Vous avez donc des milliers de lignes de données dans une feuille Excel et vous souhaitez parcourir les lignes pour trouver un modèle dans les colonnes de données.
Vous savez que vous avez besoin d'un filtre Excel pour vous aider, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Ici, nous discuterons de toutes les meilleures façons de filtrer votre feuille Excel et d'afficher les données dont vous avez besoin.
Supposons que vous disposiez d'une feuille Excel à trois colonnes :groupe d'âge, région et nombre de ventes. Dans ce cas, un filtre Excel peut être utile lorsque vous souhaitez voir vos performances de vente dans une région sélectionnée, en fonction d'un groupe d'âge particulier.
Les filtres Excel peuvent également être utiles lorsque vous souhaitez créer un groupe plus petit avant de tracer vos données Excel sur un graphique.
Examinons les méthodes suivantes pour filtrer les données dans Excel.
Une fois que vous avez ouvert votre feuille de données, dans le ruban Excel, cliquez sur Données .
Ensuite, localisez le Trier et filtrer groupe et cliquez sur Filtrer . Cela place un bouton déroulant sur chaque colonne de votre feuille de données.
Par exemple, si vos données ont une colonne de sexe, qui est une variable catégorielle, vous pouvez décider de filtrer vos données pour n'afficher que les entrées féminines.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton déroulant de la colonne catégorielle de votre choix (sexe dans ce cas). Dans le menu qui s'affiche, décochez tout en cliquant sur le bouton Sélectionner tout boîte. Sélectionnez ensuite les valeurs sur lesquelles vous souhaitez filtrer vos données et cliquez sur OK .
Cette opération filtre les données en fonction des listes féminines, ou quelles que soient vos données catégorielles de choix. Vous pouvez ensuite vérifier le coin inférieur gauche du fichier Excel pour voir le nombre d'enregistrements sur ce filtre particulier.
Bien que cette option fonctionne également pour les nombres, elle est généralement inefficace et intimidante. En effet, les nombres peuvent avoir une plage de valeurs plus large. En tant que tel, parcourir la longue liste prend du temps.
Parfois, vous souhaiterez peut-être filtrer en fonction d'une plage de nombres particulière.
Pour utiliser le filtre numérique, cliquez sur Filtrer dans le ruban. Cliquez ensuite sur le bouton déroulant en haut de la colonne qui contient les nombres que vous souhaitez filtrer.
Dans le menu suivant, accédez à Filtres numériques et sélectionnez votre choix préféré parmi les options qui s'affichent.
Par exemple, si vous souhaitez filtrer la colonne en fonction de tous les nombres inférieurs ou égaux à un certain nombre, à partir des Filtres numériques options, sélectionnez Moins de .
Vous pouvez également utiliser le Et/ Ou section pour ajouter un deuxième filtre pour vos numéros.
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
De nombreuses options de filtrage basées sur le nombre sont disponibles. Vous pouvez jouer avec eux pour voir comment ils fonctionnent.
La méthode de filtrage avancée d'Excel offre un moyen plus flexible de filtrer les données. Avec le filtre avancé, vous pouvez séparer votre résultat filtré des données source en le collant dans la même feuille ou dans une nouvelle feuille Excel.
Pour utiliser le filtre avancé, créez une nouvelle colonne sur le bord droit de votre feuille. Cette nouvelle colonne est l'endroit où vous définissez vos critères de filtrage. Vous pouvez laisser un espace entre cette colonne de critères et la dernière colonne de vos données source pour les séparer si vous le souhaitez.
Dans la colonne des critères, saisissez le nom exact de la colonne de données source que vous souhaitez filtrer ; une meilleure alternative consiste à copier et coller l'en-tête de la colonne pour éviter les erreurs.
Dans la ligne suivante, tapez la valeur sur laquelle vous souhaitez filtrer vos données pour cette colonne. Par exemple, si vous souhaitez voir les données pour tous les hommes dans la colonne sexe des données source, saisissez « homme » sous « sexe » dans votre section de critères.
