Microsoft Outlook est l'un des clients de messagerie les plus populaires en entreprise. Il intègre de nombreux outils de productivité qui vous font gagner un temps précieux. Si vous cherchez à optimiser votre arsenal Outlook, voici trois astuces simples pour rester sur la bonne voie.
Lorsque vous cliquez sur un e-mail non lu dans Outlook et que vous le supprimez sans passer à un autre message, il reste marqué comme non lu. Cela peut créer de la confusion, en faisant croire à des messages non lus dans votre corbeille.
Pour corriger cela, allez dans Fichier > Options > Courrier. Sous Volets Outlook, cliquez sur Volet de lecture. Dans la boîte de dialogue, cochez Marquer les éléments comme lus lorsqu'ils sont affichés dans le volet de lecture et définissez le délai à 0 secondes.
Cliquez sur OK, puis fermez les options. Désormais, tout e-mail cliqué dans Outlook est marqué comme lu instantanément.
Si vous avez copié du texte depuis un navigateur, un document ou ailleurs, créez un nouvel e-mail en collant simplement avec Ctrl + V n'importe où dans Outlook (sur l'onglet Courrier).
Sur les onglets Calendrier, Contacts ou Tâches, le texte s'insérera dans un nouvel élément correspondant.
Pour vous concentrer sans distractions, désactivez les notifications Outlook, tout en recevant des alertes pour des e-mails prioritaires (projets spécifiques ou expéditeurs clés).
Allez dans Fichier > Options > Courrier. Sous Arrivée du message, décochez toutes les options de notification et cliquez sur OK.
Pour les exceptions : clic droit sur un e-mail d'un contact spécifique > Règles > Créer une règle. Vérifiez De sous conditions, et Afficher dans la fenêtre d'alerte de nouvel élément sous actions. Ajoutez son ou options avancées si needed.
Pour plus de conditions, menu Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes > Nouvelle règle. Choisissez Afficher les e-mails de quelqu'un dans la fenêtre d'alerte, puis définissez expéditeur, mots-clés, importance, etc. Sélectionnez actions (alerte, bureau, son) et terminez.
Pour réactiver : retournez dans Fichier > Options > Courrier et cochez les notifications.
Quelles sont vos astuces Outlook préférées pour la productivité ? Partagez-les en commentaires !
