronique en dessous.
Si vous avez plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, vous pouvez sélectionner la boîte de réception du compte de messagerie que vous souhaitez afficher par défaut lorsque vous ouvrez Outlook. Ou vous pouvez sélectionner un autre dossier en plus de la boîte de réception si vous le souhaitez.
Allez dans Fichier> Options et cliquez sur Avancé dans le volet de gauche sur les Options Outlook boîte de dialogue.
Dans le démarrage et sortie d'Outlook section, cliquez sur Parcourir . Sur le Sélectionner un dossier boîte de dialogue, recherchez le compte souhaité et sélectionnez la boîte de réception ou un autre dossier dans lequel vous souhaitez démarrer Outlook.
Nous avons constaté que ce paramètre ne colle pas toujours. Faites-nous savoir dans les commentaires si cela a fonctionné pour vous.
Si vous recherchez souvent les mêmes mots et expressions dans Outlook, vous pouvez configurer un dossier de recherche virtuel qui affiche une liste de tous les éléments correspondant à certains critères de recherche. Outlook fournit des modèles pour les dossiers de recherche ou vous pouvez créer les vôtres.
Par exemple, le Courrier non lu Le dossier de recherche vous montre tous vos messages non lus dans un dossier, même s'ils se trouvent dans différents dossiers de votre compte de messagerie. Les messages ne sont pas déplacés vers le dossier de recherche, ils y sont uniquement affichés. Les messages d'origine restent dans leurs dossiers respectifs.
Pour créer un nouveau dossier de recherche , cliquez sur Nouveau dossier de recherche dans le Nouveau section sur le Dossier languette. Sélectionnez un modèle de dossier de recherche prêt à l'emploi dans la liste ou sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé sous Personnalisé en bas de la liste.
Si vous créez un dossier de recherche personnalisé, cliquez sur Choisir sur le Nouveau dossier de recherche boîte de dialogue.
Saisissez ensuite un Nom pour le dossier de recherche dans le dossier de recherche personnalisé boite de dialogue. Cliquez sur Critères et précisez les détails de la recherche dans les Critères du dossier de recherche boîte de dialogue.
Si cela ne fonctionne pas pour vous, nous avons quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour corriger la recherche Outlook.
La fonctionnalité Nettoyer le dossier d'Outlook supprime les messages redondants dans un fil ou un dossier. Les messages redondants sont des messages précédents dans un fil de discussion également cités dans les réponses. Les longs fils de discussion peuvent se retrouver avec plusieurs copies de messages antérieurs qui sont cités dans chaque réponse.
Le dossier de nettoyage La commande déplace les messages redondants dans le dossier sélectionné et ses sous-dossiers vers les Éléments supprimés dossier par défaut.
Pour utiliser cette commande, faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez nettoyer et sélectionnez Nettoyer le dossier .
Vous pouvez définir les options du dossier de nettoyage commande en accédant à Fichier > Options > Courrier > Nettoyer la conversation . Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les éléments nettoyés et activez ou désactivez toute autre option de nettoyage souhaitée.
Parfois, vous devez écrire un e-mail mais ne l'envoyer que plus tard. La fonctionnalité de livraison différée d'Outlook vous permet de le faire facilement.
Tout d'abord, écrivez votre nouvel e-mail ou répondez à un e-mail. Ensuite, cliquez sur Retarder la livraison dans Plus d'options section sur les Options onglet dans la fenêtre de message.
Sous Options de livraison , cochez la case Ne pas livrer avant case et sélectionnez une date et une heure.
Sélectionnez les autres options souhaitées et cliquez sur Fermer .
Outlook stocke les e-mails programmés dans votre boîte d'envoi jusqu'à ce qu'ils soient envoyés lorsqu'ils sont déplacés vers votre Envoyé dossier.
Si vous changez d'avis et devez annuler la livraison retardée ou la modifier à une date et une heure différentes, accédez à votre boîte d'envoi et ouvrez le message électronique. Cliquez sur Retarder la livraison sur les Options onglet à nouveau et modifiez la date et l'heure pour le Ne pas livrer avant ou décochez la case pour désactiver la livraison différée.
Les étapes rapides section de la Accueil L'onglet dans Outlook fournit un accès en un clic aux actions courantes. Microsoft fournit quelques étapes rapides initiales pour commencer, mais vous pouvez également créer les vôtres.
Pour créer une étape rapide personnalisée, cliquez sur Créer nouveau dans les étapes rapides section. Dans l'étape rapide de modification boîte de dialogue, Nom votre étape rapide.
Ensuite, sélectionnez une action dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter une action . Continuez à ajouter d'autres actions que vous souhaitez effectuer dans la même étape rapide, en cliquant sur Ajouter une action après chacun.
