Les informations peuvent raconter une histoire si vous savez comment trier correctement vos données. Regarder une feuille de calcul mélangée ne fera que vous embrouiller, mais des feuilles de calcul comme Google Sheets facilitent le tri logique de vos données.
Il existe plusieurs façons de trier les colonnes dans Google Sheets, y compris l'ajout de filtres ou le tri sur plusieurs colonnes. Et une fois que tout est trié, vous pouvez visualiser vos données avec des graphiques et des tableaux pour les rendre encore plus faciles à comprendre.
Les feuilles de calcul utilisent des colonnes et des lignes. Les colonnes vont de haut en bas et les lignes vont de gauche à droite. Les lignes sont numérotées et les colonnes sont référencées par des lettres. Les chiffres et les lettres apparaissent respectivement sur les bords gauche et supérieur de la feuille de calcul.
Les feuilles de calcul sont généralement structurées de sorte que chaque ligne représente un groupe d'informations et chaque colonne représente un élément de ces informations. Par exemple, voici une sélection de données de la base de données musicales de Spotify :
Chaque ligne représente une chanson. Et chaque colonne représente des informations sur cette chanson :interprète, titre de la chanson, genre, etc.
Si vous survolez une lettre de colonne, vous verrez une icône de flèche déroulante. Cliquez sur la flèche pour afficher un menu déroulant des actions que vous pouvez effectuer avec cette colonne.
En regardant la quatrième section de la liste déroulante, vous verrez deux Feuille de tri options. Lorsque vous cliquez sur l'une de ces options, Google Sheets classe toutes les données de cette colonne par ordre alphabétique, en s'assurant que toutes les données de chaque ligne sont cohérentes.
En d'autres termes, vous triez l'ensemble du document en fonction des données de cette colonne. Vous ne faites pas que trier cette colonne. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur les en-têtes de colonne pour afficher la liste déroulante des actions.
Une autre façon de trier le document consiste à cliquer sur une seule cellule et à sélectionner Données depuis la barre de menus. Vous pouvez voir la même feuille de tri options disponibles tout en haut de ce menu.
Ils spécifient également la colonne sur laquelle la feuille sera triée pour plus de clarté.
Si vous débutez avec les feuilles de calcul, voici les meilleures façons de trouver des modèles Google Sheets pour ne pas avoir à repartir de zéro.
Regarder les données brutes peut être déroutant. Cela est particulièrement vrai pour les données sans nom, comme vous pouvez trouver la base de données musicale de Spotify.
Il est utile d'avoir un nom en haut de chaque colonne, plutôt qu'une simple lettre afin que vous puissiez identifier chaque colonne. Faites un clic droit sur la première ligne et sélectionnez Insérer 1 ci-dessus pour créer une nouvelle ligne au-dessus. Tapez maintenant un nom pour chacune de vos colonnes dans cette ligne.
Vous pouvez également redimensionner la largeur des colonnes pour mieux lire leur contenu. Si vous survolez le bord droit de l'en-tête de colonne, vous verrez une flèche vers la droite. Faites-le glisser pour modifier la largeur de la colonne. Cela fonctionne également sur les lignes mais n'est pas utilisé aussi souvent.
Maintenant que nous avons nommé nos colonnes, nous avons un autre problème. Si vous triez les colonnes, les noms de colonne seront perdus avec le reste des données, car Sheets ne sait pas qu'il ne s'agit pas de données normales. Mais il existe une astuce pour figer cette ligne en place.
Vous n'avez pas besoin de sélectionner quoi que ce soit de spécial pour figer la ligne du haut. Dans le menu, sélectionnez Affichage> Figer> 1 ligne . Vous pouvez voir que cela a fonctionné si vous faites défiler votre document. Vous remarquerez que la ligne gelée reste collée en haut de la feuille.
Il existe également une autre façon de procéder. Si vous regardez l'image ci-dessus, vous remarquerez une ligne grise épaisse qui sépare la rangée gelée. Il se trouve généralement dans le coin supérieur gauche de la cellule vide. Vous pouvez voir que le séparateur vertical utilisé pour figer les colonnes est toujours là.
Vous pouvez faire glisser ces lignes grises pour ajuster les colonnes et les lignes qui sont gelées. Lorsque vous éloignez les séparateurs d'une colonne ou d'une ligne, assurez-vous de faire glisser le séparateur et de ne pas redimensionner la colonne ou la ligne.
Le tri par colonnes simples est un excellent moyen d'organiser vos données. Si vous voulez voir une liste alphabétique des chansons ou des albums, c'est tout ce dont vous avez besoin. Mais si vous souhaitez analyser les données, il est utile de trier sur plusieurs colonnes.
Par exemple, disons que vous voulez voir quelles sont les chansons les plus populaires de chaque album. La première chose à faire est de sélectionner toutes vos données. Vous pouvez le faire en cliquant sur la cellule vide dans le coin supérieur gauche ou en appuyant sur Ctrl + A . Ensuite, sélectionnez Trier la plage à partir des Données menu déroulant dans la barre de menus.
Cliquez sur Les données ont une ligne d'en-tête pour voir les titres de colonne figés au lieu des lettres. Cela aide grandement si vous avez de nombreuses colonnes, comme dans cette feuille de calcul qui va de A à Z.
L'étape suivante consiste à sélectionner la première colonne que vous souhaitez trier. Cliquez ensuite sur Ajouter une autre colonne de tri et sélectionnez-en un autre. Vous pouvez trier autant de colonnes que vous le souhaitez. Et vous pouvez les trier dans différentes directions. Dans cet exemple, la popularité est triée de haut en bas afin que nous puissions voir les pistes les plus populaires en premier.
L'ordre dans lequel vous ajoutez des colonnes est important car Google Sheets les triera dans cet ordre. Donc, si nous choisissions d'abord la popularité, puis nous choisissions les albums ensuite, nous obtiendrions une liste de toutes les chansons par ordre de popularité. Ensuite, les albums qui ont des chansons avec la même popularité seraient triés par ordre alphabétique.
Ce que nous voulons faire à la place, c'est d'abord regrouper les albums par nom, puis trouver les chansons les plus populaires dans cet album.
Trier votre feuille de calcul de cette manière n'est que le début de ce que vous pouvez faire avec Google Sheets. Pour en savoir plus, consultez ces puissants scripts Google Sheets.
Maintenant que vous avez appris à trier les colonnes, l'étape suivante consiste à apprendre à les filtrer. Le filtrage fonctionne très bien avec le tri car il vous permet de rechercher des données spécifiques et de limiter les données affichées.
Par exemple, vous pouvez rechercher un artiste et trier ses albums par ordre alphabétique. Ou, vous pouvez filtrer la feuille pour n'afficher que les chansons avec un score de danse de 0,8 ou plus et rien d'autre.
Vous pouvez activer le filtrage en cliquant sur Créer un filtre à partir des Données menu déroulant dans la barre de menus. Ensuite, les titres de colonne afficheront une icône avec trois lignes à côté d'eux. Si vous cliquez sur cette icône, un menu contenant des options de recherche et de filtrage apparaîtra pour que vous puissiez l'explorer
Toutes nos félicitations! Vous êtes maintenant un pas de plus vers la gestion de vos données comme un pro.