Vous pouvez créer plusieurs colonnes de critères pour filtrer si vous le souhaitez. Pour ce faire, copiez les noms de colonne souhaités à partir des données principales et collez-les après votre première colonne de critères.
Sous chaque en-tête de colonne, saisissez la valeur de données que vous souhaitez filtrer.
Vous pouvez utiliser des fonctions booléennes Excel telles que inférieur à (<) ou supérieur à (>) comme critères de filtrage des nombres.
Une fois que vous avez suivi le processus ci-dessus, sélectionnez Données dans le ruban Excel. Dans le Trier et filtrer groupe, cliquez sur Avancé .
Dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur la flèche vers le haut à côté de la Plage de liste champ et choisissez la partie de vos données que vous souhaitez filtrer. Ou ignorez la plage de la liste si vous souhaitez appliquer le filtre à toutes vos données.
Ensuite, placez votre curseur dans la plage de critères champ et mettez en surbrillance les colonnes de critères que vous avez créées précédemment :en-têtes et valeurs.
Cliquez sur OK pour appliquer le filtre.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez également utiliser le filtre avancé pour séparer votre résultat et le coller ailleurs dans la même feuille ou dans une nouvelle feuille Excel.
Pour ce faire, répétez le processus ci-dessus pour filtrer les données avec la méthode avancée. Cependant, cette fois, dans le Filtre avancé menu, sélectionnez Copier vers un autre emplacement .
Ensuite, placez votre curseur dans le champ Copier vers champ et sélectionnez n'importe quelle cellule dans votre feuille Excel, puis cliquez sur OK .
Cette opération copie le résultat filtré et le colle à l'emplacement sélectionné dans votre feuille Excel.
Si vous souhaitez uniquement afficher les colonnes sélectionnées dans les données filtrées, mettez en surbrillance ces en-têtes de colonne et copiez-les.
Ensuite, collez les titres n'importe où dans la même feuille, là où vous souhaitez voir votre résultat filtré.
Répétez le processus ci-dessus pour séparer les résultats filtrés avec la méthode de filtre avancé. Mais cette fois, une fois que vous accédez à l'onglet Copier vers champ, mettez en surbrillance les titres que vous avez collés.
Cliquez ensuite sur OK pour afficher le résultat filtré sous ces en-têtes.
Si vous souhaitez coller les données résultantes dans une nouvelle feuille, cliquez sur le bouton Ajouter (+ ) dans le coin inférieur gauche de la feuille Excel pour ouvrir une nouvelle feuille.
Cliquez sur n'importe quelle cellule de la nouvelle feuille pour l'activer.
Sélectionnez Données dans le ruban, puis cliquez sur Avancé pour faire le filtre avancé menu contextuel. Sélectionnez Copier vers un autre emplacement option.
Placez votre curseur dans la Plage de la liste champ et sautez dans la feuille qui contient les données source. Mettez ensuite en surbrillance l'intégralité des données source.
Ensuite, placez votre curseur dans la Plage de critères champ, mettez en surbrillance les critères que vous avez créés précédemment dans la feuille de données source.
Sélectionnez Copier vers champ. Ensuite, sélectionnez à nouveau n'importe quelle cellule de la nouvelle feuille. Cliquez sur OK pour coller le résultat filtré dans la nouvelle feuille.
Remarque : Pour que cela fonctionne, assurez-vous d'activer la feuille cible en cliquant d'abord sur une cellule de celle-ci.
Bien qu'il existe d'autres options pour filtrer les données, Excel est l'un des outils de productivité les plus polyvalents. Bien que les filtres Excel puissent être un peu déroutants, c'est facile une fois que vous maîtrisez ces astuces.
Nous avons discuté des moyens les plus courants de filtrer les données dans Excel ici, mais il existe des options encore plus avancées disponibles si vous jouez avec le filtre avancé. Lorsqu'il s'agit d'analyser vos données filtrées, vous devrez peut-être également utiliser une formule Excel.