Par exemple, vous pouvez configurer une étape rapide pour marquer les e-mails sélectionnés comme lus, puis les déplacer vers un certain dossier. Pour un outil similaire, découvrez comment créer des groupes de messagerie et des listes de distribution.
Si vous utilisez Outlook pour le courrier électronique, la planification et les tâches, vous souhaiterez peut-être ouvrir plusieurs fenêtres Outlook. Cela vous permet de voir vos e-mails, votre calendrier et vos tâches en même temps au lieu d'utiliser les boutons de navigation pour continuer à changer de vue.
Pour ouvrir une autre fenêtre Outlook, faites un clic droit sur l'icône Outlook dans la barre des tâches et sélectionnez Outlook 2016 . Positionnez les fenêtres comme vous le souhaitez.
Lorsque vous fermez Outlook, accédez à Fichier > Quitter sur l'une des fenêtres ouvertes. Ne cliquez pas sur le X dans le coin supérieur droit de l'une des fenêtres. Outlook s'ouvrira la prochaine fois avec le même nombre de fenêtres et dans la même position que lorsque vous avez quitté Outlook.
Vous n'aimez peut-être pas toujours jouer selon les règles, mais les règles d'Outlook peuvent être très utiles. Ils vous permettent de configurer des événements spécifiques pour qu'ils se produisent automatiquement en fonction des actions qui se produisent.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être déplacer des messages contenant des mots spécifiques dans la ligne d'objet ou d'une personne spécifique vers un dossier et marquer les messages comme lus en même temps. Vous pouvez créer une règle pour faire tout cela en même temps lorsque vous recevez des messages.
Pour créer ou gérer des règles, cliquez sur Règles dans le Déplacer section sur la Accueil et sélectionnez Gérer les règles et les alertes . Les règles et alertes boîte de dialogue vous permet de créer, de modifier et d'exécuter manuellement des règles.
Cliquez sur Nouvelle règle pour créer une règle, puis suivez les étapes de l'assistant de règles .
Une fonctionnalité manquante dans Outlook est la possibilité de vous mettre automatiquement en Cci sur les e-mails. Mais vous pouvez contourner cette limitation en utilisant des règles.
Lorsque vous ajoutez un compte de messagerie à Outlook, le nom par défaut du compte est votre adresse e-mail, qui s'affiche dans le volet de gauche. Mais vous pouvez changer le nom du compte en un nom plus descriptif qui permettrait de repérer plus rapidement le compte que vous recherchez. Utile si vous avez beaucoup de comptes de messagerie dans Outlook.
Pour modifier un nom de compte, cliquez avec le bouton droit sur le nom du compte actuel dans le volet de gauche (et non sur la boîte de réception du compte) et sélectionnez Propriétés du compte . Ou allez dans Fichier > Infos (les Informations sur le compte écran).
Ensuite, accédez à Paramètres du compte > Paramètres du compte et assurez-vous que l'E-mail l'onglet est actif dans les Paramètres du compte boite de dialogue. Cela devrait être par défaut.
Sélectionnez le compte dans la liste dont vous souhaitez modifier le nom (s'il n'est pas déjà sélectionné), puis cliquez sur Modifier .
Modifier le nom du compte sous Paramètres généraux dans les Paramètres du compte boite de dialogue. Cliquez sur Suivant puis cliquez sur Terminé .
Outlook fournit des commutateurs de ligne de commande qui vous permettent d'effectuer diverses opérations. Si vous préférez utiliser le clavier plutôt que la souris, vous pouvez accélérer les opérations dans Outlook à l'aide des commutateurs de ligne de commande. Ils peuvent également vous aider à résoudre les problèmes dans Outlook.
Nous avons couvert 25 commutateurs de ligne de commande Outlook 2016 que vous devriez connaître.
Par exemple, vous pouvez créer un nouveau message électronique avec un destinataire en ouvrant le bouton Exécuter boîte de dialogue (touche Windows + R ) et en saisissant la commande suivante dans le champ Ouvrir en remplaçant l'adresse e-mail par l'adresse de votre destinataire.
outlook.exe /c ipm.note /m [email protected]
Ce sont toutes les fonctionnalités avancées, à la fois populaires et moins connues, qui rendent Outlook tellement plus puissant que Mail et d'autres clients de messagerie de bureau. Ces fonctionnalités ne vous suffisent pas ? Aucun problème. Nous avons couvert certains outils Outlook tiers utiles qui ajoutent des fonctionnalités à Outlook, améliorent les fonctionnalités existantes ou exécutent certaines tâches mieux qu'Outlook, telles que la fusion de plusieurs fichiers Microsoft Outlook PST.
N'oubliez pas qu'en plus des fonctionnalités intéressantes, il existe de nombreux raccourcis Outlook qui peuvent vous aider à gagner du temps !
